浅谈档案资讯时代高校档案管理者的素养

郑丽

摘 要：随着社会的发展，档案的重要性越来越受到重视。但是，学校的档案管理工作存在一系列问题，特别是对于学校档案从业人员，由于他们的档案管理意识低，专业水平低，难以应付日新月异的档案管理工作。在本文中，介绍高校档案管理员应该具备的能力以及如何提高其工作技能。

关键词：档案管理者;高校;素养

尽管大部分学校都有完整的档案，但是学校其他部门的档案工作人员大多是兼职工作，主要从事自己的专业工作。所以，存档操作并不面向未来，也不具有总体工作计划或执行能力。存档室是用来整理需要保存的资料的，主要是在一个密集的时间内收集许多部门提交的文件。但学校档案工作人员专业知识水平不高、技能水平不高，制约了档案管理工作发展。加强档案管理人员的能力，应引起学校和教育部门的重视。档案馆工作者应该在哪些方面提高技能？

1 档案管理概述

1）档案管理的内容。档案是由国家机构，社会团体和个人在社会活动中组织的，并以各种形式保存文本，图像，声音和其他原始记录，以备将来参考[1]。它主要分为文档档案，科学技术档案，司法档案，会计档案，艺术品档案，人事档案，教育档案和外交档案。

2）档案管理的性质和特征。档案管理是一项任务，以科学的原理和方法管理档案，并提供有助于各种社会实践的档案信息。其首要任务是科学管理有价值的档案，以满足社会对档案信息的需求。

档案管理是一项专业的管理活动[2]。作为独立的业务部门，管理各个部门的档案，它是国家科学和文化业务的组成部分。同时，对于特定部门，档案管理是部门各种管理任务的重要组成部分。例如，会计档案管理是财务管理的一部分，执行档案管理是执行管理的一部分，技术档案管理是生产管理、技术管理和科研管理的重要组成部分。

2 档案管理工作的文化内涵

“文化”是多样化十分复杂的无形概念的综合，文化作可以分为狭义和广义两种含义。“广义的文化是指人类在生产实践活动中创造的一切物质和精神财富的综合。狭义主要是指精神文化产品和内涵，包括各种社会主流意识形态和观念。在馆藏建设方面，要重点加强本校优秀人才和名人信息的搜集和整理工作，建立相对完善的档案信息，不断丰富本校人才信息库，充分发挥档案工作提升校园文化水平的重要作用，夯实档案工作基础。

在实际工作中，综合平衡各种文化才能够促进档案管理工作更上一个台阶，才能够寻求突破和创新[3]。要本着与时代共发展的工作理念，不断创新高校档案管理工作，采用各种先进的档案管理技术和设备，不断提高高校档案管理工作的现代化水平，使其既传承了传统文化，又具有特殊的时代感。

3 档案管理的地位和作用

存档是各个国家建设项目中必不可少的环节。档案工作的开展受到各种国家建设项目的限制和影响。同样，各种国家建设项目的发展也受到档案工作的影响。从归档工作与各个国家的建设之间的关系的角度来看，归档工作处于服务状态，有条件的工作，即它为国家的政治，经济、科学和文化活动提供了必要的信息并创造了必要的条件。但是，在某些情况下，归档也起着决定性的作用。

4 档案管理者应具备的政治素质

首先，档案管理员必须有一个坚实的政治方向，在思想、政治和行动上与党中央保持一致，热爱档案工作，并忠于档案工作。

其次，档案管理员必须具有较强的敬业精神、高度责任感、扎实的管理风格和创新精神。专业精神是坚定的理想和信念。管理员具有很强的专业知识和高度责任感，他们不应该担心暂时的困难，并且对管理工作总是充满活力和热情。档案业务的发展需要努力提供管理思想和建议，并可以加速档案信息化的实现。档案管理员必须勤奋学习，深入研究业务，并不断运用在档案信息管理中学到的新知识和新技能。

档案管理员必须具有良好的职业道德和敬业精神。档案管理是服务管理，但是由于档案记录了单位信息的所有方面，因此档案管理者必须具有良好的职业道德和敬业精神，并且必须严格遵守机密性管理准则。

5 档案管理者应具备的业务素质

1）档案从业人员需要强大的文字理解和写作能力，以及扎实的文学基础。由于管理员的工作经常涉及文本，因此必须具有较高水平的文本撰写和理解能力[4]。例如，对于文档，学校记录，毕业相册和其他材料的编辑和研究，必须具有一定水平的写作技巧才能编辑分散的文档和各种材料。因此，档案工作者需要一些课程来提高他们的写作知识、古代汉语知识、文学成就和写作技巧。

2）档案从业人员必须具有较强的协调能力。就内容而言，学校档案中包含校长、党务和行政管理、教育管理、科研管理、学生管理、后勤管理等方面的相关档案，必须与各部门合作。除了相关的规章制度外，在各个方面获得支持的方法是依靠管理员自身的协调能力，并通过认真工作，实现各部门档案管理的协调和整合。

3）档案从业人员应精通计算机技能，并提高其应用技能。信息技术在归档中被广泛使用。存档将不再是纸质档案，而是大量的电子档案。数字化丰富的档案信息，并通过专用网络进行传播，使档案成为重要的信息资源。它确保对归档信息进行有效的电子和数字控制和管理，最大程度地利用信息，并允许用户在短时间内找到它。

4）档案从业人员需要严格的分析和创新的工作技能。使用档案应该谨慎，认真和严格，不要过多创新。但这并不意味着停滞不前和退缩。但是，这需要严格的创新和效率。当前，各种类别和学校职业档案都呈现出多样化的趋势，因此档案工作者可以发现、分析和解决其工作中出现的问题，创新思想、创新工作方法并不断保存档案。进行工作探索和创新，大胆尝试发现问题，逐步取得实际成果。

5）档案从业人员应具有学习精神，并不断学习新知识。除了学习和获取档案的基本知识之外，档案专业人员还需要大量的社会和自然科学知识，以拓宽视野并增加知识。还必须学习相关主题，例如文学、文物鉴赏、历史、参考书目和社会科学信息。

6 提高档案管理者素质的途径

1）加强思想教育，增强历史责任感。为了有效地加强档案管理员的思想教育、情境教育和国情教育，采用各种手段和方法不断提高档案管理人员的政治素质，从而增强了自我管理的专业性，改善了档案信息化。

2）进行持续的培训，并不断获得有关档案管理的新知识。档案管理者应利用业余时间进行实践教育或培训，有意识地更新其知识，并不断调整其文化知识结构。此外，各部门要重视档案人员的实践培训，根据建设档案信息化的客观要求，聘请熟练的专家进行授课，或者选择档案人员在其他部门学习和发展，不断开发新知识和新技术。新技术可以提高档案人员的素质，使其更好地适应档案信息管理。

7 结语

总而言之，为了加强学校的檔案管理工作，档案管理人员必须在政治上坚定、工作上专业，不仅要履行档案管理人员的职责，而且还要掌握档案工作的专业理论并且需要不断改进。适应管理水平、知识更新、情况发展的需求。高校档案馆应当将档案管理工作的管理方式转变为科学有效的管理方式，规范档案工作，建立档案管理工作的长效机制，充分体现档案价值，促进教育发展。

参考文献

[1]陈亮，王芳.高校外事管理内设机构档案工作研究[J].传媒论坛，2020，3（18）：117+120.

[2]刘歌与.高校档案信息化建设探究[J].机电兵船档案，2020（04）：38-40.

[3]李娟.如何在新形势下实现高校档案管理工作创新[J].传媒论坛，2020，3（17）：103-104.

[4]张海秀.提升高校档案管理人员素养的策略与途径[J].办公室业务，2020（14）：168+173.