高校档案保护系统的现状及对策研究

摘 要：档案作为一种珍贵不可再生的资源。如何有效延长档案的寿命，本文以四川大学档案馆为例，就创新高校档案的保护模式，拓展档案保护工作的新途径和新方法，完善档案保护体系做一些探析。

关键词：高校档案;保护体系;现状;对策

基金项目：本项目为四川大学档案和校史研究专项项目（项目编号：daxs2020-07）。

档案保护问题，一直是档案管理部门的重点和难点。四川大学档案各类馆藏档案真实地记录了我校教学、科研、管理活动的历史历程，是不可再生的、宝贵的精神和物质财富。而在大数据背景下，云计算、云平台等新技术的应用，也为档案保护体系的完善和改进提供了新的思路和方法。

1 档案保护体系的现状

1）档案的原始性和唯一性，就注定了档案的珍贵性。随着档案利用的频率越来越高，传统的频繁的物理接触的档案查阅方式以及复印等对档案造成的损害也越来越大。而档案从产生、整理到利用各环节都存在被破坏的风险：随着时间的流逝，纸质档案纸张会变质、字迹会逐渐模糊不清;不适宜的保管环境会加速档案发霉、变质、虫蛀。为了更好地保护四川大学各类珍贵的馆藏档案，我校于2015年成立了珍品档案陈列室，为此使用了樟木柜，并配备了专用的恒温恒湿设备，更新了消防控制系统，档案保护效果非常明显。但由于经费的限制，普通档案库房大多由教室及办公用房改建，同档案库房“八防”的要求想去较远。

2）档案管理人员均没有经过档案保护技术的专业培训，不能够根据本单位馆藏档案的具体情况采取相应适当的档案保护措施。在高校档案馆这个群体中，作为西南地区规模最大的四川大学档案馆，却没有一个档案管理人员接受过档案保护的系统教育（档案保护技术专业毕业的本、硕、博）。这既是人才储备上的缺失，同时也在整个档案保护体系中埋下了隐患。

3）灾害性事件的应急处置，在档案保护体系中是非常重要的一环，但制订应急处理程序时，各档案管理机构普遍存在应急处理程序不完整;程序缺乏针对性的演练;更别说对演练结果的评估及后续的改进。各单位的应急演练内容大多重于消防和逃生，对如何在紧急情况下对档案实施有效保护反而极少涉及。

4）随着办公自动化和档案信息化的迅猛推进，电子档案资源不断丰富和发展。数字档案的出现，改变了纸质档案时代的实体保护观念，导致部分档案管理人员忽视了对纸质档案的管理与保护。同时对数字档案本身固有的风险意识不足，缺乏对数字档案长期保存的风险分析和相关安全策略的研究。

2 构建档案保护体系的对策

档案保护体系建设是一项需要不断完善和改进的系统工程。四川大学档案馆很早就启动了档案保护体系建设，也取得了一些成绩。对传统档案数字化处理，部分档案已经可以在线查阅、全文收录，但仍存在一些问题：如覆盖面不全、部分标准缺失等。这就需要整体规划，加强标准建设扩展性和系统性，以便涵盖档案保护现实工作全流程。下面就从下几方面就构建档案保护体系的相应对策作一些探析。

1）对馆藏的纸质档案和声像档案采取预防性和抢救性保护措施。四川大学历史悠久，留下了众多纸质档案和声像档案，它记载着学校的教育及成长历史，是我校宝贵的财富，对我校未来的建设发展具有重要的历史查考价值。一些年代久远的纸质档案和声像档案由于保管条件限制或其它原因需要修复的越来越多，如果得不到及时修复，纸质档案和声像档案的老化程度将不断恶化甚至最终消失。而纸质档案和声像档案保护工作是技术性非常强的工作，它离不开人工操作并需要在实际操作过程中不断进行经验的积累，四川大学档案馆没有专业的档案修复人员，导致整个档案保护体系存在明显的短板。

2）设立专门从事档案保护的科室。四川大学档案馆目前业务科室有：管理利用科、收集与信息化科及研究开发科，但却没有专门负责档案保护的科，三个业务科室也没有专职档案保护岗位。档案保护涉及到物理、化学、生物和信息技术等诸多专业领域，如果纯粹依托现有岗位兼职负责档案保护的相关职责，是不能满足档案保护体系的需求。因而笔者建议设立档案保护科，下设档案修护岗位和档案保护岗位，引进专业人才，从而提高档案保护标准化的整体水平，促進档案保护的管理流程更具针对性，更加有序、高效，档案保护的技术和方法得到持续改进和提高。

3）建立健全电子档案的保护措施。电子档案载体主要是光盘、磁盘、移动硬盘等，其耐久性普遍相较差，载体易老化，需要定期检查复制。在管理软件升级换代后，出现新系统无法顺利读取老载体数据的等隐患尚在。

目前，四川大学档案馆大部分传统档案都进行了数字化处理，离线存储依然停留在依赖移动硬盘和光盘。因此，引进专业的档案保护技术人员，对电子档案长期保存的风险进行评估并采取相应的安全措施，探讨云计算、区块链技术、人工智能等新兴技术对档案保护的作用和影响。在此基础上，普通电子档案可在校内同其他相关部门建立互为备份的协作关系（涉密的电子档案则应由专人负责管理），还可以同其他高校档案馆建立电子档案异地备份的协作关系，并探讨普通档案云存储的可行性。

4）加强与相关机构的交流合作。在对纸质和声像材料的修复保护方面，图书馆、博物馆都有着自己的经验和方法。因而档案馆应加强与图书馆、博物馆的业务交流和合作，这对档案保护体系建设具有重要战略意义。

5）改善档案保管环境，建设符合国家要求的数字档案馆。随着档案的数量越来越多，需要的储存空间也越来越大，现有档案馆的容量远远不够，需要扩容。因此，建设符合国家要求的数字档案馆迫在眉睫。

3 结论

档案保护体系的建设既要兼顾档案保护发展的实际需要又要考虑档案长期保护的目标。要立足档案保护环境的现实，动态调整，及时扩充、补充、升级或完善。

在大数据背景下，高校档案馆应以“电子化、数字化”为契机，以新技术为基础，创新高校档案的保护模式，拓展档案保护工作的新途径和新方法，把“死”档案变为“活”资源，树立档案保护意识，对档案进行科学管理，将传统的档案保护办法与现代化、信息化手段有机结合，突破了传统档案保护方式的局限性，充分保护高校档案，尽可能减少档案的破损，最大化地体现档案的价值，更好地为高校师生和社会服务，为学校的教学管理和运行提供强有力的教学和服务保障，在利用中体现高校档案工作的价值，在利用服务中赢得高校档案工作应有的地位，从而发挥高校档案工作在学校可持续发展中的重要作用。

参考文献

[1]陈晶.档案保护体系的现状浅析[J].办公室业务，2017（11）：120.

[2]刘颖.信息时代高校档案馆档案保护体系构建[J].兰台世界，2010（08）：54.

作者简介

陈晶（1970-），女，四川成都人，四川大学档案馆，馆员，大学本科，研究方向：档案管理与利用。