高校档案全宗卷探究

杜潇函

摘 要：高校因业务综合，机构设置复杂，在档案管理的过程中会形成各类全宗卷材料，许多高校因管理工作不够科学严谨，导致全宗卷材料流失及利用不到位等情况，本文致力于探究高校档案全宗卷管理的规范方法，从而推动高校档案管理基础工作的开展。

关键词：高校;全宗卷;管理

全宗卷是管理全宗档案的“档案”，它不仅包含了形成全宗档案的所有文件资料，还充分反映了档案记录的全部过程，较好的为档案部门各项工作的开展助力。高校档案与其他单位档案存在很大的不同，高校因业务综合，既存在机关行政部门，又存在教学科研部门，因此并非一个简单的档案体系，该体系中所包含的内容繁杂、综合性强，其中含党政、科研、教学、财会、基建、外事、产品、出版、资产设备等众多门类，在高校的科研能力提升和人才培育等方面起到了夯实基础的作用。在高校的档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和档案管理新技术的应用过程中所形成的材料都应做好专门的管理保存，更好的为其所用。但在高校档案管理的实际工作中，很多高校对于档案工作的整理、记录和统计工作不够重视，不仅流程缺乏科学规范，而且在形成特点及管理的细节上也存在问题。

1 高校档案全宗卷的特点

1）内涵更加丰富，全卷宗按照其性质是由两部分基本组成的，第一是对一些能够反映单位概貌、组织机构设置、历史沿革和工作职能、学校重大事件等反映立档单位情况的文件材料;二是在全宗档案形成、收集、整理、鉴定、统计、利用以及运转等各工作环节产生的，反映全宗实体收、管、用的，可以作为历史凭据使用的资料。而且由于近些年国家行业标准的推广普及，各单位都开始开展对工作环节形成的全宗材料纸质与电子文件双备份，使得全宗卷內容更加丰富。

2）积累周期的延续性，因为在全卷宗材料中，所有的材料并非一日形成，而是长期的积累而成，只有形成了一定规模才可整理成册，再进行下一轮回的积累工作，而这个积累工作会随着全宗的管理一直延续下去，永不终止。

3）数量庞大，难以计算。因为全卷宗的内容并不是一定时期的，而是随着时间的积累越来越多的，所以，很难估算出一个具体数额，给立卷工作带来很大难度。

2 如何改善对高校档案全宗卷的管理

2.1 强化档案管理人员培训工作，建立并完善档案管理监督机制

对于档案工作人员，部门须做好普法宣传及法律培训，增强档案管理人员的法律意识，培养业务素质过硬的档案管理人员。很多单位的工作人员对于档案法规的都十分陌生，甚至有的档案管理人员不清楚什么是全宗卷、如何管理全宗卷等情况，这就要求部门一定要加强管理，做好宣传，对员工定期进行培训，培养出法律意识浓厚，业务能力过硬的工作人员;有计划地开展档案培训教育工作，要让档案管理人员了解到档案管理工作的重要性，明晰工作任务，把握岗位职权，提高业务能力。部门要建立起监督机制，对档案管理过程中容易出问题、出差错的环节，尤其是全宗卷管理这样的基础性工作，要加强监督。始终秉持“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的宗旨，将档案基础业务工作做好、做实，助力档案工作实现新的发展。

2.2 强化档案管理工作规范，重视全宗卷的日常管理

在日常全宗管理工作过程中应注重全宗卷的积累和完善，严格按程序办事、按流程办事，及时做好每项工作任务的记录统计工作。在日常的档案收集工作中，档案管理部门在接收立档部门移交的零散材料时应做好移交材料清单，清单中项目应逐条细致罗列，一觉人与交接人双方都应签字盖章，做好自存和全宗卷留存备查工作;在日常档案整理工作中，因高校档案内容繁杂，存在高校党群行政类工作材料多，后续利用频率高的情况，部分高校会对党群行政类档案较为重视，单独为其编写目录说明，其他门类档案在归档后利用频率较低，则不再单独编写目录说明，对全宗卷材料全面性、整体性缺乏重视，导致全宗卷材料不够完整。因此在实际工作中，应要求档案管理人员在整理完毕后按照档案类别制作目录说明，一式两份保管，一份存在目录中一份应归入全宗卷中，方便日常使用。在说明的编写过程中，应要求其将整理依据、立卷原则、整理情况等详细注明。在档案的日常保管工作中，要及时做好对现存档案状况、是否存在破损等情况的检查，检查完成后形成记录留存，尤其对于存在破损情况的档案要认真做好修复工作，并对修复情况进行记录。按照档案库房“十防”要求，调节好库房温度及湿度，日常做好巡检记录，并定期对库房内温湿度的记录情况进行分析。以上记录及分析形成的材料都应归入全宗卷作为日常工作底稿。在档案利用工作环节中，及时完成档案查借阅的登记工作，但很多单位仅对查借阅情况简单登记，并未做好利用效果的记录，有一些档案利用当下未显示效果的，后期还应进行追踪记录。如有在档案使用后对社会及经济产生一定效益影响的事实案例，应按年度整理撰写典型案例汇编。不仅能够丰富全宗卷的内涵，还能够充分利用档案的价值。最后，档案销毁鉴定工作也应引起足够重视，不能只依靠保管期限来决定是否销毁档案，对于一些虽已到期，但仍存在利用价值的材料，仍应继续保存，因此该项工作要求档案鉴定人员应坚持实事求是、严谨负责的态度，用全面、历史、发展的眼光来鉴定档案，并在工作后做好分析报告，报告中不仅应该有监销人、销毁人签字，还应由部门负责人及分管校领导审批签字，将其归入档案销毁清册中留存，鉴定报告及销毁清册都要归入全宗卷内。

2.3 提高全宗卷管理科学性和客观性，推行数字化技术管理手段

在当前互联网时代的背景之下，高校对全卷宗进行管理时可以充分应用大数据技术，推动档案管理工作的数字化进程，从而提高全宗卷的管理水平。全宗卷作为“档中之档”也应被纳入数字化建设范围，充分发挥全卷宗在档案材料应用中的统领作用。在管理全卷宗时一定要结合时代背景，利用互联网技术，和当前发达的大数据应用技术，积极推动档案管理的现代化进程，将全卷宗的管理工作提升到一个新的层次上。在建设档案管理数据库时，首先要结合高校的实际情况，在当前数据库中建立全宗卷总库及字库，然后输入需要查询的项目，即可迅速检索出需要使用的文件。由于数据库对数据强大的整理和计算功能，在寻找文件时，可以迅速而便捷的找到所需得到文件和数据，大大提高了工作效率。

3 结束语

综上所述，对全宗卷进行规范化、体系化的管理，不仅能够体现高校档案管理工作的科学与严谨，还具有极强的实用性和宣传性，对高校档案管理的基础工作的进步起到很大的推动作用。