大数据时代背景下的档案管理工作创新研究

时间：2024-04-25

高之良

（江苏省连云港市赣榆区班庄镇农村经济服务中心，江苏连云港 222132）

大数据背景下国有企业的档案管理工作发生了很大程度的变化，档案管理工作的方式以及管理的理念等方面发生了根本性变化，使得档案管理工作更加地注重效率和质量以及安全。只有运用好大数据技术，发挥大数据技术的优势，才能对档案管理工作高效化推进起到积极作用，才能有助于实现档案管理的目标。

1 档案管理大数据化的必要性

随着信息技术的飞速发展，数据信息快速增长的时代已经到来。大数据不仅仅是时代变革的标志，同时也是新阶段的开始。就目前而言，大数据作为各行各业发展的重心和焦点，与传统的处理方式和运作机制都大不相同。这些新的技术手段不仅为整个社会的发展带来了巨大的冲击，同时也使档案资源的管理和整理难度急剧增加。传统的档案检索、利用和服务功能已经不能满足社会和用户的需求，改革管理体制和方式，已经成为当前档案管理工作的首要任务和必要途径。因此，面对新时期的转型挑战，档案管理部门和管理者对于当前档案管理工作的现有问题和管理途径都要有一定的创新。一方面要打破传统的管理方式，摆脱传统思维的制约；另一方面要紧跟当前大数据时代的发展，充分利用社会资源和力量，建立新型档案管理方式，从而达到创新档案服务的要求和目的。大数据时代档案管理的创新已经成为当前档案管理创新的必然趋势和必要任务。截至目前，我国在基于大数据时代对档案管理方式的革新已经有了很大的进步，但在未来的发展中，大数据管理仍然是时代发展的主流趋势。因此，背靠时代背景，发展档案管理新模式势在必行。

2 大数据时代档案管理工作面临的问题

2.1 管理模式陈旧制度不健全

在大数据时代，通过大数据的应用能快速处理工作，更快地收集信息、处理信息。近年来，档案数量在不断增长，纸质档案管理无法有效保存档案，且管理成本剧增，还存在诸多困难，如在长时间的保存中，纸张会出现字迹模糊、老化等现象，而且有时会由于漏水等事故导致档案信息的完整与安全受到威胁。传统模式下的档案管理制度僵化问题一直存在且亟待解决，使得档案工作者自身的工作积极性较差，在进行资料交接和存放时工作随意性较大，使得档案存在遗漏或者破损之后较难追责，逐渐形成恶性发展循环。

2.2 档案安全问题

安全问题不仅是档案管理工作中需要高度重视的问题，同时也是互联网发展的重要问题。相较于传统的纸质管理方式，信息化的档案管理在带来一定便利的同时，也带来了较大的安全隐患。数据资源是按照一定的数字格式和电子信息进行存储的，在数据分析中心，都是以密钥的形式来进行加密处理。但这样的加密方式并不能真正保证数据信息的安全。目前来说，网络平台的安全隐患主要分为两种：一是现有数据分析平台能力不足，由于同时在线或是数据本身携带有病毒就会导致数据处理平台的崩塌，从而产生数据不能使用或是数据泄露的风险。二是我们众所周知的黑客攻击。非法窃取用户的档案信息，不仅使重要的数据资源丢失，同时还会使整个档案信息安全风险增加。过于依赖于网络信息技术，同时也会产生被信息技术反噬的风险。

2.3 档案管理队伍建设需要加强

大数据时代国企档案管理工作的实施过程中，需要有强大的档案管理队伍作为支撑，从而真正有助于提升档案管理的质量水平，但从实际的档案管理现状来看，由于档案管理的队伍建设不完善，以及档案管理人员自身的专业水平没有达到工作要求，缺乏树立数字化的档案管理意识，这就必然会影响实际档案管理工作的良好推进，不利于各项档案管理工作的良好开展。

3 大数据时代背景下档案管理工作的创新

3.1 转变档案管理工作的观念

通过对互联网优势的利用服务于档案管理工作，信息数据管理服务于档案管理工作，转变档案管理工作的观念具体表现为以下几个方面：利用计算机在档案管理日常工作中对相关档案信息进行归档处理，存储工作中各种信息数据，梳理分类归档意识；提高处理加工档案信息的能力，形成认知各种事物的意识；强化计算机技术能够对档案数据信息提供最佳处理，为档案管理工作提供更好的服务。例如在企业业务信息管理上产生的大量数据，利用大数据理念管理这些信息，能够摆脱传统信息管理的模式和观念，将企业业务数据以全新的形式存储和管理，并且管理更加便捷，存储量也不会受到限制，企业业务信息管理工作将得到简化，更有利于企业业务信息管理的优化。

3.2 提高档案管理安全性能

数据信息的安全管理是整个档案管理工作的基础。因此，如何提高档案管理的安保能力是当前档案管理工作首要解决的问题。首先就黑客攻击方面而言，建立和完善有效的安全系统是防止黑客攻击的第一步。在网络监管中，保证计算机网络系统的安全高效运转。一方面，建立合理有效的监督机制，不仅能够提高网络信息安全防护的能力，同时还能有效进行风险检测和监控，有效防止黑客入侵。另一方面，培养相关的技术人才，在为档案信息提供安全系统保障的同时，还能够为档案管理的专业型人才的培养奠定基础。其次是加大对平台的研发力度和存储能力的扩大，以此来保证平台的平稳运行和不断发展，减少平台崩溃的可能和数据信息的丢失，从而达到数据保护的目的。最后是相关档案管理工作人员要具备充分的安全防范意识。除了网络系统的信息维护和保密工作外，还应该建立相关的网络管理制度和从业人员的工作标准，对于出现的违反相关规定的行为严惩不贷。

3.3 提高档案管理人员专业素质

大数据时代的国有企业档案管理工作开展中，要充分注意从管理人员专业素质的培养方面加强重视，档案管理人员自身要不断提升专业技能，运用网络技术以及大数据技术展开档案的管理工作，提升档案管理的效率和质量。档案管理人员要从理论上以及实践方面的能力素养上不断提升，从而更好地满足当前的档案管理工作的要求，从整体上提升档案管理的质量水平。企业要注重对档案管理人员进行开展培训工作，促进档案管理人员专业素质提升，为企业的档案管理工作质量控制打下基础。