档案数字化加工对档案管理发展的价值及实践建议

时间：2024-04-25

于荣甫

（佛山市档案管理中心有限公司，广东佛山 528000）

1 数字化加工档案的特点

数字化加工档案一般是指对实体档案进行数字化加工的副本，其与实体档案、直接以数字形式收集的档案不同，其主要作用是为实体档案提供数字化备份，同时为档案数字化和标准化管理提供支持[1]。具体来看，数字化加工档案主要有以下几个特点：

第一，便于集中管理。实体档案的大批量集中管理难度较高，数字化加工后可利用信息系统进行集中管理，便于管理机构整理和利用档案资源。

第二，易于实现共享和档案资源深度利用。信息化时代档案资源的开发和利用程度更高，传统的实体档案虽然保密性更强但不宜共享利用，因此对非加密档案的数字化加工能够改善档案共享条件，同时数字化加工还丰富了数字档案资源总量，进而优化基于大数据技术等的档案资源开发条件。

第三，丰富档案保管条件。传统实体档案在保管时可能遭遇火灾、水浸、腐蚀氧化、重铸或其他污染，在无副本的情况下档案容易直接灭失。虽然此类风险的出现率较低，但危害较大，通过数字化加工能够为此类档案提供不宜遭遇此类风险的副本，避免档案资源损失。

2 档案数字化加工对档案管理发展的价值

信息技术与网络环境的快速发展使得数字化技术在社会生产生活的各个领域中快速渗透，也极大地推动了社会生产生活的发展与进步，对信息内容生产、传播、保存和管理等领域发展的促进作用尤为明显。具体到档案管理领域来看，档案数字化加工对档案管理工作的开展有三个方面的积极意义：

第一，提高内部管理的效率，提升档案保管的安全性。信息化时代下档案形式虽然日渐多样化，但在实际需求驱动下，传统实体档案仍是必不可少的，这使得相应机构在不同类型档案的管理中需要制定不同的方案、流程，因此档案整理、鉴定、保管、编目、统计与编辑等内部管理工作也日渐繁琐，大大限制了大干管理机构内部管理工作的效率。档案数字化加工虽然增加了档案收集阶段的工作量，但会对此后的内部管理和外部服务等提供诸多便利，可显著降低后续管理工作的人力资源需求，同时提高管理效率。同时，档案数字化加工还能为档案管理工作提供安全冗余，降低管理过程中的其他安全风险，虽然数字化档案在保管和使用过程中存在新型的保密和安全风险，但目前绝大多数档案管理机构在信息化改革和发展过程中已经建立了应对数字化档案安全问题的预防和保护措施，因此在增加数字化加工工作时也不会面临过高的安全风险应对压力。

第二，推动档案管理的标准化和规范化发展。传统档案载体中的纸质载体仍不可被完全替代，只对此类实体档案进行数字化加工和保存并不能彻底改变档案差异化管理的模式，本质上难以全面提高档案管理的效率。信息化和网络化发展推动了档案内容、载体的变革，同时也带来了全新的档案处理、管理方法，其中就包括了利用网络信息化系统进行标准化管理的方法，这能大幅提高档案管理效率和质量。这种管理模式需要对档案资源的内容格式、形式、处理方法、保存方法、利用方法等做规范化处理，只有在源头的资源处理阶段实现了标准化才能为后续处理工作的变化奠定基础。档案数字化加工则保证了档案资源在早期处理中的标准化，将所有差异化管理内容尽可能地集中在前期收集、加工和分类保存阶段，免去在后续资源整理、保存、利用中设计多种管理方法的负担。

第三，优化档案资源共享或社会性服务的基本能力。以往我国档案管理机构的较少面向社会提供服务，但随着社会发展公众、组织对档案服务的需求不断提升，目前国家也在大力倡导档案服务社会化，以求提高档案资源利用率，使档案资源能够为社会发展和经济发展做出更大贡献。但出于安全管理等需要，多数档案管理机构不会向社会提供实体档案借阅服务，限制了档案资源利用率。而档案数字化加工能够规避实体档案借阅中被丢失、损毁的情况，档案管理机构有条件对非保密性档案进行数字加工后通过数字文档或在线查阅等形式为公众提供服务；同时档案数字化加工后还能够丰富档案编目信息，提高档案管理机构面向其他同类机构或行政事业单位的档案资源共享及信息服务质量。

3 档案管理机构加强档案数字化加工和后续档案管理的实践建议

档案数字化加工对于档案管理工作的开展有积极意义，在传统实体档案未被完全淘汰前，档案管理机构有必要将档案数字加工视为常态化工作。建议档案管理机构可分别从如下是那个方面加强档案数字化加工和后续管理优化：

第一，建立常态化的实体档案数字化加工制度。建议档案管理机构逐步构建档案资源全面数字化的中长期发展目标，除有特殊要求不应进行数字化加工的保密档案外，其他档案有必要全部做数字化加工，实现档案资源的全面数字化管理。建议档案馆、行政事业单位自行负责档案数字化处理，一般企业及其他社会机构在档案管理工作中可采用外包方式对原始档案进行数字化加工。无论采用自主加工还是外包加工，档案管理机构都应做好原始数字档案的安全管理，其中在外包加工时应对外包加工过程进行全面监督[2]，预防和控制档案资源处理过程中的安全问题。

第二，建立更完善的数字档案管理制度。首先应将数字化加工前的档案资源收集和加工规范进行细化设计，保证原始资源处理工作的差异化和精细化。其次要对传统资源和数字资源做差异化管理，其中传统资源的编目保存等工作保持原有标准，数字资源则由同一部门由统一标准进行管理，在新加工数字资源应与其他各类数字档案进行集中管理，在信息化编目、保存和利用的各个环节应由单一部门负责，避免出现不同部门对同一数字档案共同负责的情况。最后要针对数字化加工档案建立针对性的安全管理制度，在档案信息化管理系统中建立资源权限分级体系，同时根据实体档案易发安全问题的类型，依需要对数字档案进行异地备份、保存实体档案快照等处理，以便在灭失后根据数字档案将实体档案恢复原状。

第三，建立配套的档案共享和利用制度。档案数字化加工的内在价值是提高档案的利用质量，建立常态化档案数字加工制度、管理制度等也都是为此服务的。因此，档案管理机构需要重视档案共享和深度利用，在档案数字化加工制度发展、数字档案资源发展较为完善后，建议档案机构加强数字档案资源共享接口开发、资源利用。档案管理机构应积极与同类机构合作，共同制定统一的档案管理信息标准，尤其是数字化的内容格式、附加与说明信息条目、编目方式与标准、信息系统共享接口等应尽量做到统一，这可以为未来不同机构间的档案资源共享创造良好条件。同时档案管理机构应加强对档案价值的开发，积极引入新技术或自主开展技术创新，开发档案大数据收集、整理和分析相关技术及工具，深入挖掘档案价值，从而丰富档案服务。此外档案管理机构还应根据当前档案社会化服务需求发展，完善数字档案借阅管理、在线服务相关的软硬件平台与人员服务能力，使档案价值得到充分利用。