加强国土资源业务档案管理的策略思考

刘小艳

（平泉市自然资源和规划局，河北 平泉 067500）

国土资源业务档案是国土资源档案部门在推进各项业务实践活动当中形成的拥有利用价值经整理归档之后以不同形式与载体不同形式与载体呈现的历史记录。这是一种非常重要的信息资源，记录各种自然资源的利用状况，同时也能够体现出国土资源的性质、类别、权属变化等相关情况。为了更好的满足国土资源工作的创新发展要求，面对大量的业务档案信息，应该做好科学化的档案管理工作，提高档案的开发利用价值。档案管理部门面对国土资源业务档案，同时还需要根据档案工作的实际要求提出科学化的管理对策，适应新常态国土资源管理现状。

1 国土资源业务档案的专业化要求

国土资源业务档案是国土管理业务工作当中收集到的专业化的档案信息资源，拥有极高的保存保管价值，在经过归纳整理之后以各种不同的形式和不同载体呈现出来，比如文字、图表、电子文件、实物材料、声像素材等等。国土资源业务档案细致记录了自然资源利用情况，比如土地、矿产、海洋等资源，与此同时档案当中还涉及大量有关于土地出让、土地管理、文书档案、人事档案等多个方面的信息，可以给部门做好权属管理、资源开发、权属矛盾解决、供需问题处理等提供依据。伴随国土资源工作的深入推进，实际工作当中生成的业务档案也有所增多，这又进一步提高了对档案管理工作的要求，给业务档案管理利用带来了机遇与挑战。从整体角度出发，国土资源业务档案工作是系统化和专业性强的复杂工作要求。档案管理人员不仅能够把握国家政策走向，又要能够提高对先进管理理念以及管理方法的专业应用能力，助推国土资源业务档案管理步入到科学化和专业化的发展道路。

2 国土资源业务档案管理中的主要问题

国土资源业务档案的专业性以及档案管理要求的严格性，决定了在档案管理措施的运用当中，不能有丝毫的马虎大意，更不能够脱离当前的工作现状。受到多种因素的影响，当前的国土资源业务档案管理工作还存在也不少的缺陷和不足，主要体现在：一是没有构建完善的档案管理工作机制。国土资源业务管理涉及众多的环节，每个环节的工作都必须要做好统筹安排，确保各个部门的有效衔接和密切配合。不过由于没有健全的工作机制，特别是在监督、管理、考核等方面缺少规范机制的支持，导致档案管理质量大大折扣。二是在档案管理信息化建设方面急需增强。信息化建设是国土资源管理的必然趋势，虽然已经加大了信息化建设力度，但是目前的数字化水平仍旧不高。出现这一问题的主要原因就是资金投入不足，没有做好一系列的宣传推广工作，各方的参与度不高。三是档案管理人才团队亟待优化。在档案管理以及信息化系统的运转过程当中，人才是必不可少的，不过如今在管理人员的配备上存在专业人员不足的缺陷，而且人员的流动性较大，整体结构安排不合理，无法为业务档案的规范化处理，提供必要的人力资源支持。

3 国土资源业务档案管理的有效策略

3.1 有效理顺档案管理工作机制

完善而又规范的工作机制是国土资源业务档案处理以及综合管理得以有序落实的基础和前提条件。为了理顺和完善档案管理工作机制，需要重点做好以下几项工作：一是加大档案管理制度建设。在制度建设当中，应该对国家的档案管理制度规范和政策要求进行深入分析和正确解读，以便以此为依据制定针对国土资源业务档案管理的规范化制度。当然在制度建设当中，也要考虑到本单位的实际情况分析过去制度建设当中的不足发现，并且弥补制度建设当中的薄弱点，健全档案制度，并设置出档案管理的具体标准和实施规范，让每项管理业务的处理都有据可循，科学规范档案管理的每个工作流程，落实部门责任制。二是建立专门的监督机制。在档案管理制度的落实过程中，单位需要成立专门的监督工作小组，负责对档案管理的具体落实情况进行全方位的监管，并把监督管理工作贯穿档案收集、整理、鉴定、保管、开发利用等全过程，加大监督力度，一旦发现问题必须严肃处理。三是构建考核激励机制。特别针对当前的档案管理工作，开展全方位的绩效考核，并且体现出绩效激励作用，确保各个部门以及工作人员认真对待档案，主动参与档案管理工作。在绩效激励的基础之上，必须建立严格的奖惩机制，做到奖罚分明和奖惩有度。

3.2 推动档案管理信息化建设

档案管理信息化是档案体系建设以及档案管理改革的必然趋势。所以国土资源业务档案在管理改革当中也必须牢牢把握信息化建设这一必然趋势，对当前影响信息化建设的因素进行挖掘提出针对性的解决措施，确保档案处理的便捷性和有效性。信息化建设的措施主要涉及：一是加大信息化建设的投入力度，积极配备完善化的软件与硬件设施，建设专门的档案智能挂库房，配备先进技术智能控制好库房内的温湿度，维护环境安全，奠定档案信息化服务基础。当然还必须开发与单位档案管理要求相适应的档案管理信息系统，通过系统录入、统计、检索、利用等，落实档案信息化管理。二是建设档案利用网络化平台，加快纸质档案的数字化转化速度，积极运用数字化方法，把馆藏纸质档案信息扫描成数字化资源，为进一步的数字化和信息化管理提供便利。另外单位需要加大对档案管理信息化建设的宣传力度，提高全员参与信息化建设的积极性，同时还需要增大和信息用户的互动，了解用户的信息，需要从而提高档案服务的个性化水平。

3.3 优化建设档案管理人才队伍

随着档案管理环境和要求的变化，国土资源业务档案管理要求越来越高，想要从根本上保证管理的质量与效率，就必须从人才建设角度出发，做好人才管理和人才队伍建设。一方面单位需要对档案管理人员配置情况进行优化，彻底改变过去档案由临时工作人员或是兼职人员完成的情况，配备专职档案管理人才，并对他们的知识和素质结构进行优化。在人才选聘阶段单位，需要考量他们的综合素质，涉及专业技能、信息素养、档案利用意识、职业道德等多个方面，让复合型人才成为档案信息化建设的主流。另一方面单位需要对现有的档案管理工作人员进行教育培训，进一步挖掘他们的人力资源价值，通过不同形式的继续教育和专业业务培训，确保档案人员的专业化发展。比如可以通过业务培训、岗位培训、行业交流会、专家讲座等给档案工作人员提供全面进步的保障。

4 结语

国土资源业务档案形成于国土资源业务活动的过程，对整个活动的面貌与结果进行了有效记录，同时还用不同形式基于不同载体体现出来，是非常宝贵的信息资源，还是国家档案体系的重要组成部分，可以给国土资源开发利用与区域经济发展带来参考依据。面对当前国土资源业务管理改革发展的迫切要求，考虑到时代与行业的发展情况，档案管理部门应该更新工作理念，加大信息化建设力度，同时在管理工作当中吸收借鉴成功经验，考虑档案管理的实际情况，更好的迎接当前的机遇与挑战。