事业单位档案管理信息化建设探析

蔡振华

（威海市公路事业发展中心，山东 威海 264200）

自改革开放以来，随着科学技术水平的发展，国家各方面日益强盛，我国的各个企业公司、事业单位都有了长足的发展和进步。但是在此过程中各个事业单位的档案管理水平并没有跟上事业单位的发展脚步，传统的档案管理办法已经无法满足当前事业单位对于信息的需求。因此，在新时代下为保证事业单位的良好发展，各单位都开始积极探寻如何进行档案管理工作。而互联网由于其实时性强、操作简便、保密性高等多个优点被在各个事业单位广泛应用。而本文也就基于此展开，期望能给大家提供一些帮助。

1 事业单位当下档案管理工作的现状

想要良好的探析事业单位档案管理工作信息化的建设，我们首先要对当下事业单位的档案管理工作有一定了解，毕竟如果对一项事物不了解，空谈其发展建设是不负责任的，不严谨的。

对于当前事业单位档案管理工作的情况我认为用“碎片化”来概括是比较合理的。当前由于档案管理部门的分散，再加上政府对于档案管理制定了相关管理规范导致碎片化的管理模式广泛用于档案管理过程中。但是这种缺少体系不够整体的档案管理方式对于事业单位而言常常导致档案查找困难，档案查找体验感差、档案管理责任主体不明、大家对档案管理的上心程度都不够、这样往往导致档案弃置现象严重，对于事业单位的发展极为不利。

档案，是事业单位管理员工重要依据，而如今网络技术的快速发展，推动着各行各业的快速发展，对于事业单位的档案管理也有着重要作用，如何科学有效的管理档案成为各个事业单位需要学习进步的地方，而各个单位又该如何利用如今发达的互联网技术让档案管理趋于信息化、一体化。下面我们就来具体探析一下。

2 事业单位档案管理信息化建设工作中重要意义

1）建立良好的管理制度。在事业单位发展建设中，大家都很清楚档案管理工作对企业发展的重要影响，当但当下各企业的档案管理工作的进展状况却不容乐观。在当下事业单位的规模逐渐扩大，对员工的需求量也逐渐增加，事业单位大量的招聘员工虽然解决了公司用人短缺的问题，但是在进行员工招聘时，单位对员工并没有进行良好的人事档案统计。导致员工的业务水平能力高低不齐，很难进行统一分配和管理。同时也因为企业对员工的人事档案统计不明确，企业在对员工进行你能力培训时也难以进行优质高效的培训，员工的工作能力和为其分配的工作内容也并不合理。事业单位中一些陈旧的看资历评优提薪方式并不适合当下的年轻人才的观念，并不能挽留住人才。因此为保证事业单位的良好发展，我们要及时的调整管理制度，按功评优，按劳提薪。

2）加强员工职位与能力的匹配度。在事业单位在招聘的过程中，档案管理统一使得应聘者注重一切基础工作的表现，减少许多人对招聘工作的许多错误认识，包括一些课本以及理论。在大部分的课程中，招聘者被教育如何选一个优秀的员工，但是在部分企业不需要很多的员工，在很多面试者中选择一个合适的人才是最重要的，也是构建一个完整人力资源管理体系的基础。因此事业单位在进行招聘时，应该针对应聘者的简历针对性的推演出员工的个人能力与工作水平，做好的档案管理工作。针对性的采取多维度的考核可以让员工多维度的展示自己的能力，能使事业单位的档案管理工作更加良好的进行。对员工的培训也可以根据档案记录有针对性的进行，传统的管理模式中，企业对于员工的过往分析不够准确往往培训达不到效果，造成了严重的人才浪费。

3 如何做好事业单位档案管理的信息化建设

1）明确档案管理责任主体。在当前事业单位档案管理信息化建设工作中存在的一大问题就是管理责任主体不够明确，档案管理人员虽然被分成了不同小组，但并不明确自己所在的小组或者自己应该做些什么，这种情况往往导致档案管理流程出现混乱，一些必要的管理环节出现空挡。面对这样的情况在实际改进档案管理过程中我们应该建立完整的档案管理网络，明确每个步骤的人员应该做什么，如果档案管理某个步骤出现问题，那追责要追责哪个部门或者哪个个人，这样的档案管理方式就容易使整个档案管理过程更加科学合理，不会出现档案管理上的空挡，管理人员也能更好的负起自己的责任，更加清楚自己应该做什么，从而让整个档案管理过程体系化发展，最终使档案管理的整体效率得到提升。

2）改变传统管理模式，增设管理服务机制。当前我国事业单位档案管理信息化建设工作中存在的另一大问题就是档案管理就以纯粹的管理为主，并不重视人员档案的查找等问题。档案管理信息化建设工作的进行其主要目的是服务事业单位更好的发展，那么针对档案查询等工作服务也要提高重视。但是当下整个档案管理过程的服务机制较差，针对这样的情况，在创新档案管理的过程中，我们应该适当改变原有的管理模式，重视和宣扬员工档案的重要用途，不断体现档案的重要价值，而在实际档案管理过程中，受传统思想的影响，我们对电子档案的管理常常不到位，导致人员通过计算机查找自己的电子档案常常查找失败，针对这样的情况，我们要建立健全电子档案查找机制，逐步促进事业单位人事档案管理的信息化进程，通过这样的改进，我们就能逐步实现档案管理的由“碎片化”向“整体化”的转变流程。

3）加强对档案管理人才的培养。档案管理工作至关重要，所以对于管理档案的相关人员的要求及培训也是十分严格的，同时这也要求相关的档案管理人员有着极高的综合素质及专业素养，而人员素质的好坏也决定着档案管理工作的有效性，所以对于档案管理相关人员的培训和选拔是必不可少的，同时档案管理工作人员也应有与时俱进的思想，在如今科技发展的大潮流之下，学会信息化科学化的管理档案资料，光有人员的相关培训还不足以实现档案管理的科学化与有效化，相关制度的建立也是必不可少的，它是档案管理的基本准则，也是档案管理的必要保障，比如人员的使用登记，档案的定期检查，定期的制度考核及员工激励制度，这种制度可以很好的让员工遵循工作制度，促使他们与时俱进。在进行人员的编制时，应根据员工的特点进行编制，同时在教学时也要因人而异，才能最大幅度的提升档案管理的科学化与有效化。

4 结束语

综上所述，事业单位档案管理的科学化与有效化还需要不断地与时俱进，不断适应潮流变化。档案管理的信息化建设工作不是一朝一夕就能完成的，需要我们不断学习，不断改善。祖国在强大，技术在进步，做好档案的管理就是做好事业单位进步的基础，有了这层基础，我们才能更加强大。各个单位需要强化档案管理人员的培训，完善档案管理的制度，才能科学有效的进行档案的管理与整合。