电子档案视野下中职学校档案应用探究

时间：2024-04-25

李芊蓉

（中山市火炬科学技术学校，广东中山 528437）

中职教育体系中档案依托其记录和输出特性，为中职学校各项决策和发展指明了方向，保障学生现代化教学和就业[1]。而在电子技术高度应用的教育状态下，中职学校应进一步剖析电子档案建设与应用的意义，找准自身管理和应用存在漏洞，提出具有建设性意见措施，为中职学校和学生发展提供良性支撑。

1 中职电子档案应用与特点

众所周知，档案电子化管理是档案管理现代发展的主要路径。对于中职学校而言档案的电子化管理和应用主要有以下特殊体现：首先，中职教育的特殊化决定着中职学校的专业设置是随着社会发展逐渐调整的，学校的电子档案能更好地筛选学生毕业就业方向，反向指导学校专业设置的整合方向，为学校专业出路提供指导路线。其次，为校本课程的研究和开发奠定基础。在现代化教育体系中，校本课程是体现一个院校教学水平的关键，而电子化档案具有高质量、高效率的输出，一方面高效展示学校学科和学生培养演进规律，从而缩短校本课程开发周期，一方面可动态纠正校本课程研究方向，究其原因电子档案实际处于动态变化过程，而其在丰富和完善的过中能为校本课程研究指明方向；第三，强化学校的校友资源，激励学生再进步。学校在合理范围内，为学生展示电子档案中本校的优秀人才，可为学生树立学习榜样，激发学生积极性和主动性；第四，提升教书育人的效果。充分利用学校电子档案，可找准学校重点专业建设方向，优化学校师资队伍配置，提升教育效果的输出，为学生搭建良性学习环境。

从中职学校奠定档案应有优势看，其具有三个方面特征：一是从管理对象看，其不再以传统的纸质档案管理技术和理念为主，而是以电子技术为依托，形成现代数字信息管理体系。其对象由传统的纸质转为“数据信息”。二是从管理方式上看，相较传统管理方式，电子档案操作性、便捷性及范围性等都得到了提升与扩大，尤其在电子信息技术开放性思维模式下，电子档案开始主动开放进一步提升了其便捷性。三是从管理时效看，相较于纸质档案，电子档案能更加清晰、无损且更长时间的保存档案，对于档案的应用也不会对原档案产生损伤。

2 中职电子档案应用现状

尽管多数中职学校开始重视电子档案的应用和建设，但从档案电子应用状态和特点可以看出，还存在一定不足：首先，建立力度不足以支撑电子档案现代化应用。即部分学校并未重视档案电子化建设，仅将档案管理进行部分优化，并未形成一体化电子管理系统，如仅在保存环节进行电子化管理，而输出能力还处于较低水平状态[2]；其次，电子档案风险规避水平较低。即存在人为和设备环境因素，前者主要是指相关管理人员应用过程，缺乏一定安全意识，提升了校园信息泄露的风险。后者主要是指缺乏一定安全设备，或安全系统不完善，如备份系统、防护墙性能薄弱、密钥系统等。第三，电子档案应用效率较低，究其原因是因为学校对于电子档案应用队伍建设力度不够，通常只有档案管理人员使用，对于各部门乃至教职工普及电子档案如何应用的力度不够。

3 中职院校电子档案建设与应用优化路径

实践证明，要想提升电子档案效能输出，需从源头进行控制和优化，即强化电子档案建设路径，优化其措施方案，纠正偏离方向，以推动电子档案高质量进步，具体而言：

1）重视电子档案管理的建设。若相关人员未重视档案电子化建设，那么必然会出现：监督力度不够、安全风险较高、制度完善不可靠等问题[3]。随着电子档案在中职学校档案管理中的改革和应用，中职学校也应当逐渐提高对于电子档案管理的重视程度，学校管理层应当首先树立正确的电子档案管理理念，并认识到电子档案管理的重要性。同时，学校管理层要认真落实电子档案的应用，加强对档案管理人员的培训和教育，对档案管理精神的落实和档案管理工作侧重点的认识尤其重要。另外，学校还应当加强监督力度，对学校自身的档案管理工作提出一定的要求，并严格督促相关档案管理人员开展档案管理工作，从而实现电子档案管理的改革推行和档案管理工作的顺利进行。

2）优化电子档案管理制度。对于中职学校档案管理而言，管理制度十分重要。明确清晰的管理制度是处理电子档案管理过程中出现问题的可靠方向，学校可以结合自身电子档案的发展情况来制定具体的管理细节。中职学校通过管理制度的明确，可以对档案管理员进行严格的行为规范，进而减少档案丢失、泄露、篡改等情况的出现；也可以对权限责任进行明确划分，从而有效控制防范电子档案的损坏、丢失等问题的发生，也对档案管理人员起到一定的监督作用。另外，在电子档案管理制度的完善过程中，新增的档案类型也能够通过管理革新来找到其准确定位，从而使档案管理更加准确和高效。

3）要强化人才队伍技能素养。人才技能素养在任何事业建设中都处于核心地位，都是保障事业建设的稳定剂[4]。因此，中职院校需对其予以相应重视，要不断提升电子档案人才队伍人才素养，完善人才培养措施。具体而言：首先，要提升人才队伍地位，将其纳入院校管理体制中，实行同规范同管理，并在此基础上优化其待遇体系，以留住人才、吸引人才；其次，开设学生——师资队伍双向建设体系，即利用电子档案管理属性，将其作为提升学生现代化电子技术管理能力的培训基地，为电子档案管理注入年轻活力。同时，依托此管理方式重构或完善队伍构架，比如招聘拥有具有高素质技能的专业管理人才，以填补人才队伍空白；其三，优化人才队伍培养措施，采取多元化、多样化、现代化培养措施，形成动态培养体系。比如，利用学校资源，搭建“线上+线下”培养平台，前者依托本校电子档案管理和应用方向，上传录制视频，或线上直播视频，后者主要周期性开展技能素养培养讲座，为教职工梳理学习内容，普及电子档案查档等应用知识，加深教职工对学校电子档案应用效率，促进学校各职能部门档案共享的利用。

4）创新电子档案建设路径。目前电子档案应用环境复杂多变，若仅依托原建设方式，不利于其深度、体系化、现代化发展。于此，要以更高维度视角创新建设方式，赋能电子档案新属性，从而提升电子档案应用水平。具体而言：首先，创新要因地制宜。即要依托现学校档案资源，研究目前学校电子档案建设的重点，理清各类别档案的相关因素，比如人才、设备、管理措施等，为创新建设奠定良好基础；其次，创新要稳定并系统地开展。在理念上，发展“以人为本、服务至上”的管理应用理念；内容上，充实管理内容使其更加高效、准确、有序、规范等；模式上，结合学校中心工作和档案工作重点，优化档案管理设计方案，形成一体化、系统化电子档案管理模式，以推动电子档案多元化发展；实践上，要整合现有资源，搭建实践信息反馈体系，对反馈的信息进行加工处理，定位创新过程中的不足，采取恰当措施改正其中缺陷部分，从而提升创新措施效能。