浅议信息时代档案管理工作面临的问题和对策

时间：2024-04-25

井勃

（西安地质矿产勘查开发院有限公司，陕西西安 710000）

在信息化时代背景下，网络信息技术在各行业领域中得到广泛应用，在企业档案管理中，档案资料作为重要的信息资源，其利用价值也越来越受到重视，因此需要通过档案管理水平的提高，使档案信息的有效利用率提升，在企业发展中充分发挥其作用，其中企业档案管理工作加强网络信息化建设至关重要，进一步促进档案管理工作的有效创新。

1 信息化档案管理概述

通过现代网络信息技术在档案管理工作中的应用，借助计算机对各类资料数据进行采集、整理、加工，有利于后期信息资料的开发利用，更好地在企业发展建设中充分发挥作用。因此，在信息时代，传统的档案管理模式需要改革和创新，从以往的繁琐、低效率的人工方式向快捷、高效的智能信息化方式转变，使档案管理工作效率有效提高。另外，档案管理信息化工作主要涉及建设档案管理基础设、信息化建设细则规范化、构建资源管理平台、开发系统软件几方面内容。在进行档案基础设施建设中，需要围绕信息化、数字化、现代化的建设核心，对资源平台进行有效构建，使国家与企业之间的联动得以强化，从而进一步促进信息化档案基础管理平台的建立，同时通过分级制以及规范化细则的建设，结合企业自身实际情况，根据国家相关法律法规，对规范标准进行制定。

2 信息时代下企业档案管理工作存在的问题

2.1 安全问题

传统档案管理工作主要集中于实地档案管理与人员管理，因此档案安全性能够得到有效保障，管理人员只需要做好档案室管理工作，约束好档案管理人员即可。但在信息时代下，档案管理工作安全问题更加严峻，档案管理工作依赖于档案管理系统，但系统处于开放的网络当中，容易被不法分子、竞争对手所窃取。因此企业在开展档案管理工作时，必须加强硬件、软件管理，确保管理工作安全性能够得到有效保障。

2.2 档案资料利用率不高

因企业领导及档案管理相关人员对档案管理工作缺乏重视，对档案管理工作的重要性认识度不足，使档案资料的有效利用率不高，同时在档案管理工作中，人员配备以及资金投入力度相比较少，也导致档案管理水平受到影响。随着企业的经营发展，档案信息资源不断增加，使工作人员的工作量大幅度提高，需要耗费大量时间进行档案资源的收集、整理和编辑以及归档等。传统的查阅过程也需要耗费大量时间去查找，一旦出现孤本档案纸质损坏的情况，还需要花费时间进行修复，使档案资源的利用率降低。

2.3 管理人员和专业技能不足

对所有企业来说，档案是企业不可或缺的一部分，既是企业资产的依据也是载体，既是一个企业管理工作的基础也是管理能力的集中体现。但是档案管理工作并不像企业研发、销售等部门一样对企业发展有强力的推动作用，一般企业也很少针对档案管理设计绩效指标。对很多企业来说，档案管理岗位的角色更像是“资料保管员”，企业在档案管理岗位人员招聘的学历、年龄等限制都较松。

3 档案管理工作的创新策略

3.1 档案人员综合素质提升

企业档案管理工作人员综合素质提高对于有效保证档案管理服务水平有着重要的影响。首先，需要提高工作人员对档案管理工作重要性的认识，完善档案管理制度，使工作人员的管理观念得以创新，使工作责任心有效提高。其次，企业应定期组织工作人员进行专业技能和管理知识的培训，使其综合素质和专业技能提高，对档案管理工作人员的知识结构进行更新，对计算机技术和信息化技术予以充分了解和掌握，为档案管理的信息化建设奠定坚实的基础。最后，为了有效调动档案管理人员的工作积极性，应制定相应的激励及奖惩制度，对档案管理工作进行有效规范，使档案管理水平有效提升，资料信息的有效性、全面性和真实性得以有效保证。

3.2 保障档案数据安全

企业档案管理工作信息化过程中，一定要保障其安全性、可靠性。具体方法如下：

1）将企业档案管理内容进行安全等级分级，对于绝密档案应该特殊保管、多份备案。

2）日常中做好档案管理数据库安全维护工作，定期升级管理系统。

3）聘请专业团队提供档案管理数据库安全服务，确定是否有人进行非法入侵。

4）定期更换口令、命令，划分档案管理系统管理权限。

5）档案管理人员签订保密协议，约束个人行为。

3.3 建立企业档案信息化风险防控体系

在档案信息化的进程中，信息安全是重中之重，建立档案信息化风险防控体系是集团发展的必要措施。首先，要合理维护硬件设备。计算机、服务器等硬件设备作为集团员工接触信息的媒介，在使用过程中应该确保信息从服务器到终端的顺畅。特别是要加强对服务器的维护，实时监测机房的温度，并定期对线路进行维修检查，避免线路老化造成信息传输不通畅甚至因短路引发的火灾。其次，应加强企业内部人员的职业道德修养，防范企业内部的腐败，可以和一些档案管理人员签署保密责任书。另一方面，还应该加强信息安全技术的研发。由于集团的下属企业和机构遍布全国，因此想要建设大规模的局域网络显然不现实。因此集团应通过系统加密、对所有联网设备加装安全控件等措施防止病毒攻击，并将一些核心信息分开处理。