档案管理中数据库的运用策略分析

画 方

（洛阳北控水务集团有限公司，河南 洛阳 471000）

在现今社会不断发展背景下，档案管理工作是当下最为复杂的一项工作内容。在档案管理工作中，包含着大量的个人信息，一旦在整理信息数据过程中出现差错，将会对某个人造成极大的影响。在以往电子信息技术还未得到广泛应用的时期，档案管理工作通常是借助人工的力量来完成相关档案的归纳与整理。在仅仅依靠人工的情况下，档案管理工作的整体效率不仅呈现偏低的情况，在一定程度上，还会存在较多的缺陷与问题，例如档案错误、丢失等情况。为了避免上述情况的出现，我国政府在不断的完善相关政策，以此减少问题的出现，虽具有一定的成效，但该种问题依旧存在。近年来，电子技术快速发展，各个领域中逐渐广泛应用电子技术，档案管理行业也逐渐应用电子数据库来归纳、整理相关档案。

1 数据库在档案管理中应用的现状

在时代快速发展背景下，我国各个单位的业务在不断壮大，传统的人工管理档案的方式已经无法适应现阶段具有巨大数量的档案整理工作。在社会对档案库大的利用需求下，档案管理工作的创新与改革逐渐成为行业发展主流，利用档案管理软件进行计算机管理成为提高各个单位档案管理水平的主要途径。在信息化时代下，以往传统纸质的档案逐渐转换为网络中的数字信息，也就是说以往实态的档案信息逐渐向虚拟化转变。从某种角度上将，在网络中所传递的档案信息，往往是档案复制品，在一定程度上保证了档案信息的安全性与隐秘性。与以往传统方式整理档案信息不同，数据库在管理档案的过程中，通过计算机的辅助，可以很快地进行相关档案信息的收集、整理、立卷、归档、管理等工作，在一定程度上讲，数据库的应用比以往整理纸质文档有着更高的要求。因此，管理人员不仅需要拥有较强的档案管理业务素质，还需要对计算机与数据库具有一定的认知与了解。在现阶段的档案馆工作中，存在大量的管理工作人员知识结构老化的情况，对于计算机技术知识以及数据库等方面缺少相关的知识，导致在录入基本信息时，无法确保基本信息录入的准确性与规范性。另外，在建立部分档案管理软件的过程中，相关人员仅仅考虑了当时的数据量以及用户需求，忽视了为了发展的需求，导致数据库结构中仅仅拥有少量的数据字段，数据库容量较小，无法导出通用格式的数据。一旦数据量成倍增长，数据库的运行速度便会大幅降低，工作效率也因此大幅下降。

2 数据库在档案管理中的应用建议

2.1 采用科学的数据库开发方式

早期开发档案管理软件时一般采用的是机构化的方式，由于其稳定性、可修改性以及可重复使用的程度都不太理想，一旦用户需求产生变化，往往会导致整个系统结构产生变化，而这种变化的实现则需要较高的代价来实现。因此，档案管理部门对开发档案管理软件进行了一定的研究与创新，并拥有了一定的成效。新型的档案管理软件采用的是面向用户的程序设计方法，通过商定一种或多种数据转换方式，实现数据在不同软件之间的信息共享。同时为了满足时代信息网络化的需求，档案管理软件具有了借助网页进行数据信息查询、交换的功能。为了实现日后对数据库进行实时的升级与更新，软件在设计过程中还需考虑数据量增长速度以及数据库技术发展的整体趋势，以此确保档案管理软件的科学性。

2.2 确保档案的保密性和安全性

在整个档案管理工作中，人们对于单位档案的保密性与安全性有着极高的重视。一旦档案进入计算机网络系统中，网络系统正义的安全性是决定档案保密性的重要因素。作为计算机网络的使用者，相关电子文件的保管者与拥有者都需要对相关信息技术的发展进行实时的关注，在管理过程中，相关人员有责任采用防火墙、密码技术等先进的信息保密技术确保档案的保密性。同时，为了确保档案的安全性，相关管理部门需要建立符合科研档案技术发展规律的各种工作规范来保障电子文件的安全。

2.3 加强网络监控，及时备份数据

在整个档案管理系统中，对于档案安全性的伟大威胁便是网络中的威胁。为了避免网络中存在不安全性因素，在对电子档案进行管理的过程中，相关管理人员需要采用多种网络安全策略，通过各种安全策略之间的相互配合，有效保证档案的安全性。在网络完全策略中，网络的访问控制是保证网络安全的重要核心策略。在整个网安全管理中，其主要的工作人物便是确保网络资源不会被非法使用或访问。可以说，网络的访问控制是保证网络系统以及网络资源安全的主要手段。除此之外，档案管理工作中还需建立计算机检索查询和提供档案信息的主要服务方式，通过对使用者提供网状的信息组织结构，确保使用者在浏览相关信息的过程中，可以根据自身的意愿对相关信息进行查阅。

2.4 关注计算机病毒的新变化

在计算机互联网技术快速发展的推动下，档案信息系统逐渐向局域网、互联网的方向拓展，虽然在一定程度上增加了档案信息管理效率，但随之而来的是计算机病毒的危害。网络时代下，新型病毒拥有着较多的新特征，例如病毒会通过网络途径进行扩散，在扩散过程中，病毒与计算机之间呈现密切的入侵关系。在Windows操作系统中，其自身的网络功能是病毒常见的攻击点。为了有效避免上述问题的出现，档案工作者应当时刻注意新的技术变化，通过制定针对性的策略，对档案管理的相关制度、技术监督、后备保护、应急措施等多方面进行综合的防范，确保档案信息的安全。

2.5 加强法制建设

保障档案信息安全单纯依靠档案管理部门自身的努力是不够的，还需要有相关法律、规章制度的约束。因此，档案信息安全与其它社会问题一样，是一个复杂的综合性较强的问题，各个环节必须紧密衔接才能发挥作用。立法在保障档案信息安全性中的作用是不言而喻的，缺乏法律支持的信息安全保障是纸上谈兵。我国早已将信息安全列入国家信息化发展战略在档案信息安全保障中相关法律规章制度的建设有着极为重要的作用。为了确保在新问题形成后，档案信息的安全性，我国需要更加完善、专业的法律、法规出台。

3 结束语

在社会发展，时代所趋的要求下，为了提高档案管理效率，进行档案管理的人员需要全面掌握相关大数据库的相关技能知识，通过运用数据库，提高档案管理的相关性，实现全网互联。同时，管理者要积极发现具有计算机高科技技术型人才，不断的培养具有高科技人才。做好传统与新时代相关技术的衔接，使得新时代、新技术、新方法成功的做好档案管理工作。