档案管理信息化建设问题思路构建

胡灶英

（江门市江诚实业有限公司，广东 江门 529000）

档案管理信息化严格来讲是指有关单位要按照国家相关部门制定的档案信息化相关的章程，同时运用网络及计算机技术对档案进行保存、整理和使用。最终来方便企业对档案的管理与运用。档案信息化不同于以往的纸质档案，传统的档案管理已经在一定程度上满足不了现在信息化时代的发展，并且不方便管理，现大多数单位已经取缔了纸质的档案管理，并且运用电子技术以网络为载体进行的档案信息管理服务。由此可见，档案管理信息化在一定程度上能够保证档案的最大化运用，最终给广大的企业及管理人员带来最便捷的档案管理 服务。

1 档案信息化对于现代企业发展的意义

1）档案信息查找效率提高。传统意义上的检索方式已经适应不了现在的信息化办公社会，如果需要查询某个档案，是要经过档案管理人员在目录中对比进行查找，然后再根据索引的结果到档案库中寻找，整个查找过程要消耗一定的时间和人力[1]。而在档案管理信息化建设以后，查找档案可以根据自身的权限，在档案信息管理中进行快速地查找，档案管理的软件系统可以在短时间内完成档案信息的准确定位，查找人就可以在档案库中找到需要查阅到的信息，在一定程度上也提高了工作效率。

2）档案信息安全得到重要保障。企业的档案信息中记录了企业的各种重要信息，如果被其他竞争对手获悉，则在一定程度上会使企业遭受不同程度的损失。所以档案的信息管理对于一个企业来说是至关重要的。在现代的档案管理信息化建设中，通过对信息的多级密钥管理，分级别对档案信息进行利用，大大提高了档案信息的共享知识面，也完成了档案信息的保障工作。因此这种档案管理信息化建设成功地解决了档案共享与安全的共存问题，最终促进档案管理部门全面的开发利用档案信息，实现档案信息共享最大化。

3）档案信息实现永久保存。以往的档案管理一般都是纸质的方式保存，需要保存档案的环境要求较高。如果遇到潮湿及阴雨天气，档案很容易因此发霉，对于档案中的信息不能起到保护的作用，因而丢失掉重要信息。在档案管理信息化建设中，可以将档案信息进行备份储存，并且不受天气等外在的环境影响，在保存时间上更永久，同时也减轻了管理人员在这方面的工作负担。

4）加大企业档案的信息共享面。通过对档案管理信息化的建设，可以实现了员工在互联网设备中查看一些具权限的信息材料，在合格的基础上，实现将企业和个人的信息分析处理，形成了新的一个档案信息共享内容。不但开拓了信息的服务共享面，而且在一定程度改善了企业档案管理部门的工作职责，使其不只是档案管理中心，更是其企业的内部信息共享中心。

2 档案管理信息化的具体建设路径

1）基础的设施建设工作。档案管理的信息化建设主要是依托一些硬件和软件设施。这个将是档案信息化的建设载体，也是信息化的最基本要求。目前在社会信息化发展的持续推动下，档案信息化建设中的基本硬件和软件的要求已经有了大幅度的提高和升级，应用的范围也更加广泛。另一方面，企业在引用信息资源系统以及档案管理的应用系统时，对应的资金投入使用和专业程度不同，在结果上也是差异比较大的，这将是日后企业在档案管理信息化建设中的重点建设 方向。

2）档案管理信息化建设的规范性。在企业中，任何一项工作都有相关的规章和制度，这样才能保证企业向着好的发向持续发展。在档案管理建设方面也是同理，企业要遵循着正确的标准化信息建设，这样才能保证完成档案信息化建设的总体目标得以实现。对此国家也推出了一些相应的法律法规政策。企业在运用时也要根据企业的具体情况，来制定企业自身的档案信息化建设标准，这也是企业在档案信息化建设中的重要保障。所以，在相关的档案管理法律法规中，涵盖的信息化建设方面要全面，覆盖各个流程的全过程和各项内容，使企业对于此工作也有全方位的标准可循。

3）专业的档案信息管理人才建设。对于企业中的档案管理人员，要具有一定的专业知识素养和技术能力，对于企业的档案管理工作有较强的认知及保密观念。档案管理人员的队伍建设也推动了一个企业档案管理信息化建设的稳步发展[2]。所以，对于档案管理人员的要求是要进行制定与企业相关的实施方案，在企业中要做好与各个部门的协调工作。在信息化建设中所需的硬件和软件的采购及测试和维护，同时要肩负其他有关档案管理信息化建设的工作。由此，企业档案信息化建设人员的专业水平、协调沟通能力等等都影响着企业档案管理的信息化建设，也需要档案管理人员能时刻关注着社会的信息化发展动向，学习新的专业知识理念等等。

企业要适当的引进计算机管理以及信息管理相关的专业人才，这种学科具备专业的理论体系和技术，是要经过专业的学习与培训才能进行完全精准地掌握[3]。所以企业要根据自身的实际情况管理需求，引进专业人才来负责档案管理建设中具体硬件和软件的技术评估以及系统搭建。同时要求专业人员实时更新自己的知识结构，不断增加自己专业的信息技术知识。也为档案的信息化建设投入更多的技术元素，不断更好地适应当前信息社会的档案建设要求，用最专业的方法和态度来管理企业的档案信息化建设工作[4]。

4）档案管理体系的安全保障建设。信息化的档案管理中，电子档案是目前企业在办公生产中使用频率最高的一种档案存在形态。在企业逐渐发展的过程中，电子档案随着时间增加数量上也更为庞大。所以，电子档案在此方面相对于传统的纸质档案有着很好的优势，在一定程度上也提高了档案的使用效率[5]。但是电子档案有着对系统的强烈依赖，这在档案管理信息化的发展中是具有很大的隐患及风险的，在此过程中，档案信息的安全问题要特殊的关注，并且作为建设中的重中之重，需要企业的管理人员建筑起强大的安全体系，以此来保障档案信息化建设成果。

3 结语

综上所述，企业的档案作为企业发展的重要依据，是企业生产经营管理等方面的宝贵信息资源。同时档案也是见证了一个企业从发展到崛起的重要过程，也是国家档案资源不可缺少的重要组成[6]。企业的信息化档案管理也受到了越来越多的关注和重视，借助现代信息及网络技术更好地整理企业档案信息资源，从而提升企业档案管理水平，同时为档案管理的信息化建设注入新的活力，协助企业走向现代化可持续发展的道路。