航天企业工程信息系统电子文件归档管理研究

董志梅

（北京航天长征飞行器研究所，北京 100076）

随着网络和信息技术的迅速发展，大量数据的研究应用、云计算、人工智能和无纸化办公应用、数字研究、信息管理和文件归档（从数据采集到保存的纸面文档、电子文件的接收、文件实体管理到文件数据管理、手动和智能操作、归档与“数字空间”建设相关的信息处理）迅速增加，对航天档案电子归档的需求也在不断增加。

1 电子文件归档含义

电子文件归档包括物理归档和逻辑归档两个部分。前者，是指计算机网络中电子文件转移至独立或脱离于专门的存储器，电子文件存储方式或存储位置发生了物理变化，作为企业来说，要根据其电子文件产生的数量和归档需要，定期做好物理归档，以实现企业电子文件实现集中管理。后者，是指基于计算机网络平台或载体，在不改变电子文件存储方式或位置的基础上，将电子文件的管理权限移交至档案部门管理的过程。逻辑归档，是电子文件从形成部门向档案部门转移的过程。与物理归档不同的是，逻辑归档结束，电子文件仍然分布于形成者存储器之中。

2 电子档案管理特点

与纸质档案相比，电子档案管理具有显著特点：

1）易管理。与传统纸质档案相比，电子档案易存储、易检索、易携带，传递速度快，突破了物理与时间界限。

2）依赖性。所谓依赖性，是指电子档案管理对计算机、互联网等电子设备、网络环境存在很强的依赖性，离开特殊设备或环境，电子档案将难以传递或利用。

3）非传统安全因素影响较大。电子档案对特殊设备及环境存在较大依赖性，使得其安全管理方面容易受到设备及传输环境影响，而面临着易篡改、易损坏、易非法访问等非传统因素威胁。

3 电子文件归档及电子档案管理现状

3.1 数字档案资源建设规划不足

当前，航天企业全面推动科研生产模式向数字化、网络化、智能化转型，虽然最大限度地提高了各级档案部门、信息设施的数字文件资源的完整性和安全性，但由于缺乏一流的设计和综合规划，导致数字文件资源的思路和管理策略不足以找到科学的管理方法。与此同时，航天企业在电子文档归档、元数据管理、传统载体归档数字化等方面缺乏统一的标准，这突出表现在数字文件资源的构建，由于元数据捕获、编码、电子文件格式等标准不一致，数字文件资源参差不齐，而且难以实现共享网络。

3.2 对档案信息化建设重大意义缺乏正确认识

档案信息化建设重大意义是改变过去档案单一僵化的管理模式，提高劳动生产率，档案管理可以变得省时省力、检索查询便捷即时；实现了无纸化办公，打破档案流转带来的繁琐；档案进出库可查可控，保证档案的安全；档案信息生成电子文件，档案管理实现共享。同时也改变了过去档案管理的职能，档案管理部门朝着信息采集、管理、服务职能转变，工作重心落在为企业发展提供高效优质的服务上。但是，现阶段，许多企业的领导和档案管理部门的工作人员没有认识档案信息化的重大意义，其中，一部分人在接受信息化理念方面存在疑虑，难以积极领导或参与进来，甚至于极力排斥；另一部分人漠视信息化建设对档案管理工作巨大的推动作用，对档案信息化抱着可有可无的态度，不能积极创新，档案信息化建设被搁置，进展 缓慢。

3.3 电子文件存储格式不统一

航天企业在日常生产经营过程产生各种载体形式的电子文件资料，有图片、文本、照片、影像，CAD图纸、PCB图纸等等，但从当前企业电子文件归档来看，由于电子文件存储格式不统一，数据结构和电子文件存储格式与计算机办公操作应用系统兼容性差，影响了电子文件归档及电子档案管理质量和效果。

3.4 查询和资源共享利用率不高

在全新的“互联网+”时代，发达的信息化技术以及网络数据共享功能大幅提升了企业档案管理的便利性。目前，有的企业没有积极开发与企业实际相符的服务器，不能完成内部或外部的资源共享。企业档案管理部门没有借助网络完成各项档案信息的收集、汇总、存储、利用等操作，无法提升信息数据处理的效率。有的企业档案管理部门各项操作还是借助纸质文件，通过发挥人力作用达到工作目的，耗时费力，无法保证信息的准确性，没有在信息化系统中快速查找相关信息，做到及时搜索、即时应用，提高档案管理的灵活性以及档案的利用价值，导致档案利用率不高。

4 加强企业档案信息化建设的对策措施

4.1 规范标准研究

要在企业工程信息系统（EDM）中遵守当前的电子文档管理标准，就需要对国家和行业的电子文档管理要求、标准和标准进行全面整合，反映电子文档管理整个生命周期、资源管理和专业技术等多个视角，并管控企业文档的归档。企业电子归档管理规范必须从全面考虑电子文档归档管理入手，包括电子文档归档的组织、传输和审核规范。电子文件的组织规范包括企业系统存档功能设计、数据存档要求、元数据存档要求、电子文档格式要求和库存内容存档。电子文件传输规范包括业务和数字文件管理系统集成规则、数据传输接口规范等。审核规范包括数据完整性审核要求、数字文档管理系统中接收审核功能的设计规范、电子数据标准、电子文件元数据标准等。

4.2 健全规章制度

根据《电子文件管理暂行办法》，参照《企业电子文件归档和电子档案管理指南》等相关规定，结合企业实际，进一步健全企业电子文件归档及电子档案管理实施细则，具体内容应包括电子文件归档责任主体、归档范围、归档流程、归档要求，以及电子档案收集、鉴定、整理、存储、编目等原则和步骤，通过健全的规章制度，确保企业电子文件归档及电子档案管理的规范化、科学化。

4.3 做好“四性”检测

企业电子文件归档及电子档案管理应确保“四性”，即“真实性、可靠性、完整性和可用性”鉴定合格率达到100%的标准和要求。为此，应尽可能多的将功能嵌入归档接口，最大限度地减少人为干预，不断提升电子文件归档及电子档案管理的信息化、自动化水平。如，根据企业电子文件归档及电子档案管理的实际，结合“四性”鉴定的标准和要求，在企业电子文件移交、接收、保存等环节，通过数字签名、身份认证、内容保障、漏单管理、日志审计等措施，设置一定数量的检测项目，从而确保企业电子文件归档检测合格率达到100%的标准和要求。

4.4 建立企业档案信息化风险防控体系

在档案信息化的进程中，信息安全是重中之重，建立档案信息化风险防控体系是企业发展的必要措施。首先，要合理维护硬件设备。计算机、服务器等硬件设备作为员工接触信息的媒介，在使用过程中应该确保信息从服务器到终端的顺畅。特别是要加强对服务器的维护，实时监测机房的温度，并定期对线路进行维修检查，避免线路老化造成信息传输不通畅甚至因短路引发的火灾。其次，应加强企业内部人员的职业道德修养，防范企业内部的腐败，可以和档案管理人员签署保密责任书，也可以和第三方大数据平台合作，依托大数据技术对一些风险行为进行预警。例如发现一些员工反常地下载大量企业数据时就可以及时跟进和审查，有效预防信息泄漏事故发生。

4.5 利用牵引，创新数字档案资源服务方式

提供高质量、高效的服务是构建数字文件资源的目标。航天技术利用数字资源管理系统中数字文件信息资源的优势，激活数字文件信息资源的价值，并针对研发过程的开发和用户需求的数据采集，利用先进的技术和创新的数字文件资源方法。

1）创建一个数字文件资源管理平台，以便集中管理和在线使用资源管理。根据管理的要求和科学的生产流程，航天企业应与业务系统（如PDM、OM和其它数字文件管理平台）建立接口，这些平台利用基于大型框架的数据管理机制，能够管理电子文档分类并动态更新电子文档和模式更改。同时，企业应改变其传统的纸质管理模式，通过电子批准、在线使用、跟踪等方式为用户提供快速方便的使用服务，以满足您使用数字文件资源的迫切需要。

2）提供了多种检索文件的方法，以满足用户的不同需求。对于项目管理人员来说，应执行简单的一键查询，为现场研究开发提供更全面的数据仓库效率模型。对于企业决策者来说，航天企业应提供数据开发利用、知识管理技术获取和分析信息的机会，以便更好地掌握企业知识管理的成果，并胜任领导者。

4.6 加强企业档案信息化基础设施建设

档案信息化的基础设施建设主要包括网络环境建设、硬件环境建设、系统软件建设三部分。它是档案信息传输、信息处理、信息交换和资源共享的必备条件，只有完善了信息化基础设施的建设，才能谈得上档案信息化建设。一是要从思想上高度重视，企业领导和相关部门要把档案信息化建设纳入企业的总体规划，要充分考虑档案信息化基础设施建设的需要，全力推进建设。二是全面推进国有企业档案馆（室）计算机和网络技术应用水平，计算机及配套设施逐步统一，推进系统软件建设。三是企业要花大力气完成内部局域网的建设，搭建安全可靠的网络环境。四是国有企业要积极创造条件，加大资金投入，强化技术力量，打造良好的硬件环境。

5 结束语

电子文件归档管理是电子文件全生命周期管理的至关重要环节，关系到电子档案的真实性、完整性和有效性的保障，是为企业收集、积累具有宝贵价值资源的关键点。因此，应当将企业工程信息化与档案信息化统筹规划、同步建设，以保证归档电子文件的真实、完整、系统、有效和安全，实现全生命周期的电子文件管控。