事业单位档案管理信息化建设对策研究

时间：2024-04-25

宗孝英

（孝义市干部下派任职管理办公室，山西吕梁 032300）

智能化、信息化技术加快了数据、档案的传递速度和交互速度，也加快了各产业的工作效率。因此，将信息化技术融入于档案管理中，全面核查、分类各类重要的数据指标，给予必要的处理，有利于防止档案数据被随意修改的问题。另外，强化文献系统的管理及技术优化，也能为事业单位各部门工作人员提供具体、精准、详实的资料信息，进而提高事业单位的社会效益，

1 信息化建设融入至档案管理过程的作用

1.1 有利于提高档案信息的保存年限

纸质档案管理中，可能会受到环境的影响，致使部分数据发生风干现象，抑或储存档案的纸质泛黄，无法看清所存储档案的笔迹内容，不利于档案管理工作开展。因此，将信息化技术融入至档案的管理中，可消除恶劣环境（潮湿、高温等）对纸质档案的负面影响，也能降低资料发霉的发生概率。通过要求档案管理人员依据档案分类进行存储，不仅能避免档案失真、档案遗失的情况，还能对不同档案进行数据备份，方便将制定数据存储至规定的电子磁盘中，也能避免信息遗失的现象，有利于实践不同人事档案、财务档案数据的长久保存[1]。

1.2 有利于提高档案管理的标准化

传统纸质档案在档案检索、分类相对复杂，一旦资料数据过于庞大时，就会影响整体档案查阅的效率，增加档案的查阅时间。信息化档案管理中，管理人员可运用软件的分类功能查找指定的文件数据，也能缩减传统检索所需求的时间。例如管理人员可对设定的关键字、关键句、档案时间等信息进行搜索查询，在运营档案报告的形式进行呈现，而这项操作通常可在几秒内完成，能节约了档案收集、处理过程所需求的时间。另外，信息化管理中，软件还可发掘所存储的档案数据的核心职能，有利于实践档案存储、收集、管理方面的优势，方便逐步完善档案的信息模型，这对提升事业单位的发展提供了有效的技术支撑。

2 提高事业单位档案管理信息化建设的措施

2.1 明确信息化建设方向

事业单位档案管理过程中，管理人员需制定详实、完整的信息化技术的渗透体系，确立系统的管理目标及实践方向，以期彰显档案管理的效果。在此过程中，事业单位需充分认知事业单位的发展方向，结合市场部门的运营概要确立可靠的服务方法，进而提高信息化技术的管理的有效性。需要注意的是，档案规划过程中，管理人员需清晰认知事业单位人力资源档案、财务报表档案、投资档案的支出费用，要求市场、管理、人力、行政部门进行合作交互，制定出适合本企业的档案管理方案。例如可对现有档案数据进行分类，明确各项档案的基础分类和信息化建设方法，确保档案的管理、规划、协调与创新符合企业发展。值得注意的是，应当提高硬件、软件的安全性，配置专业级别防火墙规范整体防护模式[2]。具体需注意：第一，应设立档案管控制度，要求档案人员、基层管理人员依据档案管理制度进行资料录入、资料分析及信息加密工作，确保所录入的人事资料的准确性。第二，保密措施完善中，可应用防火墙及硬件系统防护的方式预防黑客，定期、定时核查电脑病毒库并给予更新处理，有利于降低黑客入侵系统的概率。第三，内网屏障构架中，事业单位技术人员需运用适合企业的杀毒软件，确保软件的使用期限、签名认证、加密管理均符合管控要求。通过搭建可靠的防护管理体系，在一体化的监督分析中消除管理漏洞，进而降低资料遗失、档案失真、档案乱码的消极影响。例如可运用C语言、Pascal语言对重要档案数据进行二次加密，再给予重新组排优化，有利于全面提高信息数据的真实度。

2.2 完善基础服务设施

打造优质的服务体系，依据事业单位的管理要求、资料存储要求配置符合档案管理体系的技术设施，具体应从软件和硬件两方面技术进行。第一，硬件技术配置中，需运用大数据模式进行资料收集工作，同时扩充RAM、ROM储存器的基础容量，以便同时存储多项档案数据。同时，管理人员还应给予必要的硬件加固提高数据分类、存储的有效性。另外，应选择先进的管理模式，落实资料存储、硬件服务、资料分析措施，在必要的服务保障、管理协调的过程中处理好基础服务数据，有利于凸显出电子存储功能的应用价值。第二，软件技术优化中，应引入智能化档案管理系统，从档案收集、档案存储、档案共享三个角度进行优化。首先，档案收集中，应建立智能化扫描服务机制，通过落实“一体化”的档案新建、上传、修改工作，给予必要的打印整理，再确定各个档案的数字编号；其次，档案规整中，应对所分类的档案进行注册、标号、分类，最后给予入库优化；最后，档案共享中，可依据利用、统计、编研、鉴定等方面确立管理、搜索、分类以及数据销毁体系，能全面提升软件的服务效率。需要注意的是，通过开发信息化管理模式，要求职工自行录入基础资料，进而提高资料的完整度。例如职工可运用该系统查询到自己的资料信息，如姓名、年龄、工作年限等资料，同时也可运用筛查关键词针对性查到指定档案，有利于减少传统档案的筛查、分析所需求的时间。总之，事业单位应明确信息化建设要求，在完善单位档案管理的过程中建立服务软件，进而提升管理的可行性。

2.3 确立信息化服务网站

运用“云数据”进行数据归档工作，能让整体档案管理模式更为可靠。因此，服务网站可从以下模式进行创新：第一，服务网站应包含基础档案的分类要求及筛查要求，促使职工能够输入年份、关键词等词汇进行档案存储工作。在此过程中，管理人员也需要及时更新档案数据，确保各类基础服务信息能够在现代化的服务模式中进行创新。第二，网站内部建设中，应配置线上咨询服务，同时升级底端数据项目，确保所查阅、下载的资料能够在必要的信息共享、数据更新中实现创新。针对此，事业单位管理人员可与软件服务工作建立合作关系，并以此制定相应的数据服务平台，这对于后期档案数据归档和分类工作提供了技术支持。需要注意的是，管理人员应做好关键数据的监管工作，确立出符合运营管理的发展模式，进而提高综合管理的质量。第三，技术人员需结合新时代背景及不同数据的管理要求、管理条件配置信息化服务模式，利用大数据进行资料的查阅、存储、共享服务，调研各项档案真实性。若部分档案信息与纸质档案存在一定出入时，管理人员需对这两项资料进行进一步核查，同时运用自动化技术分析资料核查方向，确保整体服务模式、信息化建设模式符合信息化管理需求。总之，管理人员需依据事业单位的资料、档案管理需求确立“一体化”管理思路，进而提升档案信息的真实度，也能提升资料的完整度。