信息化时代医院档案管理研究

续 华

（山西省忻州市中医医院，山西 忻州 034000）

医院档案管理工作受当下信息时代背景影响正逐渐进行信息化建设，这在一定程度上改善了传统医院档案管理工作存在的诸多弊端，让医院档案管理工作更具安全性和合理性，直接提高医院档案信息的利用率及利用程度。为此，医院必须重视并加强档案管理信息化的实施，不断完善自身档案管理系统，实现医院档案管理效率的提高，并且，医院档案信息化管理能够有效辅助医院各项其它工作顺利进行，为促进医院管理工作改革起到积极的推动作用。

1 医院档案信息化管理的特点

首先，医院档案信息化管理具有多元化特点，这是因为信息时代背景下医院内部各个科室之间的沟通和交流逐渐增多，而档案在科室间沟通起到基础性作用，这就要求医院档案必须涉各个科室、多个方面，只有医院档案信息化管理更具多元化，才能够更好的为医院和科室提供服务。其次，医院档案信息化管理具有时效性特点，这是因为医院档案最直接的受众群里就是患者，患者进行诊疗过程中必须在短时间内调取档案并使用档案信息，为此档案管理部门必须做到信息共享，最大限度上缩短档案信息调取的时间，实现档案信息使用效率的提高。最后，医院档案信息化管理具有多样化特点，这主要受档案信息在信息时代背景下记录方式改变影响，以往仅仅为文字纸质版记载和存储，而当下电子档案、影像档案、音频档案等多种多样类型的档案让医院档案管理范围更大、涉及内容更完整[1]，让医院档案信息管理工作更具多样化，提高档案信息使用率。

2 医院档案管理工作存在的问题

1）档案管理机制相对缺失。当下，大部分医院很少对档案管理机制进行调整，导致档案管理机制十分落后，根本无法适应当下医院运营情况和我国医疗行业现状，且医院内领导者对档案管理信息化建设重视程度不高，直接致使纸质版档案电子信息化过程十分混乱，甚至部分电子档案与纸质版档案完全不符或信息错误[2]，直接影响医院档案真实性和完整性，或是部分医院并未对全部档案进行审核就进行处理，导致医院档案大量缺失，影响档案信息化管理的推进。

2）档案管理重视程度不够。大部分医院领导者及档案管理工作人员对该项工作的重视程度不够，也没有认识到档案管理工作对医院工作顺利进行、医院未来发展的重要性，仅仅认为档案管理工作保管好档案就可以，认为该项工作无关紧要，久而久之，医院各科室对档案管理工作更加敷衍，致使档案管理工作效率更低，也无法为医院其它科室和部门提供应用的服务。甚至部分医院仅仅将其它科室的几个柜子分派给档案管理部门，更无专门办公室和电脑等设备，进一步制约医院档案电子化管理建设。

3）档案管理工作人员综合素质不高。医院档案管理工作从属于事业编制范畴内，且当下从事在档案管理工作岗位的工作人员年龄普遍偏高，尽管有着丰富的从业经验，但是对新事物的接受能力较差，对计算机、电子信息技术的了解知之甚少，根本无法在日常工作中承担起档案信息化管理的责任，另外，老员工工作态度和思想观念很难在短时间内改变，这会进一步增加医院档案信息化管理的难度。

4）档案管理基础设施较少。医院档案管理部门常常只有一台电脑、一台打印机，无其它基础设施，在进行档案信息化管理建设时受基础设施因素制约直接影响实施进度，或是案管理部门虽然有多台电脑、打印机等基础设施，但多数处于损坏状态，根本无法使用，医院在推广档案信息化管理时这些基础设施根本无法发挥作用，影响医院档案信息化管理质量和水平。

3 信息化时代医院档案管理策略

1）加强医院档案信息化管理机制建设。医院需在充分了解和掌握档案管理现状、医院相关法律法规、运营现状以及互联网信息技术的基础上加强医院档案信息化管理机制建设，建立医院档案信息化工作准则，针对医院档案信息化管理工作人员制定绩效考核机制和管理机制，同时，根据当下医院档案信息化建设存在的问题进行分析，根据工作难度或工作性质进行分类，让不同资历、经验和知识水平的工作人员充分发挥所长，可通过奖励的方式鼓励员工在工作过程中发现问题并提出解决建议，不断完善医院档案信息化管理机制。

2）强化医院档案信息化管理意识。强化医院档案信息化管理意识要从医院领导者入手，医院领导者应主动阅读并掌握档案信息化管理相关制度、规定和内容，充分了解医院档案信息化管理的重要性和难点，然后制定医院内档案信息化管理工作内容和工作目标，工作人员根据领导者制定内容和目标进行落实和执行，从上至下在医院内形成一种对医院档案信息化管理的重视意识。另外，医院可通过组织档案信息化管理探讨大会、讲座等方式积极鼓励并推广医院内部在实际工作中运用电子信息档案系统进行资料上传和查阅，加强员工对信息化档案管理工作重要性的认识。

3）提高档案管理工作人员综合素质。受档案管理工作人员综合素质偏低的影响，导致医院档案信息化管理执行难度较大，这种情况下，医院必须面向社会和学校不断引入新人才，从根本上改变原有固有的档案管理理念，将信息化建设应用在档案管理中，同时，新人才在引入后必须接受为期14日的培训工作[3]，只有培训考核通过后才能入职上岗，而针对已经在职的档案管理工作人员来说，应通过定期培训的方式让其更加了解档案信息化管理的内容和重要性，能够在日常工作中将信息化应用于档案管理和建设中。

4）完善档案信息化管理的基础设施建设。各大医院必须在财务部门辅助下设置专门的档案管理部门专用资金，确保该部门在档案信息化管理和建设过程中能够购买所需设备，诸如电脑、扫描仪、打印机等，然后通过对档案进行整理和归类后进行扫描，制作成电子档案。电子设备必须定期进行检查，如存在老化、坏损时应立即维修，确保电子设备的使用年限和使用效果，保证其为建设档案信息化管理起到积极作用。另外，医院可建立专门的档案搜索数据平台系统，便于各个科室随时随地在平台内搜索所需档案，直接提高档案整理和查询效率。

4 结语

信息时代背景下要求医院档案管理也能够跟随时代脚步不断创新和发展，为此，医院档案信息化管理仍需不断探索、推陈出新，通过加强医院档案信息化管理机制建设、强化医院档案信息化管理意识、提高档案管理工作人员综合素质以及完善档案信息化管理的基础设施建设等方式，让医院档案信息化建设更完具科学性、合理性和有效性，让医院档案管理工作真正意义上实现为各科室、各部门服务的价值。