高校图书馆纸本图书采购合同相关问题探析

时间：2024-04-25

陈丽萍

（山西省忻州师范学院图书馆，山西忻州 034000）

近年来，随着高校图书馆经费的不断增长和学校对图书采购工作规范化程度的加深，越来越多的高校图书馆普遍采用公开招标的采购方式来选择图书供应商。一些高校采用内部自行招标的方式，还有部分高校选择公开招标的方式，通过公开招标，能吸引更多的供应商参与竞争，增加了图书馆的选择性，但与此同时，也存在标书制作中夸大其词，对其自身服务质量进行刻意美化等问题。针对图书招标中的这些遗留问题，图书馆在合同的签订和执行过程中一定要掌握主动，通过合同的内容对供应商进行约束和考核，不能反受其制。

1 合同的内容

1）当事人的名称或者姓名和住所。当事人名称必须是单位全称，不能简写，以免今后产生合同纠纷。2）数量。如果是资格招标该项可以省略，若是非资格招标，该项必须明确。3）合同履行期限、地点和方式。履约期限就是指合同的有效期，通常是从合同签订之日起开始计算，有时根据需要也会另行规定，但必须要明确合同有效的起止日期。纸本图书的合同履行地点通常为图书的交货地点，也就是图书馆。履行方式一般在合同条款中的双方权利义务一项中具体明确，包括交货方式、验收方式、加工细则等等内容。4）合同价款。合同中须有明确的价款项，纸本图书通常会用实洋和码洋来区分折扣前后的价格，另外，结算及付款方式、支付方式、支付期限等问题也需有明确的说明，以免在支付过程中造成纠纷。5）违约责任。违约责任的内容主要包括乙方延期交货以及乙方所提供产品的质量不合格等问题的具体处理办法，这些处理办法越详尽越好。

2 图书采购合同执行中的问题

1）书目信息不全。现在绝大多数的专业书商都能定期为图书馆提供书目信息，有的甚至还能定期为图书馆整理出一些图书专题信息，方便图书馆的采购。但是，这并不能掩盖书商出于利益考虑而有选择地给图书馆提供书目的事实。因此，图书采访人员经常会发现，虽然书单来自不同的供货商，但往往书目信息大同小异，因为他们所提供的书目大多数都是折扣低且容易获取的，而往往一些知名出版社的书目数据，由于其出版行为的相对独立性，他们与书商的合作关系并没有那么密切，因此提供给书商的书目数据往往是不全的，这就无形之中给图书采访人员的工作增加了难度。2）合同细节管理方面的问题。毋庸置疑，所有的交易都存在着不同程度的风险，为了降低风险概率，可以借助合同手段进行规避，物资采购也是一样。然而，合同也无法保证万无一失，也会有漏洞或忽略的地方，从而使风险不可避免。基于此，合同的规范性和有效性，是确保交易高效、无忧的基础，能够较好地避免合同陷阱和损失。3）配送周期过长。通常情况下，图书馆会在合同中对图书的配送周期提出要求，这个周期一般不超过3个月，因为有些图书的出版印刷量很有限，如果书商不能积极与出版社沟通，配送周期就会拉得很长，而周期越长越影响图书馆的到货率，图书如不能及时到货，将会严重影响图书馆后续的图书加工、上架以及读者的借阅需求。尤其是一些热门的新书，读者的阅读需求是很强烈的，如果能在读者需要的一个月能将图书采购完成并加工上架，将大大提升读者的阅读体验和对图书馆服务的满意度4）价格方面的问题。现阶段，物资采购方面很多企业并未能实现统一的价格管理，从而使得价格标准参差不齐，加大了采购管理难度。另外，由于主观性影响，在预估物资采购价格时存在较大偏差，导致价格制定缺乏可靠的依据。加之频繁的采购岗位调动，进一步加大了物资采购价格管理的缺位。合同订立的时候并没有充分考虑到价格变动这一点。

3 图书采购合同相关问题的解决措施

1）从制度上进行规范。围绕采购事务，进行细化分工设立采购执行、资金审核、质量确认、采购监督四个节点，并明确各节点的职责范围，把管控责任落实到人，规范整个采购流程。同时详细明确的描述各岗位的具体职责，在确保质量的前提下，寻找最优价格。或者以公开竞标的方式，从品质合格的供应商中筛选最优化合作对象，从而实现物美价廉。2）完善法律制度”，推进了采购流程依法高效。要建立集中采购机构竞争机制，改进政府采购代理和评审机制。大部分高校图书馆以前多采用单一采购、询价招标等方式进行资源采购，很少委托地方招标代理机构完成招标。随着高效采购制度的不断深化优化，为了避免采购中可能出现的腐败问题，将审计风险降为零，保证采购工作合法合规、有序开展，针对金额较大、需要采取公开招标和邀请招标采购方式的项目，引入招标代理机构非常必要，这也是完善军队社会化保障的必由之路。作为第三方的招标代理机构能站在客观的角度，秉持公平、公正、公开的原则，编制符合图书馆需求的招标文件、细化评分办法，给予准确、专业的意见和建议，最大限度确保工作严谨高效，真正做到标准化、规范化、专业化。军队院校图书馆应充分利用招标代理机构通晓政策法规、熟悉采购流程、掌握市场行情等优势，吸收有价值的咨询建议。3）对图书到货率的监督。目前，国内高校图书馆大部分都采用资格标的方式，这使得图书馆在合同的执行过程中掌握了主动权，图书馆可根据供应商的书目信息质量、到货率及服务质量等因素来调整下一阶段各供应商的供货比例。到货率是这些考核指标中的一个关键因素，一些供应商在应标时往往夸大其到货率，但在实际的执行过程中会暴露很多问题，供应商提供书目信息之外图书的到货率往往会比较低。针对这种情况，图书采访人员要做到及时关注和统计这些供应商的到货率，并要求到货率不达标的供应商进行整改，如整改效果仍不理想的，可作为下一年度采购的重要依据。4）做好制定招标文件工作。应规范招标文件，完善采购业务流程标准，确保投标人对招标文件的内容有详细的了解，从而开展正确的投标工作。由于图书采购工作具有一定的特殊性，在招标文件中必须注明明确的招标信息，帮助图书供应商满足相关要求，确保供应商提供的图书为正版图书，且出版时间控制在一年以内，从而提高采购图书的质量。