城市规划行业电子档案管理系统建设研究

时间：2024-04-25

杜亚楠

（临沂市规划信息服务中心，山东临沂 276000）

随着城市的高速发展，城市规划行业的重要性正与日俱增，为此，必须合理利用电子档案加强对城建行业的信息管理工作，才能满足未来的管理工作要求。因此，应该加强对城市规划电子档案管理系统的建设工作，完善管理系统功能。

1 电子档案功能

1）GIS技术。城市规划行业的档案中，会有很多和地理相关的信息，而GIS技术可以满足定位、地理信息等需要，因此，可以满足在数据内容和空间上的一致性，实现数据和空间的统一。通过GIS技术来构建城市规划的电子档案，可以实现在图形上对城市规划电子档案的密集分布，电子档案的用户、管理人员都能利用GIS平台来实现对电子档案的查询和管理，在管理过程中，也能充分利用自动化技术进行管理工作，不仅能提升管理效率和降低管理难度，更满足了对城市规划管理在精度上的各项要求。利用直观的图形数据，城市规划者的决策工作能得到有效地帮助。

2）WorkFlow。传统的纸质信息在管理和应用上都比较僵化，缺乏灵活性，而利用城市规划电子档案技术时，可以搭配WorkFlow技术，确保对各种不同档案的权限管理，以及满足对城建档案管理的各项要求。该技术以新信息通信技术为基础，管理人员可以根据工作的需要进行文件传输规则的事先规划，工作中就能自动传递信息，高效率、灵活地完成相关工作要求。同时，使用该技术还进一步提升了电子档案的一体化，可以在工作过程中构建统一、高效的文档管理模式，满足管理人员的各项要求。

3）加强电子登记档案管理。随着城市的快速发展，城市规划电子档案已经逐渐成熟，其中包括了各种不同类型、形式的电子档案文件，并且具备了十分丰富的功能。例如可以通过矢量文件和位图来对电子档案进行分类和分别管理，将DWG等类型文件和JPG等类型文件进行分类，以避免因为文件格式不合理所导致的各种问题。

2 电子档案的特点

1）便利性和适应性较强。电子档案由于使用电子信息系统进行传输，因此具有非常好的传输、分享效率，随着软件技术的不断完善，电子档案的使用者可以使用电脑、平板、手机以及一些专业设备来获得电子档案，以及在完成身份识别后对档案进行管理工作。同时，目前的电子档案系统都具有比较强的功能扩展性，技术人员能根据工作情况的需要来对功能进行开发和调整，从而适应特殊的档案管理和应用需求。在这种情况下，更简化了审批等工作的业务流程，保证多数工作只需要简单的审批就能够实现。

2）一致性强。传统的纸质文档在使用的过程中，存在资料不集中、文档排版要求不统一等问题，不仅由于资料分散导致不利于查找，也会因为标准不统一难以阅读。在经过长期的储存之后，档案可能会变色、信息丢失，不利于档案的长期保存。而电子档案能根据需要建立信息管理系统，保证不同种类的图文信息保存的长期性，以及提升档案的流转、分享速度，满足对文本信息的随时查阅，方便对数据的管理要求。

3）可实现跟踪管理。城市档案的类型很多，管理工作投入巨大，需要不同人员之间的配合，使用电子档案能利用信息系统加强不同工作环节之间的人员联络，有效跟踪各种实时数据，避免因为传递效率太低影响跟踪管理的实时性，避免电子档案出现损失。各种不同类型的文字、图标信息，都可以随时进行查阅，满足了管理工作的即时性要求，而通过对各种数据根据属性进行分类，也提升了数据的共享效率。

3 城建规划行业电子档案管理措施

1）提升技术水平。为了高效、准确地实现对电子档案的管理，就需要提升技术水平，强化电子档案管理系统信息化建设，加强对信息化资源的开发，满足电子档案的管理要求。因此，需要加强服务器、数据库、通讯系统、通信网络的建设，做好日常工作过程中的软硬件维护，定期对系统进行更新，保证信息化建设工作的正常运行。其中，数据库建设是整个电子档案管理工作的核心，城市规划行业档案中包括了文字、图片、表格、影像资料，资料的类型比较多，要保证数据库能高效获取数据、稳定储存档案，并且能合理归类资料，保证规划档案的高效率使用，充分发挥电子档案的优势和价值。所以需要做好对数据库的检索条目建设，明确数据储存和使用标准，强化信息的收集和采集，以及加强数据库使用软件的开发，提升数据库的工作效率。

2）完善城建档案管理。城建电子档案的建立能够对城市的发展和建设都进行科学化的记录，不仅可以有效做好城市当前的管理，也能对城市的后续发展提供数据上的支持。因此，有必要做好对电子档案的管理工作，充分挖掘出数据档案的价值。因此，需要改变传统的管理方式和管理理念，推动搜索模式的改革，依托互联网建立起多用户系统，在存储大量数据的同时，也推出档案服务，满足城市规划行业对电子档案的需求。相关人员也应该提升对电子档案的重视程度，严格根据规定来开展档案管理工作，合理利用信息化工作方法，发挥管理工作的作用。针对电子档案的管理需求，构建全新的档案管理工作制度，明确档案准确、高效的管理要求，以及做好相关服务工作。档案管理过程中，要充分利用动态管理的理念，做好管理工作的记录，明确不同类型电子档案管理工作的规范，实现规范化管理。

3）加强人才队伍建设。电子档案管理对人才技术水平要求很高，而且数据技术在近年来更新速度非常快，因此随着城建档案的信息化发展，有可能造成人员水平不足和档案管理对人员技术能力要求之间的矛盾。同时，很多传统人员对计算机技术的了解和掌握水平比较低，使他们不仅难以对档案的价值进行开发，也很难解决工作过程中出现的各种问题，因此会导致业务流程运转受到很大的阻碍。为此，必须明确人才标准和人员能力素质的要求，并以此开展人才队伍的建设工作，以满足复杂的档案管理工作需要。为此，人员不仅要了解计算机技术的使用，也要保证一部分人员可以能够主动对系统进行开发和维护，提升数据库和服务器的功能，充分挖掘对城市规划数据的使用效率。同时，也要保证人员具有较强的服务意识，充分利用以人为本的理念加强技术开发，满足城市规划电子档案的要求。

4）加强对城市规划电子档案的宣传。为保证城市规划行业能主动使用城市规划电子档案系统，就必须做好电子啊档案管理系统宣传工作，提升公众对相关制度、政策、法律的了解，保证电子档案收集的效率。因此，可以利用线上、线下平台来对城市规划电子档案的管理法规、要求、特征、注意事项等等展开宣传工作，加强公众对城建规划电子档案的了解，提升电子档案在公共事务中的效力。