大数据时代高校人事档案管理面临的挑战及策略

姜林峰

（鲁东大学，山东 烟台 264025）

大数据技术让人类有条件去接触更多且更宽的领域，也有了更加全面细致的数据可以去探索规律，获得全新领域的知识，也让社会上出现了新兴的行业也商业机会。对于高校人事档案管理工作来说，大数据的全面应用给工作带来了新的机会，也提供了全新的思路和方法。目前国内高校人事档案的基本模式是收集信息、整理材料，保存档案等，大数据时代背景下需要从业者提升管理方法，实现更好的工作效率。

1 目前高校人事档案管理的现状分析

1）数据信息管理化意识不强，管理思想传统单一。很多高校在思想上对人事档案管理工作的重视程度是不足的，认为这项工作属于学校管理中的辅助性工作并没有核心的价值。另外，很多高校的领导认为人事档案就是个人情况的记录，并没有太多的意义，仅仅是需要资料的时候调出，日常资料的整理，在这样思想的影响下，管理上就相对滞后。从高校人事档案管理的从业者来看，很多人都不是专门档案管理专业毕业的，学校认为工作没有难度，谁都可以胜任，人事档案管理岗位往往就成为“养老院”，把快要退休的或者工作能力不强的人员分配到这个岗位上。目前大部分的高校信息化基础设施并不是很完善，基本还是采用传统的分类管理的方式，信息录入和调取的时候时效性就会变得很差，没有办法快速的搜寻想要的资料。而且目前高校的档案还是以实体的档案为主，采用统一的A4或者16K的纸张大小，长年累月的积累，这些材料就需要大量的空间来储存，调取原始材料时极其的复杂和麻烦，工作效率明显受到了制约。

2）高校人事档案管理技术设施薄弱，人员技术水平有待提升。开发一套完整的人事档案管理系统需要较多的资金，学校从预算的角度出发，信息化基础设施建设就受到了影响。有些院校在档案管理平台建设上进行了投资，但是人才建设的方面也缺乏懂得现代化信息技术还懂得档案管理的专业复合型的工作人员，这样就算数字网络技术平台建设完善也实现不了档案的接受、传递、储存、调取等全过程的实施。基础设施的薄弱和人员技术水平的制约，若是不能扭转思维，在基础设施和人员建设方面加以投入，高校人事档案管理工作在大数据的背景下很难得到实质性的发展。

3）高校人事档案安全意识不强。高校人事档案的意义不仅仅是在教师评定职称，岗位调动上起到作用，还能够应对人事方面的突发状况，有着较强的隐蔽性，如果信息出现了泄露就会给不法分子提供了可乘之机。从安全的角度出发应该定期的维护和检测档案安全，纸质文件注意防火防潮的问题，数据文件应该定期进行系统安全的检测，信息安全不仅维护了高校人事档案的利益，还为学校未来的发展打下良好的基础。

2 大数据时代背景下高校人事档案管理面临的挑战

1）高校人事档案信息收集面临挑战。高校的档案主要是由在职教职员工、退休教师和离职档案未提走教师三个部分构成。高校教师的学历相对较高，在高校中的流动性也较大，受到很多因素的影响，很多教师在离职后并没有第一时间把档案提走，情况较为复杂和多样性。目前这些档案多以纸质版的形式存在，在大数据的背景下，需要尽快的把纸质版的材料转化为电子数据来进行管理，但是由于历史的积累，纸质版数据过多，想完全实现转化需要一个漫长的时间，也需要花费大量的人力物力，这是目前高校人事档案管理所面临的首要挑战。

2）高校人事档案业务管理问题面临挑战。传统的管理模式都是需要人工进行查阅，纸质档案的管理在保存时间上就受到了一定的限制，而且每次调取都会有一定的损耗，而且有些高校没有相对完善的服务理念，管理设备比较陈旧，权限的归属也不是很同意，导致有些高校教师在使用档案的过程中往往很被动。在大数据的背景下，需要将人事档案转化为电子档案后进行分类和聚类整理，找到数据之间的相互联系，把尘封在档案库里面的死档案转化为活信息，让教师在使用的时候更加的方便，提升了档案管理的价值。

3 大数据背景下高校人事档案管理的实践路径

1）提升高校人事档案管理的数据信息化意识。在很长的一段时间里，档案管理工作在大部分的心中都认为简单的保管和查阅工作，因为它的隐蔽性和涉密性很少有人会去思考他的潜在价值，更加没有关注过档案管理工作在高校人才开发和人才培养方面的作用。若想扭转传统的思维，就需要更新理念，加大档案管理工作的宣传力度，树立信息化的管理意识，利用信息技术促进交流和知识的共享，从而提升工作效率。从学校的角度出发应该结合学校的实际情况制定相关的规章制度，从思想上完全的接受信息化的观念，提升教师自身对档案管理工作的认识，只有这样才能将大数据信息化的工作贯彻执行。

2）做好数据库基础建设。高校人事档案管理工作不是一蹴而就的，需要长期稳定的推进，尤其是在数据库建设上更加需要耐心来进行原始数据的收集整理。具体来说，档案管理工作人员需要严格的审查和鉴别材料的真伪，一定要确保在数据库里面的信息是真实准确的，避免“脏数据”的存在，以每一名教师来建档，包括编码、姓名、民族、籍贯、政治面貌等基本信息，而且需要为每一名教师制作材料目录，这样就可以十分清晰的查找相关的数据。日后教师有了新的科研成果或者获得了荣誉证书就在此基础上进行资料上的丰富。在教师进行职称评定和教育培训时，调出基本的数据就能获得最为真实的信息统一审核评定，这样既能确保了公平，也能够让资源实现的共享。

3）提升高校档案管理人员的专业技术水平。在高校中从事档案管理的工作人员往往不太受到重视，很多学校都把快要退休的教师安排到人事档案管理的岗位上，这种做法明显是不对的。人事档案管理工作需要专业的知识，在大数据的背景下，不仅需要在档案管理上有过硬的技术水平，还需要在信息技术上有一定的基础，能够利用现代信息化技术对人事档案管理工作有全新的认识和了解。学校需要结合自身的实际情况招聘学历水平、技术水平、管理水平都能够胜任的专业人事此项工作，另外，学校需要定期的安排档案管理工作人员进行最新技术的培训，让其掌握市场中最核心的技术来为高校的档案管理服务，也可以邀请档案管理工作成绩较好的兄弟院校负责人来进行指导工作，提升档案管理的工作效率。

4 结语

综上所述，高等院校的学科门类较为丰富，需要收集、整理、归档、调取的数据也形式多样。在大数据思想的影响下，高校需要转变传统档案管理思维，充分利用信息化技术实现对人事档案管理工作的升级。大数据时代的到来给人事档案信息化工作提出了更好的要求，虽然目前很多高校此项工作仍然存在意识不强，专业技术相对落后，安全意识薄弱的实际情况，只要扎实落地，把工作耐心的做到实处，一定能够取得理想的效果。