档案管理的数字化建设与安全保密实施策略

时间：2024-04-25

钟海莉

（山东兰陵县档案馆，山东临沂 277700）

现阶段中国档案工作正处于数字化发展的关键时期，自2002年，国家档案局发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，随后又发布了《档案事业发展“十一五”规划》，提出了“建立一批电子文件中心和数字档案馆，实现档案信息资源社会共享”的总体目标；印发了《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》，明确数字档案馆（室）建设的具体内容；提出要“加快数字档案馆建设步伐”，同时还陆续制定了一系列相关标准，为数字档案馆（室）规范建设提供了保障。2020年6月新修订的《中华人民共和国档案法》，增加了“档案信息化建设”专章，指出各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全并积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。

在过去的档案管理中，部分辅助性工作主要借助计算机系统进行实施的，因此信息检阅速度比较慢，检索效率比较低，在IT的全面辅助下，档案工作实现了信息共享和数字化，同时可以进行远程操控，节约了资源，利用Digital Camera展开拍摄，并利用激光3D立体实施扫描，不仅对档案信息安全起到了保障作用，还促进了档案数字化建设的稳定发展。

1 档案管理的数字化建设路径

1）配置专业设备，完善基础设施建设。完善的基础设施是档案信息化工作开展的硬核条件，若基础设施条件不完善，就会难以展开档案管理信息化建设工作。各单位应当按照档案信息化建设要求，建设或配备能够满足库房现代化管理、档案数字化、电子文件及电子档案管理需求的基础设施设备。可从以下三个方面来完善基础设施：首先包括服务器、计算机、扫描仪等硬件设施，信息化工作质量与硬件的好坏有着密不可分的关系；其次，计算机运行网络系统，可以录入、整理档案管理资料及数据，通过全文识别将数字化的档案信息数据化，先进的计算机运行网络系统，能连接各个部门，提高工作效率；最后是安保系统，提高档案信息的保密性。做好档案资料的管理工作，避免出现档案缺失问题，及时备份档案资料与数据。

2）加强制度建设，建立健全管理机制。要想做好档案数字化管理工作，必须加强制度建设，建立健全管理机制。建立完善的档案数字化规章制度，严格遵守数字化建设中的各项规章制度，是实施档案数字化管理不可缺少的一项内容。在档案数字化过程中，建立有效的规章制度，防止因人为因素等多方面的原因，致使档案出现不应有的损失。保证制度实施的关键就是机制的科学性，这就需要在考核内容中纳入岗位职责、权利以及义务汇总，对档案工作人员的积极性与主动性进行充分调动，从而推动档案工作的顺利开展，进而促进档案数字化管理发展更加的规范性。

3）创新管理形式，引入档案管理信息系统。在数字化时代，我国的档案管理工作应与时俱进，不仅要有意识上的创新，还要有形式上的创新，推动档案管理信息化、数字化、网络化，打破传统档案管理模式的束缚。引入档案管理信息系统，通过系统来对档案资料进行批量导入，图像文字OCR识别，并按照单位的档案结构进行分类，依据编号规则将归档的档案自动生产编号，并自定义档案标签组，通过对档案进行分类，以提升检索效率；在档案信息系统中增加自定义档案属性栏，主要用于对一些档案进行补充说明，使用者还可以根据属性来搜索所需要的档案，更加方便快捷。在档案系统中包含档案状态管理模块，主要是档案的编写、待审、发布、存档等四种状态，以实现对档案的动态跟踪，使管理人员能随时掌握档案的状态，还可以设置受控文件夹，需要查阅档案的人员只能选择发布状态下的档案信息。通过建立档案信息系统，可以实现对档案的集中统一管理，增强档案管理的安全性。此外，还可以将档案外包给专业的数字化处理团队，由专业的机构将纸质档案扫描处理，再进行电子版著录，在需要了解相关档案信息时，只需要通过搜索框检索目录，就可以了解详细内容，能够有效提升档案管理效率。

2 档案管理的安全保密策略

1）提高队伍建设，建立及完善监督制度。建立及完善监督制度，可有效保障档案保密工作的健康运行。因此，各档案保管机构需要制定严格的、规范的档案管理制度。建立档案工作协调领导小组，设立档案工作机构，配备具有专业知识的专（兼）职档案工作人员，在做好档案安全保管九防措施之外，还应定期组织人员对档案数量进行清点、对保管状态进行检查，涉及档案储存信息的计算机需要采取加密措施。利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果等技术性文件材料，必须履行严格的审批手续，未经单位领导批准，严禁提供利用。

2）认真划分控制，做好档案开放工作。对于拟开放档案，在对档案开放进行明确前，需要单位成立档案开放审核小组，认真、详细审查，审慎划分控制要开放的档案，保障要开放的档案不会影响到国家、社会，同时严格控制其开放范围。除此之外，相关管理人员还应切实做好档案的密集变更和解除工作，严格按照档案密级管理规定，对其管理方案进行切实落实执行，确保在有效范围内尽可能地开发与利用档案，实现档案价值的最大化利用。

3）正确利用档案，杜绝泄密风险。档案信息泄露风险经常会在档案利用期间出现，所以有必要科学、高效地实施档案利用期间的监督工作，以保障档案的保密性。严格监督档案的利用过程，不但对探寻档案利用期间的部分不良现象有着很好地帮助，还能有效提升档案的安全性与完善性。一是建立完善的查（借）阅利用制度。针对不同的保密级别，明确不同层面、不同范围的查阅、借阅、抄写、复制范围。了解档案利用目的，为保障档案利用的安全性，需要了解档案利用目的，准确掌握档案利用人员的心理，进而有针对性的重点监护档案。同时强化审批各种文件如加密等文件，杜绝对国家规定的绝密文件不同程度的泄露现象。二是安装场所监控设备。为有效防止偷取信息及档案资料等行为的发生，可有效利用相关监控设备如360°旋转高清摄像头、摄像监视器等实时监控档案室。在工作开展期间，一切依据规定办事，保障档案保密工作有法可依、有章可循，与此同时在实践过程中进行不断探索、不断完善。

4）加强防范措施，确保档案移动安全。一般情况下，在档案资料所处的位置不发生变动的前提下，相关管理工作的开展是较为平稳的，对档案的管理工作也能持续、稳定的进行。不过，在现实生活中，尤其是近几年随着档案基础建设的不断开展，新建了很多新档案馆（室），建成后的搬迁，会导致对档案资料进行转移。要想对档案资料进行安全转移，管理人员应提高警惕，增强对档案资料的安全保护意识，采取严格的档案安全转移防范措施，确保档案资料在转移过程中的安全。