基于信息化背景下文书档案管理工作的创新分析

李 琳

（国网湖北省电力有限公司办公室，湖北 武汉 430000）

在展开文书档案管理工作时，应当结合档案的实际管理情况对管理模式进行相应的创新，以此才能更为有效地提升文书档案管理的综合水平，促使文书档案管理工作能够为企业的发展提供更多促进作用。基于信息化的背景下，在展开文书档案管理工作时要充分地结合好信息技术的实际特点对管理模式进行创新，以此也便于实现文书档案管理的现实性意义。

1 信息化背景下文书档案管理工作的创新价值

1.1 利于提升文书档案管理工作的效率

当前时期，信息技术越来越广泛的应用在了各个领域当中，并且对各个领域都做出了极大的辅助作用，而在文书档案管理当中则更是如此。信息化发展背景促使文书档案管理工作变得更加简洁、易操作起来，管理人员可以依据信息技术对文书档案进行分类管理，文书档案也从以往的纸质版本变成了电子档案，不仅降低了管理人员的工作负担，更是保证了文书档案的管理效果，在今后假如要使用文书档案时也便于存取、快速整理，因此，对提升文书档案管理工作整体效率是有着极大帮助作用的。

1.2 利于提升文书档案使用率

以往在进行文书档案的管理工作时都是以纸质的方式进行保存的，这样便极易出现文书档案堆积的情况，当要调取文书档案时也只能一点一点的查阅管理目录并且到文档库当中翻阅资料，无论是在人力还是时间上都会造成较多的消耗，因此，一般情况下人们也便不愿意再去利用文书档案了，文书档案的管理价值也便不是很高。而随着我国社会的发展与进步，文书档案的管理形式也出现了一定的变化，文书档案的管理可以借由信息技术进行网上管理，将文书档案收纳到线上管理平台当中，当想要查阅某部分文书档案时便可以在搜索框当中检索关键词，从而更加精准的获取到文书档案的信息。即使是在查阅纸质版的文书档案也可以先用平台进行检索，这样也能缩短查找文书档案的时间，尽快找到所需要的文书档案，从而增加了文书档案的使用率。

1.3 利于实现资源的合理共享

基于信息化的背景下，电子信息的录入功能对文书档案的管理起到了极大辅助作用，而电子信息的共享功能也是不可忽视的，能够最大程度地保证文书档案的传输效果，实现合理的资源共享。这样，不仅可以保证数据信息的真实性，也能获取到更加精准的信息，对提升工作效率来说也是有着极大帮助作用的，这样对于文书档案管理的质量乃至于企业未来的发展都有着有效的促进效果。

2 基于信息化背景下文书档案管理工作的创新分析

2.1 对信息化文书档案管理体系加强建设力度

从传统的管理方式上来看，文书档案主要便是一种对文件进行保存的基本方式，但是，在不同的单位、企业当中文书档案又发挥着不同的价值，因此，对文书档案进行科学、合理的管理是非常重要的。基于信息化的背景下，对文书档案管理工作的有效性更应当加强重视，并且要坚持对信息化文书档案管理体系不断地探究、完善，以此才能真正的发挥出信息技术的实际价值、获得更好的管理效果。基于此，相关的管理人员应当改变原有的工作观念，将“看守式”的管理方式变得更加灵活起来，转化为“服务式”的管理方式，只有管理人员真正的认识到了文书档案管理的价值才能在执行管理工作时获得好的管理效果。并且，单位方面要最大程度地发挥出信息技术的辅助作用，着重注意培养出一批信息技术应用水平较高的管理型人才，并且以信息技术为基底搭建出一个高效的管理平台，从而能够更为有效的发挥出信息技术的辅助特点、保证整体管理工作效果。除此之外，对于文书档案管理工作的创新也要坚决落到实处，将信息化纳入整个管理过程当中，为顺利执行文书档案的管理工作奠定下坚实的基础。

2.2 积极转变传统文书档案管理模式

在执行文书档案的管理工作时，要想能够达到更好的管理效果、发挥出信息化背景下文书档案管理的实际价值，便要积极地转变传统文书档案管理模式，引进更多高素养、专业性的管理人才搭建出一个好的管理模式。首先，一定要重视起文书档案管理的实际价值，各个部门、各层职工都应当认识到文书档案管理的效果对单位发展的实质性影响，由此产生全员管理的意识。其次，要对单元文书档案管理负责人员加强培训力度，无论是对信息化文书档案管理工作的执行还是对文书档案管理模式的构建都要求要能够保证得到充分的落实，以提升工作人员综合素养的方式来增强工作人员工作效率、降低工作人员工作压力。最后，基于信息化背景下，从创新角度来说，要想促使文书档案管理工作得到更好的效果不仅需要单位领导层的支持和管理人员的努力，更离不开对传统文书档案管理模式的有效革新，相关管理人员要结合自身的工作素养来对传统文书档案管理模式进行革新，以平行化的方式来处理文书档案管理工作中所存在着的一些问题，由此避免产生一些影响工作质量的问题，最大程度地提升文书档案管理工作的实际效率。除此之外，单位方面也应当结合文书档案管理的实际情况增添一些设备上的投入，比方说，建立相应的文书档案管理平台，实现以信息技术为载体的文书档案储存模式等，都能发挥出信息化时代的特点、进一步提升文书档案管理的整体质量。

2.3 以信息化管理实现文书档案的共享

对于文书档案管理体系的实际特点来说，其最主要的目的便是为了促进单位、企业的发展，为单位、企业的发展提供足够的数据支持，比方说，企业的决策者可以根据文书档案来整合经营数据、为后续制定发展方案奠定下良好的基础，而各部门的工作人员也可以通过调取文书档案为展开高效的工作提供数据支持。因此，在对文书档案进行管理的过程中便应当运用信息技术来实现文书档案的合理共享，比方说，以信息技术为载体建立起信息化管理平台，将文书档案进行分类、编号，并且纳入信息管理平台当中。在合理的情况下，假如某部门需要调取相关的材料，仅需在信息化管理平台当中输入所要查询的文件信息关键词或者是编号便可以直接获取文书档案，这样也能节省查阅资料位置的时间，最大程度的保证了文书档案管理的实效性。与此同时，所展开的一系列的文书档案都会在管理平台上生成记录，保证所有的借调都有迹可循，这样的管理自然也能达到更好的效果，避免出现文书档案丢失的情况。

3 结语

综上所述，基于信息化的背景下，在展开文书档案管理工作的过程中一定要切实地保证好管理工作的创新性，通过借由信息技术的实际特点来构建起高质量的管理模式，以便能最大程度地提升整体管理质量。对此，也需要相关负责人员对实施有效管理活动的方式进行深入探究，切实地把握好信息技术的应用特点构建起一个信息化的文书档案管理体系，从而能够进一步提升文书档案的管理效率。