事业单位档案管理信息化建设初探

郝 亮

（孝义市机构编制电子政务中心，山西 吕梁 032300）

事业单位在档案管理工作当中对信息化管理模式的应用，不仅对事业单位的发展具有一定的促进作用，而且还能在一定程度上提高档案管理工作的服务质量和工作效率，为事业单位节省一定的成本。为了能够促进信息化管理系统在事业单位档案管理工作当中发挥出更大的价值，事业单位一定要结合自身的发展情况进行综合分析和判断，然后直进出更加完善更加全面的改革机制，针对相关问题进行不断创新和优化，从而在一定程度上提高事业单位信息化档案管理的质量和水平。

1 事业单位信息化档案管理工作当中存在的主要问题

第一，档案管理改革机制有所欠缺。目前随着信息化建设步伐的逐渐加快，很多事业单位都针对自身单位在档案管理工作过程当中的不足进行改革。虽然改革后档案管理工作取得了一定的成效，但是在管理机制方面还有所欠缺。信息化档案管理工作将原本的纸质信息转化成电子信息，这就使得档案管理工作更加方便，更加便捷。但是档案工作人员缺乏全面系统性的培训，对于档案管理信息化系统并不能运用自如，这就导致工作效率得不到有效地提升。

其二，档案管理工作人员缺乏一定的综合素养。档案管理工作涉及的档案信息比较复杂，工作量比较大。这个对档案工作人员的要求就比较高，不仅需要他们具有一定的耐心和责任心，而且还要具有一定的专业素养和专业技能[1]。但是目前很多事业单位的档案管理工作人员在专业素养和专业技能上并不能达到一定的要求，他们并没有接受过全面性系统性的培训，这就使得工作人员的工作水平得不到有效提升，也在一定程度上降低了工作人员的积极性。

第三，档案管理检索和储存机制不完善。目前有些事业单位在进行档案管理工作的过程当中发现存在有信息虚假或者档案混乱的情况。如果事业单位在档案管理工作过程当中缺乏完善的档案检索和储存机制，那就会导致某些档案信息出现丢失的情况，这就需要档案管理工作人员要保持一颗严谨的心态，对自己进行严格要求，在工作当中对档案信息的检索和储存机制进行不断创新，促进档案信息化建设顺利有效开展。

2 事业单位档案管理信息化建设的有效策略

2.1 对事业单位档案管理信息化建设的规划进行有效完善

要想促进事业单位档案管理信息化建设有条不紊地进行，必须要制定完善的档案信息化建设规划，这样才能促进事业单位档案信息化管理长远发展。在档案信息化建设规划的制定过程当中首先事业单位要对自身目前的实际情况和发展特点进行有效明确，并针对一些详细信息进行研究和分析，然后根据档案信息化管理的基本要求对档案管理工作进行不断优化和完善[2]。并且为了促进档案管理工作顺利有效开展，还要促进档案管理各部门之间进行积极的配合，加强各部门之间的沟通交流，大大提高档案管理工作的灵活性，从而为档案管理工作的信息化建设奠定坚实的基础。所以在事业单位档案管理信息化建设之前进行完善的规划管理工作，对于提高事业单位档案信息化管理的效率和质量具有非常重要的意义。

2.2 加强事业单位档案管理人员的综合素养的培养

要想提高事业单位档案管理信息化建设的水平和质量，事业单位在进行档案管理工作的过程当中必须要坚持以人为本的理念，定期为档案管理工作人员进行专业知识和专业素养以及技能方面的培训，让每一位工作人员明确自己的岗位职责，提高他们的岗位责任心。并且事业单位还要进行人性化管理，制定完善的奖惩措施，针对工作当中表现比较优秀的档案工作人员给予相应的鼓励和奖励，激发工作人员的工作积极性，从而进一步促进工作人员的专业素养的不断提升。当然也要针对工作当中屡次犯错的工作人员给予相应的惩罚，从而规范档案工作人员的行为，促进他们专业技能的提升。此外事业单位还要引进一些专业素养比较高的复合型人才，为单位内部档案管理团队注入新的活力。

2.3 制定完善的档案信息化监督机制

为了促进事业单位档案管理的信息化建设向规范化方向发展，事业单位还要建立完善的档案信息化监督机制，为了让档案信息的安全性和准确性得到一定的保障，一定要对档案管理工作人员的相关工作行为进行有效监督。当然在监督机制建立健全的过程当中，不仅要实行有效的内部监督，而且还要针对外部进行相应的监督，这样才能促进监督机制发挥出更好的监督效果。同时事业单位档案部门还要针对相关的信息化设备和系统进行定期维护和检查，防止网络系统当中出现病毒，导致档案信息出现丢失或者毁损的情况。此外，档案管理工作人员还要做好对档案信息的保密工作，以防重要的档案信息外泄给事业单位造成不可估量的经济损失。

2.4 对档案检索和储存机制进行不断优化和完善

事业单位进行档案管理信息化建设最根本的目的就是为了提升档案工作的便捷性，让档案信息检索更加方便，档案信息储存更加安全准确。一般档案工作人员在档案管理信息化系统当中输入相关档案信息或者数据的时候，为了方便后期工作当中对所需档案信息进行快速检索，档案工作人员可以对档案信息进行分类储存。如果工作人员采用的检索方式技术性比较强，工作人员就可以利用扫描的方式将档案信息进行有效录入，并且还可以对档案信息当中的错误进行有效识别，这样就方便工作人员采取有效的措施进行及时修改和完善。当然随着信息技术的不断发展，档案管理工作人员还要对档案信息的检索方式和储存方式进行不断优化和创新，从而制定更加科学更加合理的信息化管理机制。所以事业单位在档案管理信息化建设的过程当中要不断进行创新，这样才能促进档案管理工作跟上时代的步伐建立更加完善的档案检索和储存机制。

2.5 丰富档案管理的服务功能

档案管理工作的本质就是为客户服务，所以提高档案管理的服务能力也是档案管理信息化建设的一项重要内容。传统的档案管理服务主要是进行档案信息的检索和查阅，而且服务的内容比较单一，服务的整个过程都处于被动状态。而目前档案管理工作进入了信息化时代之后，其服务功能也变得越来越丰富了，它不仅仅只局限于对档案信息的检索和查阅，而且还可以针对相关的档案数据和信息进行智能化的分析、筛选和总结，这不仅让使用者得到了更好地体验，而且在一定程度上提升了档案管理工作的效能。

3 结语

信息化管理系统在事业单位档案管理工作当中的有效应用，不仅是社会发展的趋势，而且也是事业单位档案管理工作的需求，所以事业单位要改变以往陈旧的档案管理工作模式，对档案管理工作当中存在的不足和问题进行弥补和个优化，加强档案管理工作信息化建设，提前制定完善的信息化建设规划，加强档案管理工作人员的团队建设，并且建立完善的监督机制和档案检索储存机制，进一步丰富档案管理的服务功能。大大提高事业单位档案管理的工作效率，促进事业单位信息化档案管理工作的有效开展。