电子档案存档的问题及应对策略研究

季建东

（吉林省通榆县委统战部，吉林 白城 137200）

1 电子档案存档的问题

1.1 电子档案安全保存储的格式不规范

不同文件的存档要求都不同，电子文件如果想要长期得到保存就必须注意两个方面的内容，分别是电子档案的原真性与可识读性。

1）原真性主要体现在视频质量的合格程度以及不可编辑性。一是，为了保护电子档案的安全性，通常将一些已被长期使用的电子档案设置成为不可编辑模式。二是，要使视频能够长期利用和保存，就必须要对视频进行一定程度的压缩，而在压缩的过程中就会对视频的原真性有一定影响。因而需要采用合适的电子存档格式。

2）可识读性主要由多种软硬件等技术环境的支持以及压缩标准和封装格式的标准化程度决定。可识读性是长期保存的档案最基本的要求。一些长期存储的电子档案经常使用一些国际化标准来进行存储等，不仅要用合适的杀毒软件保证档案的安全，还要注意做好重要文件的备份工作。

1.2 档案管理人员的素质、能力参差不齐

处于当今信息化的社会，档案管理人员必须掌握信息技术，以确保电子档案的安全。目前在机关、企事业单位从事档案管理人员的素质、能力表现参差不齐，有的是专业知识了解不多，档案管理工作能力不强，直接导致档案管理工作水平偏低，问题也层出不穷。另外，还有一些档案管理人员认识不到这项工作的重要性，不作为、不服务的现象也不少。因此，档案管理人员的素质和专业技术能力对电子档案的安全性起着至关重要的作用。

1.3 存储电子档案软件的稳定性不足

保证存储档案的稳定性是长期存储的档案的要求之一。影响档案存储的稳定性主要由以下几个方面：

1）计算机的硬件及软件问题。现在信息化社会快速发展，电子产品的更新速度也是越来越快，如果电子产品过于陈旧，就会对等档案存储有一定影响。在软件方面，由于电子产品的不断升级，要研发合适的电脑软件系统以确保存储档案的稳定性。

2）存储档案管理的工作人员的技术水平。存档工作人员的技术水平也要跟得上时代更新的步伐，掌握先进的存储技术水平，对各种存储方式有一定的了解。同时还应该积极对各种系统软件进行开发，使得电子档案管理的计算机能够得到完善的防护系统，对电子档案的安全性、稳定性提供有力保障。

2 解决电子档案存档问题的应对策略

2.1 建立统一的电子档案管理制度

为了确保电子档案的安全使用，国家应该建立统一的电子档案管理制度。统一的电子管理制度不仅可以方便对电子档案的统一管理和各地区之间的交流，而且有利于系统的升级。首先，在电子管理安全方面，必须保证进入档案室的人员确认身份后再允许其进入。其次，将电子档案管理的具体责任落实到人，还要定期进行档案的移交过程，确保档案的完整性和安全性。建立统一的电子档案管理制度应该包括管理人员要做好对重要文件的备份；为了防止病毒对重要文件造成破坏，对重要文件进行备份以及做好相应的电脑防护措施也应该列入电子档案的统一管理制度。

2.2 提高档案管理人员的能力

为了保护电子档案的安全，重中之重是加强对档案管理人员的监督管理。首先，电子档案管理人员要有良好的知识水平。掌握足够多的专业知识，有一定的管理能力，能够熟练地掌握存储技术。其次，要有良好的个人素质和政治素质。档案分保密档案和公开档案两种，当今社会为了一己私利而泄露保密档案的事件屡见不鲜。因此，为了档案的安全性，存储工作人员一定要有良好的个人素质和政治素质，坚持自己的职业操守。第三，管理人员要热爱自己的工作，认识到档案管理的重要性。管理人员在自己的岗位上要认真负责，及时了解党和国家的最新动向，做到认真贯彻落实***总书记的系列讲话，争取在自己的岗位上为国家贡献一份自己的力量。

2.3 贯彻国家档案局相关文件提升电子档案工作者的服务质量

为了规范电子档案的管理，国家档案局2018年12月14日发布了第14号令《国家档案局关于修改〈电子公文归档管理暂行办法〉的决定》，将《办法》第七条修改为：“符合国家有关规定要求的电子公文可以仅以电子形式归档。电子公文归档应当符合电子文件归档和电子档案管理的要求。”办法的发布为电子档案的管理提供了法律依据，随着互联网和大数据的发展，电子档案的管理也应用逐步扩大，为了适应电子档案管理的有序开展，提升电子档案工作者的服务意识和服务质量显得尤为重要。电子档案不应仅限于将以前的纸质档案数字化，而应利用数字化的好处，通过实际工作，在相关单位之间建立了信息交流平台，高质量的电子档案是分享平台的数据库，所有这些数据收集和积累活动都旨在提高工作的效率。提高对服务的认识和提高服务的质量，需要继续在日常电子存档业务中不断创新，使电子存档人员能够更迅速地进入这些领域。提高档案的质量，使电子档案的使用者能够更全面、更迅速地查阅。由于各单位的特点，拥有大量的数据平台，在不同的数据平台之间共享电子档案，最大限度地便利普通员工。为员工提供高效、及时的服务，并为管理者提供一个质量控制和分析的数据库。在新的环境中充分利用信息技术的好处，提高技术竞争力。为了提高服务质量，需要不断优化电子档案的工作流程，并在收集、传输和使用电子档案信息的所有渠道中共享资源，以提高用户工作的效率。随着信息技术的不断发展，在实践中，可以使用两种媒体卡、便于电子档案的存档和查阅。这可以避免重复存档问题，并节省职工的大量盲目等待时间。

2.4 完善电子档案计算机的硬件及软件

在当今信息高速发展的社会，电子信息技术高速发展，电子产品更新的速度越来越快，在电子档案管理反面一定要保证电子档案计算机的硬件和软件都保持在最好的状态。电脑硬件太过陈旧会使得一些比较高级的电脑软件无法使用，这样就使得电子档案计算机的配备较低，更容易遭到病毒以及人为的一些破坏，所以一定要完善电子档案计算机的硬件。另外，在软件方面，更要设计稳定、利于运行的、防护安全性更高的软件，加强对病毒的防御作用。在日常的电子档案工作过程中，在不知情的情况下就会携带了一些病毒，造成了信息源的被侵染，从而导致使用者电子档案的损坏与丢失。因此，完善电子档案计算机的硬件及软件是必须防范和高度注意的问题。

3 结束语

综上述，伴随着国家的进步，科技的发展，我们进入了当今信息化高度发展的21世纪。在电子信息技术高度发展的进程中，信息化的高科技已经存在于我们生活的方方面面。正如我们的档案已经由最初的纸质版转变为电子版。但是电子档案目前的存档仍然存在很大的问题，电子档案的安全性仍然是一个较大的隐患。故而了解电子档案目前存在的问题以及应对策略是当下不容忽略的一个课题。