高校科研档案收集归档问题初探

陈玉峰 向红

摘 要：新形势下，收集归档环节作为科研档案管理的源头，需在这项工作下功夫，建立规范的管理制度，对科研档案实行集中与单独管理相结合，重视各种载体形式的材料，抓好研究过程中产生的资料收集，确保收集的科研档案完整、系统，为科研档案后期利用打下基础，更好地为高校科研工作服务。

关键词：高校档案;科研档案;收集归档

高校科研档案是指高校在科学研究管理和实践活动中直接形成的，具有保存价值的文字材料、实验数据、图纸图表、声像、照片等各种形式和载体的、并经过立卷归档的文件材料，具体包括课题立项文件、鉴定材料、科研数据、各种图表等档案资料。高校科研档案是科研人员从事研究活动的技术结晶，是学校科研创新体系建设和知识产权保护的重要内容。高质量的科研档案应完整反映课题研究的全过程，做到数据准确、材料齐全、编纂有序、书写规范，具有全面性、综合性、专业性和权威性的特点。

同时，科研档案也是评价学校科研工作和档案工作的重要指标，其管理水平的高低直接影响着科研工作的效率及后期管理。而高校科研档案的管理，收集是第一步，也是最重要最困难的一步。作为科研档案管理的源头，收集环节是之后管理利用工作的基础和前提，必须抓紧抓好。

1 收集归档中存在的问题

科研档案不同于其他门类的档案，有其特殊性，其专业性也更复杂，比如很多科研课题同时涉及多个相关专业的协作研究，不同专业研究形成的文件材料的特点和载体又具有差异性，归档的范围和质量难以把控。同时，一些重大科研项目的研究周期较长，从立项到结束持续数年，这就造成了科研档案的形成周期长，持续时间久的现状。对档案管理而言，如果在项目过程中不及时收集归档，则极易造成文件材料收集不齐，出现缺失或混乱等情况，最后归档时会出现极大的困难甚至会造成不可挽回的资料损失。

具体科研课题档案的归档范围按课题进展分为科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等几个阶段。对于档案管理人员来说，这也只是一个大致范畴，对每个科研课题产生的具体文件资料有多少无法预测，大多数的课题档案收集是课题组交多少档案馆存多少，工作较为被动。

2 解决问题的对策

2.1 增强归档意识，明确集中与单独管理相结合

科研檔案的收集依靠科研人员的平时努力，在将整个科研课题档案移交档案馆集中保管之前，课题组实行单独管理，待课题完成后再集中移交至档案馆保管，所以提升作为原始资料收集的科研人员的归档意识，健全科研档案管理制度势在必行。每个课题组都应指定专人作为兼职档案员负责课题研究过程中资料的收集管理，并报校档案馆备案，而校档案馆（室）也应在第一时间与课题组建立联系，对课题进行适当的了解，重点对兼职档案员进行工作指导，并且随时关注课题进展情况，检查归档情况。对科研人员的培训首先要加强对档案收集的重视，充分认识到收集归档对研究工作的重要性。兼职档案员应对科研人员反复宣传和强调归档的重要性，帮助其树立存档意识。作为科研档案形成的第一责任人，科研人员要认识到只有通过科研档案归档才能保护自己的科研成果，完整的档案材料才能系统反映课题研究的全过程。重点养成平时就将重要研究记录保存下来的习惯，最后交给档案管理员集中整理归档。

2.2 建立新的科研档案收集管理理念

有了良好的归档的意识和习惯后，需建立科研档案新的管理理念。当前我国高校科研课题管理基本上是以计划管理和成果管理为主的管理模式，高校科研管理部门和科研人员更侧重的也是立项的数量、科研经费的多少和课题能否顺利结题，而对科研项目研究中间的管理过程重视不够。这种“重两头，轻中间”的管理模式导致了科研项目最终形成的档案文件大多集中在项目的立项和结项，而中间的科研过程文件经常出现缺漏，而这部分第一手资料恰恰是科研档案中分量最重的部分。因此，必须加强高校科研课题研究过程中产生的档案管理，改变“重两头，轻中间”的管理模式，强化研究过程中档案的收集工作，做到归档工作贯穿整个课题研究全过程。

2.3 建立规范的收集归档制度和约束措施

制度建设是进行科研档案管理工作的保障，建立规范的收集归档制度是首要任务。理顺科研文件材料的归档流程，抓住档案管理规律，明确收集归档范围，制定出完善的归档计划。同时除了注重传统纸质档案的收集，要特别重视电子文件、声像资料等特殊载体档案的收集，这部分档案在项目中发挥着重要作用，一旦未及时收集归档，后期则很难补救。在工作中要积极促进纸质档案与电子档案的有机融合，努力构建现代化的科研档案储存模式，加快科研档案管理的信息化建设，实现高校科研档案管理的有序管理、自动检索，提升高校科研档案管理的数字化水平和利用价值。

通过制度的建立，制定检查与约束措施，最终做到课题研究工作和档案管理同步进行，即下达科研计划和制定归档计划同步;检查课题研究进度和检查科研资料的形成情况同步;结题验收、鉴定和检查档案归档是否齐全保持同步。在课题结束时研究成果等级与评奖必须由档案管理部门出具课题归档证明，将归档情况作为课题结题的考核内容，其归档是否完整与课题组成员的考核与奖励挂钩等。

3 结论

高校科研档案的收集是后期管理利用的重要环节，各高校要根据自身的实际情况和发展特点，提升科研人员档案的归档意识，增强科研人员对档案收集归档重要性的认识，建立健全切实可行的科研档案管理制度。依靠制度的落实，最终通过行政手段实现科研档案管理常态化，齐抓共管，抓好归档齐全率，做到通过档案管理真实还原课题研究的完整过程。科研人员和档案人员都应积极促进科研档案管理工作的规范化建设，提高科研档案建设的实践价值，为高校科研档案的管理与利用做出努力。

参考文献

[1]易红君.高校科研档案三级管理模式探讨[J].科技资讯，2018（36）：P150-151;

[2]李想.浅析高校科研项目档案过程管理[J].办公自动化，2020（6）：P53-54.

作者简介

陈玉峰（1971-），女，四川成都人，本科，四川大学档案馆，馆员，研究方向：档案管理与利用。