医院档案管理中档案信息化建设的作用及价值

时间：2024-04-25

朱琛琛

（河北省皮肤病防治院，河北保定 071000）

人们生活水平不断提高，更加重视健康问题，档案是医院管理中一项重要工作，是医院各项工作顺利进行重要的途径，因此做好档案管理工作至关重要，在进行医院档案管理的过程中，引入信息技术完善档案管理系统，提升档案信息化建设的价值，提高档案信息管理的效率和服务水平。

1 医院档案信息化的核心内容

医院进行档案信息化管理的注意事项：1）全面做好纸质记录，为信息化建设提供基础依据；2）完善医院内部人员的人力资源管理，促进档案信息化建设的有序进行；3）整理医院内部化验、检测等档案，转换成信息形式的文件储存；4）整理医院中的各种仪器、后勤及设备等档案，使档案信息更全面；5）整理好所有患者的病例、处方信息。6）整理医院内部各类型的反馈信息，均以信息化的形式储存[1]。

2 档案信息化建设的作用及价值

1）档案信息化建设可促进医疗事业发展。我国医疗体系不断完善，促进医院的快速发展，医院每天都会有大量患者，产生大量患者信息，为了提高医护人员的工作效率，医院应引入信息化档案管理系统，方便医护人员快速获取患者信息。档案信息化建设可提高医院各项工作的有序进行，进而完善医院内部管理体系。医院服务于患者的重要基础是信息化管理，进而为社会作出更大的贡献。通过网络进行信息化管理较传统的纸质档案管理手段更方便，进而提升医院信息化管理水平。如，信息化管理可取代传统手工记录，如挂号、缴费时，使用就诊卡时，扫描条形码即可获取患者的化验、检查等资料信息，信息化管理方式可有效地缩短患者就诊时间，提高医护人员的工作效率。

2）提高医院管理水平。档案信息化建设要以档案资料为基础。在医院管理方面，应根据档案信息制定相应策略，如在病房后药品区域管理方面，应根据档案中的标准条框采用相应的措施。传统人工查询和记录方式会给医院管理工作带来更大的工作量及压力。档案信息化建设，可使患者在就医时将个人信息、患病信息录入就诊卡内，诊治过程中，医生可通过系统显示的信息结合当时的病情快速进行诊治。在住院病人管理方面，录入病人的入院、药物治疗、治疗过程各项指标检查记录等，应用相应的诊治方案，帮助病人快速恢复健康。在出现相似病情患者后，医生可以调取相关资料，进而提升治疗效率。在医院日常工作中，管理人员可随时登录系统，查看病例报表、工作会议记录、人员流动状况等，通过降低档案管理的难度系数，可促进医院管理工作的顺利进行。档案信息化建设可以确保信息数据的准确性，进而确保医院管理工作的效果。在医疗行业竞争激烈的环境下，医院除了加强医疗器械的配置外，还可通过建设档案信息化来提升医院的服务治疗及管理水平，提高医院的整体竞争力[2]。

3）医院档案信息化可提升管理者的水平。将信息化技术引入档案管理中，既能简化管理工作流程、提升管理效率，还可提升档案管理者的管理水平。档案信息化管理需要各种计算机技术支撑，使管理流程步入正规化、流程化，有利于管理者掌握更多先进的管理方法及管理技术，在不断的管理过程中，持续提高其管理水平。

3 医院档案信息化建设的策略

1）提高医院对档案信息化建设重视度。档案的信息化管理与各项工作是否能够顺利进行有关，因此，医院内部相关人员皆应重视档案信息化建设工作，使此项工作更加完善。医院管理者对档案信息化建设应有高度的认识，并全力支持信息化建设的力度，为档案信息化建设提供所需的信念、物质基础。在医院档案管理工作中，应及时做好工作中的反馈，全面重视档案信息化建设，加速其构建完成。

2）确保录入的档案信息准确无误。医院档案管理信息化建设初期，需要档案管理人员将纸质档案录入计算机系统中，该工作是信息化工作的重点，若管理人员在录入时未能保证信息的真实性，会造成后续的档案管理出现失误情况。因此，要求档案管理人员应认真核对录入的信息，确保信息的真实性，进而保证后续工作顺利进行。

3）优化医院信息化档案管理系统。医院档案信息化建设中，应结合医院的内部实际情况，建立完善的管理系统，并进行不断地更新与优化，达到不断提高档案管理效率的目的。充分利用管理系统，为医院各部门的各项工作提供有利支持。在进行管理系统优化的过程中，应进行各部门间会议讨论，进行有效的沟通交流，互相合作。同时应在医院内部建立档案信息安全监管部门，便于解决档案信息化建设期间出现的状况及系统的日常维护与管理，及时对管理系统进行优化，确保信息化软件的安全运行。

4）加强医院档案信息化管理安全工作。医院档案管理引入信息化技术，虽然能提高工作效率和服务质量，但安全性方面仍存在弊端，在医院信息化档案管理过程中，管理系统若遇到黑客入侵，档案信息可能会被盗取或被篡改，极大影响医院档案信息的真实性与完整性，因此，在进行档案信息化建设的过程中，应重视信息安全性问题，将机密文件进行加密处理，不断提升档案的安全等级，最大程度的确保医院档案信息的安全及完整。

5）严格执行档案信息化建设的基本原则。在医院档案信息化建设过程中，档案管理工作人员，应严格遵守以下原则：（1）标准性原则。在档案信息化建设过程中，需确保每个流程具备一定的标注性及规范性。（2）实行归档双轨制。为了提高档案管理工作水平，档案管理人员还应实行归档双轨制，通过双重保证来提高档案管理工作水平。（3）应进行长期管理。因档案信息具有非常重要的作用及价值，在档案信息化管理工作中应始终遵守长期管理的原则，将管理工作贯穿始终，全面落实信息化管理工作，充分发挥档案信息的价值[3]。

6）提升档案管理人员的综合素质。在档案管理工作中，档案管理人员是此项工作的主体，档案管理人员的自身的工作能力及综合素质直接影响着档案管理工作的效率，因此，在信息化建设过程中，应执行相应的措施来提升管理人员的综合素质，实践中可从以下方面进行：使档案管理人员对信息化建立正确的认知。若想使档案信息化建设能顺利实施，首先应确保档案管理人员树立正确的信息化意识，进而重视信息化管理工作，将管理职责落实到每个管理人员身上。其次，给予档案管理人员相关的培训。可开设信息化管理的知识讲座，培训档案管理人员全面掌握信息化管理技术，全面提升档案管理人员的综合素质。最后，在培训中可提升档案管理人员的道德修养，避免管理人员因个人利益而影响档案管理工作的质量。