论国有企业档案管理信息化建设

时间：2024-04-25

张健森

（国网陕西省电力公司延安供电公司，陕西延安 716000）

1 档案信息化管理的重要作用

1.1 提高档案管理的服务质量

传统的档案管理方法因为存储量大、信息分散复杂，管理人员对归档的文件进行信息的提炼和综合编研处理很困难，并且档案的质量受人为因素影响较大，长时间保存易出错。然而，信息技术的快速发展为提高档案管理水平、创新服务方法提供了有力的技术保证。目前，可以利用互联网平台拓展数据来源，及时采集准确的信息，极大地提高了信息收集效率，同时还能缩短档案归档流程，通过对各种信息的分类与整理，建立起对应的数据库，可以为后续快速准确查阅，提高工作效率。

1.2 促进档案管理的标准化建设

首先要健全档案管理体系，并进行有目标、有针对性地管理，进行统一规划、监督和指导，优化实体管理机构，促进档案管理信息化、标准化。其次要培养高端的档案管理技术人才，保证档案数据资源的安全性和可靠性，保障管理工作有序实施。最后要加强与网络服务商的紧密合作，保证网络平台的高级别。

2 信息时代档案管理工作面临的问题

2.1 国有企业管理层对档案管理工作相关制度不够

不够重视档案管理就会影响整个企业的管理工作，从而导致普通的工作人员认为只要掌握丰富的学识和学历就可以晋升管理层，所以国有企业的考核就会偏重于学历的考取和基础知识的学习，而忽视档案管理工作的重要性，从而将其交给其他工作人员，久而久之，国有企业的档案管理就会变得越来越得不到重视，影响整个企业的工作状态的同时还会直接影响单位工作人员的调动。

2.2 档案信息的安全性较低

随着互联网技术的全面普及，其不仅给档案管理工作带来了新的发展机遇和便利，同时也对档案信息的安全性造成了极大的威胁。这是因为随着互联网技术不断进步，黑客和病毒也随之产生和不断扩大，档案信息很容易遭到黑客和病毒的入侵，从而造成档案信息泄露或者丢失的问题。

2.3 企业缺少档案信息化所需的硬件和信息资源共享平台

由于国有企业大多注重经济和社会效益，而对档案数字化往往重视不够，投入不足，一些档案信息化所需的设施设备不能及时购置或更新，导致档案信息化管理必要硬件设备缺失，影响档案信息化的开展；另外，国有企业开展档案数字化目的就是实现利用网络化和资源共享。由于缺少必要的信息技术平台，导致一些可以公开的档案信息不能及时公开发布，导致员工必需的档案信息资源不能快速便捷地被利用。

3 推进档案信息化管理的策略分析

3.1 改进管理方法，创新服务体系

档案管理人员要提升自身文化水平，转变管理思想，在继承传统档案管理模式优点的基础上，研究新形式的档案管理模式，利用先进技术，转变方式方法，高效完成档案管理工作。其次，要充分利用档案数据，创新服务机制，提高服务标准，改变服务方式，全方位完善服务体系，在保证重要信息安全的前提下扩大档案的公开性，及时更新档案信息，拓展服务途径，使利用者能更方便、快捷、安全地利用档案资源，获得更多有用的信息，从而提高档案信息服务效率。

3.2 推进档案数字化、信息化建设

档案资料数字化、信息化包含两层意思，一是使档案的目录和内容信息数字化，二是让数字化的档案资料能够实现互联网信息化归档、调取查阅以及管理。加快建立档案资料数字化、信息化，首先要转变过去对档案管理的认识，档案资料的归档不仅仅是为了保存，应该通过多种媒介实现资源的共享服务，加大地区之间和行业之间的沟通，促进城建档案的管理。

3.3 完善档案管理的相关制度

国有企业根据自身的实际情况，有针对性地建立适合本单位的档案管理制度，通过该制度来有效引导档案管理人员的行为，指导他们的工作，同时在这个制度当中加入科学的考核指标，来激发管理人员的工作热情，提高工作效率。人事管理人员需通过对应的指标，定期对档案管理人员进行考核，以此作为依据进行职位调整，职称评定等过程，保证他们能够以最好的状态来对待工作，保证档案管理的信息化进程得到工作人员和领导层双重保障，以此平稳发展。

3.4 整合数据，提高档案的利用率

首先，要大力推进档案管理的电子化进程，促使相关部门加快数据信息的存储和收集进程，力争将纸质资料转变为电子数据，全面发展原生电子文件，保证电子档案真实性、准确性、安全性。其次，要以信息化为目标进行改革，加大对档案管理工作的投入，加强不同档案管理部门的合作与联系，优化资源类型，加强档案管理的自动化，增强档案的流动性和开放性，发挥凝聚效应，使档案应用范围更广，可查阅数据更多。

3.5 注重提高档案信息的安全性

通过网络系统的漏洞，黑客可以入侵到档案系统中窃取企业的档案资料，甚至破坏和涂改系统内部数据，给档案信息的安全带来了威胁，给企业造成严重的损失。可以采取以下措施来防止丢失与破坏数据并防止计算机病毒传染破坏系统；使用防火墙技术部署内网和外网的网络安全策略，定期扫描服务器和终端客户机中的文件，严格管理好档案文件的访问权限，完善数据库的建设，采购先进的数据库系统软件，保证用户数据的安全性和服务的多元化，实现互联网资源共享的可靠性。