提升事业单位档案管理信息化水平的策略研究

时间：2024-04-25

刘娜

（滕州市职业技能鉴定中心，山东滕州 277599）

信息技术的出现以及计算机设备的普及，让事业单位的档案管理工作者有了新的工作模式与挑战。适应社会发展的趋势，做好档案管理工作的信息化改革与建设，积极推进电子档案体系的建立，实现档案信息共享目标，才能满足事业单位的发展需求。更换工作模式，提供信息化的档案管理服务，还需要每一位一线工作者思想的转变，行为的落实。

1 营造档案管理信息化改革良好氛围

对习惯于传统档案管理工作模式的所有人来说，档案的信息化建设以及后续的数字化工作手段，是极为复杂的工作。在事业单位的发展过程中，决策者与各位一线工作者对档案信息化建设的态度，决定了实际改革工作的顺畅度。

首先，事业单位的决策者要给予档案管理工作的信息化改革充足的重视。决策者观念的及时转变，能够提高档案管理信息化建设工作的重要性，引起其他工作人员的重视。在日常会议与工作安排中，将档案信息化建设纳入其中。在会议中共同学习有关于档案信息化的新思想、新方向，展望与前景。鼓励每一个部门的参会人员，说出自己关于档案管理工作的实际建议。在单位内部的宣传工作上，加大档案信息化工作的宣传力度，做到众所周知。其次，档案管理工作者要转变工作理念。对档案信息化建设工作来讲，档案管理人员是最为直接的参与者。他们的个人观念，直接影响了档案信息化建设的实际效率与最终结果。打破传统工作模式的限制，共同学习档案信息化建设的必要性与具体方法，了解新型工作模式与工作所需要的具体技能。通过自主学习，成为可以实施信息化档案管理工作的新一代档案工作者。另外，事业单位内部其它部门也要顺应档案信息化发展的变化。档案是单位内部的重要资源，用处诸多。每个人都可能成为档案资源的使用者。当档案信息化后，使用者所持有的档案信息形式也会发生变化。在档案信息化过程中，各部门需要配合档案管理部门完成信息的收集、归纳与电子化。让档案相关者了解信息化的便利，尽最大可能配合档案管理部门，才能实现档案信息化管理的最终目的。

2 加强档案管理人员工作素养水平提升

档案的信息化管理，是一项复杂的革新工程，更是专业要求相当高的实操工作。具有技术性与专业性的工作，需要专业性人才来完成。对于当代档案管理人员来讲，只了解档案管理的专业知识远远不够。信息化过程中，计算机技术、互联网知识、相关设备的正确使用方式、故障应对方法等，都成为必要工作知识与技能。面对新的工作挑战，事业单位要做好档案管理人员的培训与再教育工作。

首先，加强定期专业知识培养。信息化背景下，档案管理人员需要充实个人专业知识，不断参与学习。定期的集体培训，选择具有针对性的内容开展快速再教育，有利于档案信息化建设工作的快速落实。针对档案管理人员的现有专业知识与计算机操作水平，做好计算机应用教育，丰富他们的信息网络知识。重点了解电子档案制作方法，接收方式与保管、应用过程中应当注意的问题。将这些培训内容与实际档案管理工作结合在一起，一边应用一边锻炼，在应用中发现问题，主动参加培训。在档案信息化建设的特殊时期，做好人员专业知识考核工作。每次培训之后，要通过项目实操或者笔试方式，了解其培训成果，不为之后的档案管理工作留下任何隐患。其次，加大档案管理工作人员队伍建设。在当前的档案管理队伍基础上，积极引入一些更专业的信息技术人才，作为高级技术人员参与到档案信息化建设工作中。网络技术人员，就像一颗定心丸一样，为大家提供设备维护服务与网络安全保障服务，让档案信息化改革顺利进行。

3 提供充足的档案管理信息化建设资金

档案信息化建设，不仅需要思想支持、专业知识，资金支持也是必不可少的。与传统的人工管理模式相比，信息化管理工作需要使用更多且更为现代化的设备。

首先，做好硬件设备的更新。对于当代档案管理工作者来讲，计算机、扫描仪、打印机等，都是必不可少的设备。利用现代化的方式实施档案的高效管理，一定要有智能设备的支持。以硬件设备为基础，档案管理者才能将各类纸质档案资源，转变成为电子档案，更好地收集、分类、保管、调用与共享。每一个环节，都离不开这些硬件设施。加大资金投入，在第一时间采购规格合理的设备，是完成档案信息化管理目标的第一步。其次，做好软件的更新。档案的信息化，不只是将纸质资料转变成为电子资料那么简单，之后的收集、归档、使用与共享，也都需要依托互联网、计算机设备完成。这种一体化的信息处理工作，需要得到文档处理软件的支持。在建立档案信息数据库的过程中，档案管理者要根据一定的标准做好档案信息的整理，并设计检索标签，更好地单位提供档案信息的调用与共享服务。除了基本的操作，还需要对档案信息进行加密处理，备份处理。在技术人员的建议下，购买适合单位档案信息工作需求的相关软件，并定期做好软件的更新与维护工作，才能使档案资料发挥其本身的作用。

4 改变档案管理工作具体方法流程

有了信息技术依托，档案管理工作方式会发生较大变化。当代档案管理工作者，要认识到传统管理方式的优势与不足，传承人工档案管理的优势，将其信息化管理手段的便利结合在一起。不得全盘否认传统的工人管理模式，也不得用信息手段代替所有。

首先，做好档案信息的搜集工作。在以往的档案信息搜集工作中，档案管理者要综合考虑人力档案、工作档案、单位历史文化档案等内容，逐个寻找对应负责人，尽可能搜集全部信息。有了网络平台，档案管理者可以寻得各部门负责人的协助。各部门内部以星期为单位，整理好每时期新产生的、需要存档的资料。将纸质原件上交，电子版发到档案管理部门邮箱，做好重要级别标注。用了信息技术的帮助，档案信息的收集工作变得简单且便利。其次，做好档案信息的分类与保存。在各部门的协调下，档案信息得以初步分类。档案管理者要再次从专业角度出发，对档案信息进行有效整理。按照档案归档要求进行二次处理，让每一位纸质资料都有对应电子文件，每一份电子文件都有具体归纳日期与来源标注。最后，做好档案信息的调用与共享。利用档案信息数据库，帮助使用者在第一时间找到关键档案文件，并按照单位内部要求完成调用与共享。