大数据时代电子档案管理现状与发展

孙 婷

（天津铁路疾病预防控制中心，天津 300140）

大数据时代任何事物都可以数据化，各行各业中都在应用大数据技术。档案管理工作也逐渐向着电子化方向房展，大幅度提升档案管理质量与效率。但电子档案管理不同于传统纸质档案管理，对档案管理人员提出更高的要求，需要具备一定的信息素养，才能切实发挥大数据的作用。

1 大数据时代电子档案管理优势分析

1.1 安全性高

档案通常需要长时间保存，上面记录相关的信息与数据，因此对保存管理有着较高要求。传统纸质档案管理过程中会因为借阅、保存不当等出现损坏、丢失等情况。大数据时代档案电子化发展，革新查阅方式，通过备份、共享到查阅档案，保障档案资料的安全性，同时提高其利用效率。相比于传统管理方式，电子档案保管时不需要专门的资料室，仅需要做好光盘、硬盘保存即可，有效节省存储空间，又能提高档案的安全性。

1.2 高效节约

大数据时代电子档案管理模式，将传统文件信息转为数字信息，降低存储成本与空间，实现一键检索、快速查阅、增加内容、修改等，实现无纸化办公。相比于传统档案操作模式，不需从档案库中找寻档案资料夹，随后才能翻阅查阅，整个过程繁琐耗时。通过引入电子档案管理模式，可以利用计算机完成一键检索，显著提升档案查找效率。操作时管理人员仅需要按照提示进行即可，整个过程高效简便，提高办公效率。

1.3 及时更新

传统档案管理过程中，需要人工完成信息搜集、整理及添加档案，工作量较大，需要大量人手合作完成，操作环节诸多，经常出现信息过期、不全、丢失等情况，直接影响到档案资料利用的实效性。大数据时代档案电子化顺利解决这一问题，通过系统操作提高存档效率与管理质量，可以保证第一时间更新相关信息，进一步提升档案材料使用的准确性。

2 大数据时代电子档案管理现状与问题

2.1 信息技术应用的意识不足

部分档案管理工作对信息技术的应用缺乏正确认识，实际工作中没有及时对信息化材料进行及时的数字化归档、整理，并且档案的管理、开发过程中也缺乏现代化的技术手段作为支撑，这种情况严重影响了信息技术功能的发挥。

第一，档案资料的编号不够系统；第二，档案资料的标题设置不够规范，在寻找相应的档案资料时，容易由于分类的不准确降低工作效率；第三，传统档案资料管理模式与现代档案资料管理模式存在一定的冲突，导致信息的整合标准不一，严重影响工作效率。就目前而言，由于科技发展，信息化时代已经来临，多数人开始使用计算机设备和网络技术对信息进行管理。

2.2 档案管理理念的创新力度不足

在档案管理中，工作人员依然采用旧的管理模式，对于新技术的应用也只是停留在表面，这种管理理念上的滞后性，对于档案数字化、信息化建设具有一定的负面影响，这也严重影响了档案管理工作的创新。

在档案信息管理过程中，信息化建设依然存在一定的问题，尤其是在小企业的档案管理中，互联网和智能管理的参与度太低，对于档案管理工作仅仅限定于档案资料的移交、编目立卷、入库以及查阅等，对于数据库技术的利用相对有限，这种情况与数字化建设还有很大差距，不利于档案管理工作的有效开展。

2.3 档案管理工作人员的综合素质较低

档案资料管理工作的内容相对复杂，整个工作表现出严重的重复性，导致较多的人员不愿意进行学习，难以成为档案资料管理的高端人才。目前，我国档案管理人员待遇相对较低，因此整体工作人员的综合素质相对较低，导致我国对相应的人才非常匮乏。档案管理人员自身能力较弱，过分重视学历因素却忽视了对员工实际能力的考核。甚至部分管理工作人员缺乏必要的学习能力，对于网络技术以及计算机操作等缺乏正确认识，因此就设备的利用方面也难以紧跟时代步伐，无法为读者提供高效便捷的阅读服务。

在档案信息管理中，信息技术的应用会表现出明显优势，为工作人员提供诸多便利，但部分工作人员的专业素养较低，对于现代化信息技术的了解较少，同时后期的学习能力跟不上，因此在运用信息技术进行档案方案管理时，缺乏开拓进取和创新的精神。

3 大数据时代电子档案管理优化与发展措施

3.1 合理利用5G技术

通过相关的研究表明，在信息时代，人们的档案查阅方式发生了较大的变化，人们通常会使用智能终端进行阅读，这种局面的形成也促进了我国数字化阅读方式的发展。随着5G时代的到来，相关技术的进步，数字阅读已经成为重要趋势，并且朝着智慧化的方向发展。就整个阅读而言，5G技术可以对各个环节起到重要作用。

在智能终端发展的影响下，阅读的方式也会发生较大的变革，因此形成了高速传递知识，最大限度提升传播效果的目的。在客户端，5G用户能够借助智能化、多渠道、实时交互的方式，充分激发读者的兴趣，从而以更多种形式的方式为用户提供服务，从而为读者提供更好的阅读体验。

3.2 做好信息化管理

在信息时代，合理有序的方案管理可以充分发挥数据信息的优势，从而为工作的开展提供更多的便利条件。大数据在档案信息资源管理中的应用需要做好各个工作环节的衔接工作，同时还应该加强信息的保护工作，避免由于数据的泄露造成不可挽回的影响。这就需要做好服务器的加密处理工作，及时对相应的软硬件进行提升，保证数据的安全。利用大数据做好档案的信息管理工作，可以采用逻辑归档的方式做好档案的管理咨询工作，同时在档案管理过程中需要明确责任，保证数据传递的便利性。

提高档案数据库建设的速度，实现传统纸质档案向电子化方向转变，增加电子档案数量，减少纸质文件的数量；在推进档案信息化管理进程中，不仅要配备先进的现代化档案管理体系，还要在中推广规范、统一的档案管理应用软件，为以后进行档案信息交流和资源共享提供必要支持与条件。要具有先进的体系管理，将档案信息进行分类归纳，每一个部分都要有专门的部门来进行管理。此外，针对电子资源数量繁多的特点，可以根据档案资料的重要程度划分不同层次，每个层次阅读需要相应的权限，如果没有权限则无法读取。需要注意的是，在档案资料数据库的建立过程中也需要考虑成本因素，需要在做好一次文献数据库建设的基础上，逐渐结合自身的实际情况向二次文献数据库建设过渡。

3.3 工作人员及时更新知识架构

传统的档案管理人员对于专业知识的掌握只是单纯停留在纸质文档的管理上，这种技术性的管理方式以及管理理念已经不能满足时代的发展需要，因此在大数据时代，档案资料管理人员应该积极做好知识结构的更新工作，不断学习，掌握计算机的操作方式，并且充分利用大数据的优势，提升工作效率。同时对于档案的管理而言，应该重视对员工的考核，及时更新知识体系也是员工的必备技能，因此需要对大数据的应用情况以及计算机的操作水平进行定期考核，对于考核成功的才可以安排相应的工作，对于不合格的工作人员及时对工作进行调整，从而优化整个队伍的结构。另外，利用大数据做好信息管理工作，需要重视用户与管理者之间的有效沟通，服务质量的提升也是当前需要关注的重点问题，因此档案管理人员需要注意在大数据背景下，需要更加准确地向用户提供精准服务，并重视用户的意见反馈，提升网络服务质量，实现客户与管理者的共赢，推动档案事业的健康发展。利用计算机对档案资料进行管理时，需要定期做好数据的备份保存工作。备份的好处在于，在源数据丢失之后，整个档案资料的信息依然可追寻。因此为保证管理的全面性，需要定期对档案资料管理的信息进行备份处理。

当前新时代背景下，档案管理的工作需要也推动了高科技网络技术的发展，档案管理中通过应用大数据，可以更好推动数据信息的价值挖掘，具体可以通过搜集相应的数据，对档案信息进行挖掘，分析数据的潜在价值，从而更好地解决实际问题，为档案的发展提供必要的决策。另一方面，利用大数据的优势，还能优化管理流程，改善档案管理工作的效率，推动我国档案事业的健康可持续发展。由于档案资料管理工作相对复杂，因此档案资料管理工作人员需要及时进行学习，从而不断积累经验，完善相应的管理制度。对于档案资料管理工作，档案应该提升重视程度，提高管理人员的待遇，同时还应该重视对管理人员多方面的考察，在积极做好人才培养的过程中，避免频繁更换档案资料管理工作。学校管理人员应该为档案资料管理人员提供必要的支持，从而促进档案资料管理工作的健康发展；因此管理人员应该主动进行学习，不断提升自身的修养，及时跟上形势的变化，在工作过程中积极与前辈交流沟通，不断拓展自身的专业知识，增强处理实际问题的能力。

根据档案的类型和发展方式，与不同岗位上员工创造的不同价值，设立不同的薪酬、绩效考核机制。兼顾大多数人的合理的共同地利益。设立专职部门，做好科学地记录，以此来作为员工升职，加薪，奖罚，选拔人才的依据，更好地促进和保障档案总目标的实现。计算与发放员工薪酬时存在分配方式死板的情况，不重视绩效考核，造成实际出现一大批赖于充数、混日子的员工，在档案内部造成不良影响。人力部门构建新型薪酬制度，将传统平均薪酬模式转为阶梯工资分配体系，除了考察日常表现外，还要考核员工工作完成情况，即便同一岗位上的不同员工工资也可以出现差别，增加浑水摸鱼员工的危机感。

4 结语

总之，大数据时代互联网与计算机技术高速发展，传统档案管理模式无法满足时代发展需求，在这样的背景下电子档案管理应运而生。电子档案管理优势显著，但作为新鲜事物依然存在一些问题，需要根据实际情况制定合适的制度，做好档案管理人员培训工作，进一步提升电子档案管理质量。