关于文书档案管理工作中存在的问题分析及对策探讨

赵盼盼

摘 要：文书档案管理对于各个企事业单位来说都是十分重要的工作，其反应了企事业单位的发展历程、历史痕迹以及各项工作决策等。但是当前我国很多企业对文书档案管理却并不是十分科学，在实际管理中还面临很多问题，这导致文书档案的价值难以有效发挥。本文对这些问题进行了总结，并根据现实情况提出一些完善措施，希望能够为文书档案管理工作的顺利开展提供一些有利作用。

关键词：文书档案管理;问题;完善措施;价值

近年来，虽然我国市場经济的竞争更为激烈，各个行业的创新发展步伐不断提升，但是我国很多企业文书档案管理的质量却出现了下滑的现象，这导致企业持续发展受到了不利影响。为了提升文书档案管理的有效性，必须要加强这方面工作的研究，构建科学的文书档案管理制度，并积极引入现代化管理技术。只有促进文书档案管理效果的提升，才能够更好地反应企业的发展历程，对各个方面的数据信息进行科学记录，为企业持续稳定发展做好保障，所以加强这方面的研究意义重大。

1 文书档案管理的概述

1.1 文书档案管理的含义

文书档案是企事业单位在日常发展过程中产生的，由通用文书转化而来的档案，如报告、决定、指示、命令、信函、批复、请示、计划、简报、总结等。因为不同企事业单位的发展模式不同、业务内容也不相同，所以其文书档案都具有自身的独特特征，但是它们之间也具有共性，即都属于企事业单位的档案信息，反应了企事业单位的发展历程、决策规划等。而文书档案管理则指的是由专门的部门或者专门的岗位对这些档案信息资料进行分类存放、保存的活动。因为文书档案关系到企事业单位的整个发展历程，所以对其进行保存十分重要，各个企事业单位都应当设置专门的部门或者岗位对这些信息进行科学保存。

1.2 文书档案管理的特点

1）规范性特点。文书档案对规范性有较高的要求，要结合具体的情况、内容等进行档案信息的搜集，并严格依据规定来开展文书档案管理工作，避免出现档案管理混论、内容缺失的现象。可以说规范性是文书档案管理的特点，同时也是其要求，规范性管理涉及很多方面的内容，比如文书档案收集、整理的规范、保存的规范等，要想提升规范性管理的效果，就必须要从各个环节入手进行细化管理，各个环节都能够规范化管理。

2）保密性特点。文书档案具有一定的保密性要求，没有权限的人员禁止查看档案，只有权限范围内的人员才能够对档案信息进行查阅。首先，对档案原始性提升重视度。一旦形成纸质文书档案，那么原始文件中所包含的内容和形式就不再变化，相关人员可以通过这些文件信息进行原始性确认。而假设形成的是电子式文书信息，那么其内容和形式往往容易发生变化，也会缺乏原始性特征。其次，针对电子档案信息要做好加密。通常来看，电子文件更容易遭受攻击，容易丢失或者被更改等，所以必须要对电子文件的加密性提升重视度。

3）多样性特点。文书档案记录了企事业单位各个层面的信息和内容，涉及行政管理、会计档案、党群管理等诸多内容，也正是如此使得其具有多样性特征。而也正是因为其具有多样性特征，所以导致文书档案管理具有更高的复杂性，企业文书档案管理者在开展管理工作的过程中要做好分析，严格依据规章制度以及各个环节工作的特殊情况进行管理，在遵循其多样性特征的同时提升管理的有效性。

2 文书档案管理工作中存在的问题

当前我国很多企事业单位在文书档案管理中都面临诸多问题，这些问题如果得不到有效解决，那么不仅会导致文书档案管理效果低下、档案信息难以被有效利用，而且还会对企事业单位未来的持续发展带来较大隐患，因此做好这些问题的解决十分迫切。

2.1 对文书档案管理的重视度低下

由于文书档案管理属于企业的后勤工作，与企业的经济效益以及业务等并没有较大的直接关系，所以当前我国很多企业领导对文书档案管理工作并不重视，在运行中往往将更多的精力和注意力放在业务和经济活动中，导致文书档案管理难以得到强有力的支持，影响了该部门工作的开展。还有一些企业领导没有认识到文书档案管理的重要性，仅仅认为其就是对相关资料进行收集和保存的，只要求管理者对文件资料进行简单存放就行了，不对其做出规范性要求，导致该项工作仅仅是从口头上得到了肯定，却并没有真正得到各个部门的重视，各部门员工对文书档案管理者不配合，难以及时为其提供原始文件，影响了文书档案管理的有效性。在这种背景下，文书档案管理者面临着严重的心理压力，比如在有关部门收集信息，而得不到配合，在再三催促下，很长时间才能够将信息传递过来，且各部门对文书档案管理者不够尊重等，都导致其工作变得难上加难。在这种背景下，企业领导必须要做出改变，对该项工作深化认识，否则将难以起到更好的文书档案管理效果。

2.2 文书档案管理制度不完善

文书档案管理工作的有序开展离不开科学的制度做保障，然而当前我国很多企业却并没有构建科学的文书档案管理制度，比如仅仅是从口头上对文书档案管理工作进行了要求，没有针对每个岗位、每个人员等进行职责任务划分，也没有构建对应的规章制度，导致文书档案管理者在开展工作的时候没有明确的依据来参考，工作存在一定的盲目性。还有一些企业虽然构建了文书档案管理制度，但是这些制度通常较为老化，没有随着企业的快速发展及时得到完善和调整，难以与企业现实发展步伐相一致，也导致制度流于形式，无法为文书档案管理者提供参考。另外，还有很多企业没有对档案收集、保护、保密、借阅等各个环节的流程进行健全，导致该项工作的开展面临着混乱的现象，也影响了工作的顺利开展，导致文书档案管理存在编号不规范、案卷目录缺失、管理混乱等情况。

2.3 文书档案管理信息化建设缺失

当前我国很多企业在开展文书档案管理工作的时候，都是由档案管理者到各个部门进行信息的收集，并对这些信息进行分类、筛选和保存等，因为随着企业业务规模的扩大、经营范围的扩大，文书档案信息也更多，所以文书档案管理者面临着繁重的工作压力。信息化建设虽然能够缓解文书档案管理者的工作压力，使其工作被分解，但是很多企业都因为信息化建设成本高、对该项工作重视度不够等原因而没有引入全面的信息化系统，这样繁重的任务落在文书档案管理者身上，导致他们身心疲劳，不仅文书档案管理的效率低下，而且在档案管理中很容易出现错误，难以实现工作质量的提升。还有一些企业虽然构建了文书档案信息化系统，但是这些系统存在一定的“封闭”性，仅仅是在文书档案部门内部使用，难以与企业其它部门实现融合，整个企业缺乏系统性、一体性信息化系统，也不利于文书档案管理工作的开展。

2.4 文书档案管理者的综合素质有待提升

文书档案管理者综合素质高低直接影响了该项工作的开展效果，当前我国很多企业的文书档案管理者都存在综合素质低下的问题。比如一些企业在招聘文书档案管理者的时候不设定录用标准，认为该项工作没有技术含量，只有有人应聘，只对其进行简单考核就对其进行录用，且在录用之后不对其进行培训，导致员工的专业化技能欠缺，在文书档案管理过程中很容易出错。还有一些企业虽然文书档案管理队伍较为稳定，且构建了明确的工作标准和流程，但是因為企业是处于不断发展过程中的，企业不注重对文书档案管理者进行系统培训，也导致他们的专业技能落后于企业发展，无法为文书档案管理工作创新带来好处，影响了工作效果。

3 文书档案管理工作问题的解决措施

要想促进文书档案管理工作效率的提升，促进档案信息价值的更好发挥，就必须要对其管理中存在的问题进行深入分析，结合企业的现实发展情况构建对应的解决措施。针对上述存在的问题，本文提出了如下几个解决措施：

3.1 提升对文书档案管理工作的重视度

虽然企业文书档案管理工作并不会为企业带来直接性收益，但是其是企业发展中不可或缺的一部分，会影响企业决策的制定，影响其战略规划的设立等，所以企业领导应当对该项工作提升重视度，要明确其对于企业发展的价值和重要意义，适当在该项工作中分配时间。第一，企业领导自身要对文书档案管理工作提升重视度，明确其重要价值和意义。在日常运行中不仅要在业务、业绩等方面提升重视度，同时还要在文书档案管理上花费一定的时间，加强部门建设和教育，提升部门的凝聚力。第二，企业领导要为各个部门员工进行宣传和教育，使各个部门都能够对文书档案管理提升重视度，在日常工作中积极配合文书档案管理部门开展工作，及时为其提供有关的信息和材料等。文书档案管理与各个部门都存在直接关系，只有大家共同配合与协调，才能够起到更好的效果。第三，要对文书档案管理工作进行分解，并为部门设定阶段性工作目标，对文书档案管理者进行鼓励，使其有更大的工作积极性和动力，促进工作质量的不断提升。比如可以制定周目标、月目标等，在部门完成目标之后进行鼓励或者奖励，激发员工的工作积极性。

3.2 构建科学的文书档案管理制度

企业要结合自身的运行情况来构建文书档案管理制度，由于文书档案管理部门需要与其它部门经常性进行联系和沟通，所以所构建的文书档案管理制度也要与其它部门具有一定的协同性，实现各个部门管理制度的融合，更好地为档案管理者提供便利。要提升制度的科学性和详细性，对文书档案管理各个环节的工作都进行详细规定，为文书档案管理人员提供明确的工作流程、标准等，不断提升其工作的规范性。同时，还要结合企业的规模大小、业务量等进行文书档案管理部门的设定，做好工作岗位的设置，并对各个岗位合理安排工作内容，做好工作职责的划分，使各位人员都能够分工明确，有序开展工作。另外，企业还要定期对自身的文书档案管理制度进行更新，诊断其有无与企业的发展相符合，是否存在不科学的地方等，如果发现哪些环节存在问题，要及时对其进行改进，使制度与企业发展保持一致，提升制度的规范性和操作性。

3.3 加强文书档案管理信息化建设

文书档案管理信息化建设是一项重要工作，在当前信息化快速发展的过程中，企业也应当加强这方面的建设，提升文书档案管理的信息化水平，这样不仅能够缓解文书档案管理者的工作压力，而且还可以使其工作更为规范，提升工作效率。这就要求企业领导要结合自身的实际情况进行信息系统的构建，要实现信息系统与其它部门系统的衔接，增强各个部门的协调性，使文书档案管理者更好地借助于系统来开展工作。比如可以通过系统与其它部门进行沟通，相关部门在系统中上传自身的信息，文书档案管理部门通过系统对信息进行搜集或者进行处理等，节省沟通时间，提升文书档案管理的有效性。同时，还可以借助于系统自动对信息进行筛选、分类等，也能够缓解文书档案管理者的工作压力，使其有更多的时间来思考如何对现有工作进行优化和创新，不断提升工作成效。这就需要企业根据自身的实际情况来构建信息平台，比如可以引入OA系统或者其它的有关系统等，通过系统实现各个部门的衔接，在系统中设定对应的入口，各个部门可以在自身的职责范围内进入到系统进行信息提供等。另外，在新时代背景下，各种新媒体不断涌现，文书档案管理者也可以借助于新媒体来汇总或者收集信息等，通过新媒体减轻工作压力，提升工作成效。

3.4 不断提升文书档案管理者的综合素质

第一，企业领导要把好招聘关。虽然文书档案管理工作并不需要较高的技能，但是其对员工耐心、信心等方面的要求较高，由于该项工作较为繁琐、枯燥，所以员工必须要耐得住枯燥，能够在繁琐的事项中稳下心来开展工作。这就需求企业在招聘的时候对应聘者进行全面了解，明确应聘者的专业化技能的同时，对其职业态度、工作态度等进行了解，尽量选择更符合该项工作要求的人员。第二，企业要定期对文书档案管理者进行培训，为其灌输新知识和新技能，使其专业化技能得到更新，知识体系得到完善，更好地开展这一工作。比如可以培训专业化技能有关的知识，也可以培训职业素养等有关的知识，实现文书档案管理者的持续稳定发展，打造专业化文书档案管理团队。第三，构建激励措施，鼓励文书档案管理者自主学习新知识和新技能，并定期对其进行考核，做出奖惩，激发各位人员参与学习的积极性和动力，在企业中形成良好的自主学习氛围。在构建激励措施的时候要做好员工心理状态的详细分析，并且所设定的奖励和惩罚措施要尽量人性化，避免过于生硬，使员工感受到企业的人性化程度，提升自主学习的积极性和动力。

4 结束语

文书档案管理工作是一项系统化工作，涉及很多细节性内容，不仅需要良好的制度来约束和规范管理者的行为，为其提供有力的参考依据，还需要加强信息化建设，使该项工作与时代发展趋势更为符合，满足企业新时代背景下的发展需求。同时，还要注重对文书档案管理者的培训，使其不断提升专业化技能，更好地迎合企业发展，为文书档案管理工作的创新带来更有力的作用。本文结合实际情况从四个方面出发提出文书档案管理工作优化的措施，希望能够为相关人员提供一些参考依据。

参考文献

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