探讨大数据视野下的事业单位文书档案信息化建设

李 欣

（吉林省地矿勘察设计研究院，吉林 长春 130000）

近年来，伴随着我国科学信息技术的发展与进步，大数据概念逐渐形成，并且在我国各大领域得到广泛运用，对于行业的发展发挥了重要的推动作用，目前，我国诸多事业单位依然采用传统的管理手段，已经无法满足时代的发展对文书档案的利用要求，所以，大数据时代背景下的事业单位必须基于大数据视野下开展文书档案信息化建设工作，发挥其应有的服务价值。

1 信息化文书档案管理概念分析

随着大数据时代的到来，大数据当中蕴藏着大量的信息。近年来，网络信息技术的发展与完善，数据量逐年上升，通过对海量数据的整理分析，档案的利用效率也得到了提升，能够使档案的利用价值得到最大化地发挥。文书档案以录像、文字以及图片等丰富的载体形式存在，文书档案是事业单位发展过程中积累的各种文档资源，文书档案记录了单位的经济、管理活动，将信息技术应用到事业单位的文书档案管理工作中，能够有效实现其查找利用、整理存储等工作的信息化操作，能够在一定程度上保证档案数据信息的整体性、准确性以及安全性，能够为事业单位发展提供更加便利、全面的档案服务。

2 存在的问题分析

1）管理理念落后。目前，在我国事业单位文书档案管理工作开展过程中，仍然使用传统的管理方式以及管理模式，在档案管理中纸质档案依然占据着文书档案管理的主要地位，同时在档案管理中存在着重收藏的想法，而对于档案信息的利用却没有得到重视，对于信息化技术在文书档案管理工作中的使用缺乏深层次的研究，档案管理工作者缺乏有效的管理方式创新，以至于文书档案的利用价值没有有效发挥出来。

2）事业单位文书档案存在严重的损坏现象。长期以来，随着事业单位的发展，形成了大量的纸质文书档案资源，以至于库房的负荷逐年上升，其档案管理工作者的任务也急剧上升，加之纸质档案人为损坏或者自然老化现象也逐年增多，对于档案信息的完成性、准确性带来诸多影响。与此同时，事业单位对于档案管理工作的重视程度不足，文书档案信息化建设管理工作没有落实到实际工作当中，文件损坏现象迟迟没有得到有效地改善与解决。

3）档案管理人员工作能力不足。目前，在我国事业单位文书档案管理工作开展过程中，普遍存在着一本账、一套卡的传统管理手段和管理方式，由于长期受传统工作观念的影响，其工作人员也逐渐形成了固化的思维模式，对于档案管理工作缺乏有效地改革与创新，对于现代化信息技术的认知方面存在着不足，对于现代信息化建设对其专业素养以及信息技术操作能力水平的要求严重不符，另外，我国部分事业单位对于文书档案管理工作人员缺乏行之有效的培训，使得档案管理人员的工作能力以及管理理论知识无法得到及时有效地更新。

3 策略分析

1）及时转变文书档案信息化建设理念。就目前的社会发展形势来讲，理念已经成为指导行为的基础，大数据时代背景下的事业单位主要负责人以及档案管理工作者要及时转变传统的文书档案管理工作的固化思维以及传统理念，及时转变、更新现代化、信息化的文书档案管理理念，对于现代化信息技术对于文书档案管理工作的重要意义以及其价值要给予高度重视，在工作开展中要积极配合文书档案信息化建设工作，有效促进并保障档案管理工作的稳定有序开展。

2）进一步强化数字化开发与建设工作。传统的纸质文书档案不仅对其储存环境有较高的要求，同时在档案信息的查阅以及档案使用的过程中也比较繁琐复杂，还会在一定程度上造成纸质档案的损坏、丢失等情况，所以，大数据时代背景下的事业单位要充分利用现代化网络信息技术以及计算机技术等，以大数据作为其管理环境，对单位文书档案及时进行数字信息化加工和处理，及时将纸质的文书档案升级为数字化的信息格式，利用先进的数字档案的形式为相关使用人员提供更优质的服务。

3）进一步提升网络化开发与建设工作。大数据时代背景下的网络信息具有一定的开放性和共享性，新时期大数据视野下的事业单位文书档案管理工作，必须充分借助并高效发挥网络信息技术的共享优势，及时构建、科学完善立体化的文书档案网络管理工作，对单位所有的文书档案进行信息化管理及共享工作，借助先进的网络信息技术高效完成文书档案的收集、整理、归档工作，进而有效提升文书档案的利用效率，推进事业单位文书档案事业的发展。

4）进一步加强文书档案安全管理工作。近年来，伴随着科学技术的进步与发展，形式多样的病毒、木马程序以及黑客的攻击手段更加高超，且隐蔽性较好，文书档案是新时期事业单位改革发展工作当中积累的核心档案资源，相关管理工作者必须对其做好安全保护工作。第一，事业单位相关领导以及档案管理工作者必须树立起安全防范意识，对于文书档案在归档、储存及使用过程中的安全问题要引起足够地重视，同时在文书档案管理工作中还要设置信息化档案管理工作系统的访问权限，禁止外网对档案信息的访问；第二，相关管理工作者还应当对以文书档案信息化管理系统进行科学升级以及系统优化，借助现代化先进的网络加密安全技术手段，对事业单位文书档案进行安全化管理工作；第三，档案管理工作人员在日常的文书档案管理工作中要定期更新杀毒软件，定期进行木马扫描等杀毒工作，及时发现并删除计算机中存在的木马程序，有效保证档案信息资源的安全。

5）进一步加强文书档案管理工作者的综合能力。在事业单位文书档案管理工作开展过程中，档案管理工作者是有效开展文书档案各项管理行为的主体，档案管理工作者的综合素质及业务能力对于档案信息化建设的发展起到了重要的决定作用。所以，大数据时代背景下的事业单位要通过丰富多样的教育培训活动来增强档案管理工作人员业务能力，使档案工作者的实践操作能力及其职业素养得到有效提升。第一，在事业单位发展过程中要定期组织档案管理工作者开展职业素养教育培训活动，端正档案工作者对信息化文书档案管理建设的工作态度，同时以积极热情的态度投入到文书档案管理工作当中。第二，单位还应当定期组织档案管理工作者参加信息化技术实践操作培训活动，保证文书档案所有管理工作者都能够灵活掌握各种信息化管理设备的操作技能，同时高效地运用到档案管理工作当中，有效提升信息化管理设备的使用效率。第三，在文书档案培训活动开展过程中要涉及信息核心素养、信息技术实践操作、网络安全防范相关知识以及档案管理理论知识等多项内容，进而使每一位文书档案管理工作者都能够成为集多种知识于一身的综合型、现代化人才，使其成为事业单位文书档案管理信息化建设工作开展的主力军。

4 结语

综上所述，伴随着我国社会经济以及网络技术的进步与发展，大数据技术已经在各大领域得到广泛的运用，文书档案作为我国事业单位改革发展的重要资源，在事业单位的改革与发展过程中具有重大的指导意义，所以，大数据时代背景下的事业单位必须迎合新时代发展的特征，在大数据视野下有效开展档案信息化建设工作，借助先进的网络信息技术提升文书档案利用深度与广度，同时提升档案检索、档案查询、档案传输、档案收集、以及档案归档工作的效率，高效建立数字、网络、安全化文书档案管理体系，为事业单位的改革与发展提供更加优质的档案资源管理与服务，促进单位的更加健康稳定的发展。