电子文件对档案管理的挑战和对策

时间：2024-04-25

黄海洪

（云南省普洱市职业教育中心，云南普洱 665000）

随着现代信息技术的发展，信息体现出丰富性的特点，各行各业都在实施创新发展的策略。电子信息技术渗透到了人们日常生活以及工作中的方方面面，开展档案管理工作，要求在电子文件的基础上进行，因此电子文件中在档案管理工作中具有重要的价值，对管理的效果产生着直接的影响。基于此，针对电子文件对档案管理工作存在的挑战进行分析，结合实际思考有效的对策，从而能够在电子文件丰富的今天实现档案的有效管理。

1 电子文件的具体内涵特点

电子文件就是指现代信息数据通过电子设备以及现代多媒体设备来进行储存的形式，电子文件可以用于传输、加工、修改以及整理。因此，电子文件体现出以下几个方面的特点。

首先，多样化。目前各个行业中所使用的电子文件具有更加丰富的制作以及储存方式，常见的包括Excel表格、word文档、PDF文档、JPEG图片等形式。在电子文件的储存中存在差异性的特点，通常对电子文件进行储存是通过移动硬盘、网络云盘等，这就体现出电子文件形式的多样化特点。其次，可更改性。随着现代社会的进一步发展，更多的企业为了能够方便对员工的档案进行管理和利用，对计算机存储技术进行统一的制作以及管理，因此目前的电子档案主要是通过相关工作人员来主动地录入和生成，自然也就更加便于修改。具有可更改性。然后，依赖性。现代电子文件的保存以及修改必须要依赖于计算机媒介来进行。借助移动硬盘和网络云盘等工具作为载体来进行保存和传递。与此同时，对电子文件进行阅读以及更改同样需要借助现代计算机网络技术来进行，甚至需要利用专用的阅读系统来进行阅读，这就体现出电子文件依赖于现代计算机技术而存在，无法独立于计算机系统运行。最后，不稳定性[1]。电子文件通过计算机媒体来进行传输和保存，但是如果计算机中存在病毒或其他的问题，就会导致电子文件丢失，甚至成为无效文件，因此电子文件同时具有较大的不稳定性。与此同时，电子文件的存储位置会受到计算机的控制，导致不稳定性相对来说更高，通过图片形式来保存的电子信息很可能会随着计算机软件的进一步更新或者发展而导致其无法查看，受到破坏，这就导致产生电子文件的流失，不利于电子文件基础上的档案管理工作有效开展。

2 电子文件对档案管理产生的挑战

1）对计算机的依赖导致电子文件档案受到局限。在传统的档案管理工作中，主要是基于纸质文件来开展的，运用计算机技术之后，电子文件已经初步取代了传统的纸质文件资料。电子文件通常是由专业的人员写在磁盘上，也就必须在磁盘中对档案信息进行修改。一旦形成电子档案信息，就需要立马存储到信息系统数据库中，由档案管理人员以及技术人员来共享这部分数据。纸质档案的管理在长期的发展过程当中已经具备了一套相对比较完善的管理流程和方法，具有更加完善的立卷归档制度。在文件制作完成之后，由相关的档案部门来对其进行收集立卷和归档管理。但是电子文件在其具体的档案管理工作中体现出随时产生变化和被更改的特点，由于电子文件主要存在于计算机的磁盘中，因此电子文件对于多媒体计算机具有很强的依赖性。一旦计算机出现问题，就导致档案管理工作无法顺利开展，甚至可能造成严重的电子文件丢失现象，产生较大的影响。

2）电子文件的档案分类过于自由。电子文件基础上开展的档案管理和载体无法分离。同样的，档案的实体分类也被概念分类所取代。实际中，档案管理的分类结果之间体现出一种属性联系，这种排列方式是手工操作档案管理的具体需求。但是在电子文件的发展中，文件的形式以及内容等都发生了变化，电子文件能够通过计算机系统来进行多种方式的调整，就不再需要对电子文件进行和传统纸质文件类似的分类以及整理，不同的用户可以结合不同的工作需要来利用办公自动化软件系统对电子文件进行自由化的组合分类[2]。

3）电子文件的保存和管理方法不明确。基于电子文件所开展的档案管理工作，其保存的价值会和自身的价值以及可读性有关，对电子文件档案进行鉴别的方式以及标准和内容都存在较大的变化。原本的档案管理价值理论范围扩大，需要进一步分析电子文件的读取软件和操作系统，并能够结合传统的档案价值理论来确定档案的管理期限。由于电子文件档案操作方便，难以明确具体的保管期限，导致电子文件的价值鉴定以及管理方法仍然没有明确的定论[3]。

3 对于做好电子文件保管以及档案管理工作的对策

1）重视电子文件的归档技术以及处理技术。电子文件的档案管理中要求能够得到重视，这就要求档案管理工作人员能够深入到目前的电子文件领域，对电子文件的接收、管理以及修改工作进行了解，从而能够保障电子文件原始信息的完整性。重视文件信息重新组合的方式和最后的结果，通过采取适当的技术处理来将已归档的电子文件转为制度性文件，保证已归档的电子文件不能够写只能够读，从而能够有效地保障电子文件的原始结构完整，提高电子文件阅读的可靠性，使电子文件和纸质文件一样发挥价值[4]。

2）解决电子文件的保存问题，实现定期复制。基于计算机作为载体的电子文件从理论上看，能够长期的保存主要是由于电子文件的信息读出没有磨损的问题，这种记录在介质层面上的信息被隔离在保护层内，不用担心外界磁场的影响，也不会暴露在空气中，受到灰尘、水分等影响。但是电子文件形成的时间相对来说比较短，缺乏实际存储的经验，因此在电子文件原始信息的长期保存问题方面，仍然有待于档案工作者去进行深入的研究和探讨。目前针对长久保存的电子文件，需要对其进行定期的复制，防止产生损失。

3）实现档案管理的立体化发展要求。传统的档案管理呈现出直线状态，人们在对档案管理工作的重视中，将档案管理工作和其他工作构成一个平面结构，反映出纸质档案的情况。在电子文件档案管理的工作过程中，档案种类增加，需要结合档案信息的记录载体来构建成三元一体性的管理结构，实现档案管理工作以及其他工作的个性化管理[5]。

4）充实档案管理人员的知识结构。在现代档案管理的发展过程中，要求档案管理人员能够重视自身信息技术知识的构建，促进档案管理事业的进一步发展，及时更新知识，适应现代信息技术的发展需求，促进档案管理人员知识结构的变革，从多个角度和途径来培养人才，进而提升现代信息档案管理的效果。