信息化环境下企业档案管理与服务模式创新分析

何聆玉

（云南文山电力股份有限公司，云南 文山壮族苗族自治州 663000）

现如今，伴随着现代化企业的不断扩大，企业档案的数量、种类、规模也有所增长，作为企业经营发展过程当中的重要见证，在信息化环境下企业档案需要不断创新与变革，以此才能紧跟时代发展的潮流，提高档案管理的现代化与科学化，所以，积极探究在信息化环境下企业档案管理与服务模式创新具有重大现实意义，下文主要从创新企业档案管理与服务模式角度出发进行论述。

1 企业档案管理信息化的背景

2021年1月1日起，《中华人民共和国档案法》正式实施。这是档案法的首次修订，也在一定程度上为档案工作的有序开展提供了理论基础与法律保障。其中在本次修订中明确指出需推动信息化建设，以此开辟档案管理现代化的发展路径，根据解读，该项修订中新增一章节对电子档案的安全管理、信息化系统建设等进行了明确规定，并指出各级政府需要将档案信息化纳入信息化发展规划中，同时对电子档案管理信息系统、数字档案馆、档案信息资源共享平台提出了要求，这一系列的内容均在一定程度上为企业档案的发展带来帮助。

2 企业档案管理与服务模式创新的重要性

在信息化背景下，积极做好企业档案管理与服务模式创新至关重要，这不仅符合时代发展的要求，而且也是推动企业创新变革的关键所在，其重要性主要体现在两点。

2.1 能够为企业的可持续发展提供保障

就目前而言，在时代的不断发展下，我国经济体系得以完善，企业的数量规模越来越大，在发展过程当中，档案的数量也有所增加，这样一来则给档案管理工作人员带来了压力与挑战。当然，从另外一个角度分析，在企业发展进程当中涉及的内容比较多，无论是管理信息还是无形资产，均是在档案之中加以体现，这是企业整体运营的重要载体，也是反映企业不断发展的重要工具，对此，在企业档案管理过程当中，基于信息化背景加强运用信息化技术实现企业档案管理与服务模式的创新，这样才能为企业的创新发展以及整体运营提供保障，带来依据。

2.2 可以推动企业文化建设工作的有序开展

在企业的发展进程当中，企业文化是主要的内在动力，同时也是新时代企业核心竞争力的主要体现，作为企业文化的重要延续载体，企业档案需在信息技术的有效融合下改变传统的档案管理模式，提高档案管理效率，实现档案管理与服务模式创新，这样不仅可以进一步保存企业优秀文化，而且也能推动企业常有效的发展。

3 企业档案管理与服务模式的创新策略

在信息化环境下，各项信息技术层出不穷，为企业档案管理与服务模式创新提供了保障，笔者经过归纳与总结，将信息化背景下企业档案管理与服务模式的创新对策概述为以下几个方面。

3.1 做好企业档案管理制度建设工作

毋庸置疑，要想在信息化环境下推动企业档案管理工作的有序进行，首要任务便是做好档案管理制度的建设工作，要通过制度完善各项环节，落实各项工作，对此企业要从现实出发，严格按照自身的实际情况，制定独特的档案管理制度，尤其是对档案管理的各个环节进行明确，要从档案信息的建立到档案的保存以及使用，都要通过制度的方式进行展现与明确，这样方可保证企业档案管理工作的有序性与针对性。除此之外，还要在档案管理制度当中将惩罚制度与监督制度融入其中，保证每一个环节的有序开展，如果档案具有机密性，要进行监督，在档案管理当中如果工作人员出现失误，造成损失，那么则要追究责任，这样一来不仅可以实现对档案工作人员的约束与管理，而且也能为推动企业档案管理工作而奠定基础提供保障。

3.2 制定完善的档案管理信息系统

无论从宏观角度还是微观角度分析，均可以清楚地了解到，在现代社会发展进程当中，信息化技术已经成为不容或缺的内容之一，企业档案管理工作为适应社会发展变化要求，则需进行信息化建设，以此实现对传统档案管理的改进，不断提升档案管理的效率。笔者认为在信息化环境下企业要从现实出发，针对性地制定信息化管理系统，将档案以数据的形式进行保存，同时在档案信息保存当中，还要与管理人员、技术人员进行信息分类，及时存入数据库，做好权限设置。当工作人员访问档案信息的时候，需要提供账号以及密码，如果账号或密码错误是无法登录档案信息系统的，并且该系统还要对每一次的访问都要记录，如果没有经过领导部门的允许，不可对档案信息进行私自拷贝。当然为保证档案管理信息系统的有效性，还需做好定期维修与检查工作，尤其是要对病毒进行防范，做好系统升级，这样方可为企业档案管理工作提供一定的支撑[2]。

3.3 实现档案管理机制的创新与变革

在企业档案管理之中记录了企业各个部门的实际运作情况、人才引进情况、人员变动情况等等，所以是企业发展演变的重要载体。在信息化的环境下，要一改传统档案管理的模式，尤其是要构建档案信息资源共享机制，实现多个部门的相互整合，使其积极参与到档案管理之中，加强部门与部门之间的联系，为企业档案管理献计献策。还有一点，为了更好地发挥出档案管理的作用，对于管理者而言需要在信息技术的有效应用下实现智能化发展，通过档案资源信息的共享，将部门整合，为企业的创新变革提供智能化服务。

3.4 打造信息化档案管理团队

要想进一步提高企业档案管理的有效性，在信息化环境下需要积极打造信息化档案管理团队，从管理人员入手做好各项优化工作，同时在人员招聘方面要统筹全局，制定完善的招聘流程与制度，并且要将招聘划分为两个阶段，其中在第一个阶段当中要根据档案部门的整体业务量加以评估，明确认识到所需人才的数量以及人员的专业水平，另外要通过各项媒介载体发布招聘信息并做好筛选与面试工作。此外在第二个阶段，要对所招聘的档案管理人员进行培训与教育，做好工作情况的评估，并且还要将绩效考核与培训教育相互整合，提高档案管理工作人员的积极性，使其在自身的工作岗位上发挥出潜 能[3]。要注意的一点，在信息化环境下，要保证所招聘的档案管理人员掌握计算机技术，还有对于年龄比较大的档案管理人员而言，因为常年受到传统档案管理所带来的影响，所以对信息化档案管理不甚了解，对此企业也需进行信息化培训，使其掌握基本的信息化档案管理操作，以此才能提高档案管理的有效性。

4 结语

总而言之，时代在不断发展，科技的不断进步，信息技术的有效应用已经为人们的生活工作学习带来了便捷，与此同时，信息化时代来临，对于企业档案管理工作而言，需要从信息化角度出发，实现档案管理的创新变革以及服务模式的创新，并且要从多个层面入手，完善档案管理的规章制度，打造优质的档案管理团队，落实各项档案管理流程与环节，真正将信息化技术融入到企业档案管理之中，如此才能减轻档案管理工作人员的劳动量，并且还可发挥出信息化的作用与价值，提高档案管理的有效性与科学性。