试论事业单位文书档案的规范化管理

关山

摘 要：事业单位具有社会服务的属性，在事业单位日常管理当中，文书档案管理是重要的工作內容，文书档案的管理效率及管理质量决定着事业单位的服务质量，也与民众的切身利益息息相关。如何提高文档案管理效率、实现规范化的文书档案管理是当下事业单位需重点关注的问题。基于此，本文将对事业单位文书档案管理现状进行分析，进而提出实现事业单位文书档案规范化管理的有效策略，以期提升事业单位的档案管理质量。

关键词：事业单位;文书档案;管理质量;规范化

经济的增长与社会的高速发展为事业单位的改革带来了契机，作为服务型机构，事业单位所涉及的业务范围较广，需要收集与整理书面资料数量较多，文书档案管理工作所担负的任务极为艰巨。因此，事业单位应采用可行性的方法提升文书档案管理的规范化与科学化发展，确保文书档案的重要价值得以充分展现。

1 事业单位实现文书档案管理规范化发展的重要性

在事业单位日常管理工作当中，文书档案的收集与管理是必不可少的环节，会对文书档案的管理质量产生决定性影响。事业单位应选择适合的方式进行信息的有效收集，并采用合理的方式进行信息分类，实现文书档案存储环境的优化。档案管理人员应结合相关的标准及规范进行档案资料的整理与编目，进而实现文书档案的规范化管理。文书档案管理得以规范后，文书档案的查找与鉴定更加便利，可有效节约档案查找时间，还可对无价值档案进行及时淘汰与合理销毁，以此促进文书档案管理水平的提升，推动文书档案管理工作的顺利开展，进而降低文书档案的损毁与丢失风险，使文书档案管理工作的开展更加流程化与规范化。

2 当前事业单位文书档案管理现状分析

1）文书档案管理不集中。缺乏集中管理是当前文书档案管理工作中面临的主要问题，档案分散于各个部门，这会对档案管理的高效开展产生影响。部分事业单位有多个下属单位，且各个单位都建立了档案室，档案管理人员数量众多，且数据也极为分散。同时，各个单位之间的职能及服务对象并不一致，未能做到及时有效的沟通，因此工作效率难以有效提升。

2）档案存储成本高、安全性差。事业单位涉及的档案类别及数量众多，因此需要建立多个档案室进行档案文件的存放，且需在各个档案室中安装空调设备或空气干燥设备，同时还需配备档案管理工作所需的计算机及其他设备，因此事业单位必须投入大量的资金用于相关建设，档案存储成本难以有效降低。部分事业单位由于空间有限，只能租借库房进行档案存储，存储成本更高。此外，由于档案管理过程中对档案管理制度执行不严格，未能实现档案的分类管理，这为部分重要档案带来了损毁与丢失的隐患，档案安全难以保障。

3）文书档案管理人员数量不足且素质尚需提升。由于文书档案工作较为复杂，且具有一定的专业性，因此，对事业单位的档案管理人员的素质及技术能力要求相对较高，档案管理人员还需具备组织协调能力与执行能力。然而部分事业单位的文书档案管理人员严重不足，或是还需兼任其他工作，因此无法将全部精力投入到文书档案管理工作当中，致使文书档案工作难以细致与高效完成，存在一定的失误问题，这会对相关人员带来一定的利益损失。同时，部分文书档案管理人员不具备较强的专业素质及能力，在文书档案存储、整理以及归档环节执行力不高，且未能合理进行档案目录的编制，致使档案管理效率无法满足相应的需求。

4）文书档案管理模式有待更新。管理模式的陈旧落后对文书档案管理工作的开展起到了一定的阻碍作用。在计算机技术与数字档案管理技术逐步融入各个行业领域的当下，事业单位还未实现自动化与数字化的文书档案管理，因此其档案管理质量与社会经济发展的需求并不一致，进而限制了其服务质量的提升。部分事业单位虽应用计算机技术以及数字技术，但却未能实施良好的管理，未能结合本单位的工作属性，也未对文书档案的管理特点进行分析，研发出的管理软件可操作性不强，并且所使用的技术及设备也未能及时更新。部分事业单位虽引进了档案管理系统却处于闲置状态，依然采用人工方式进行文书档案管理，这些问题的存在阻碍了文书档案管理工作的规范化

发展。

3 事业单位实现文书档案规范化管理的有效策略

1）重视文书档案管理工作。由于事业单位的领导层对文书档案的重视不足致使文书档案管理工作未能高效推进，档案管理质量也难以提升。因此，事业单位要想实现文书档案管理工作的规范化，领导层需从自身理念的转变入手，重视档案管理工作，积极进行管理思维与管理模式的转变，以服务民众作为文书档案管理工作开展的目标，并对档案管理人员的工作情况进行监督，以自身的行为带动文书档案管理工作的高效开展。同时，事业单位还应积极进行文书档案管理工作重要性的宣传，提高全社会对档案管理工作的了解，进而使之积极主动的配合文书档案管理工作的开展。此外，事业单位还应从资金及政策两方面获取上级领导或财政部门的支持，为档案管理工作提供充足的人员及管理资金，提升档案管理人员的责任意识，规范档案管理秩序，建立起综合、全面、高效的档案室。

2）确保文书档案管理政策的有效落实。在领导重视文书档案管理工作的基础上，还要确保各项管理制度的贯彻与落实，才可保障文书档案管理工作的有效开展。（1）合理配置文书档案管理人员。事业单位应以各个部门的工作性质为依据，结合其工作量而进行文书档案管理人员的配置，并确保所配备工作人员的能力可胜任该岗位工作，并对各个岗位的工作职责进行明确，制定与实施责任终身制度。（2）共享公共资源。由于事业单位有多个下属单位，各个单位分别进行文书档案管理设备及基础设施的建设必然会造成资源浪费，因此，应对各部门的资源进行有效整合与合理规划，打造可实现公共资源共享的系统，合理进行办公设备的配置与共用，以此节约办公资源。（3）及时更新档案管理系统。事业单位应对档案管理系统进行及时更新与升级，以此保障档案管理工作的高效与安全开展。事业单位应引进国内外先进的数字化管理系统，使用电子档案取代传统的纸质档案管理模式，进而构建出更加系统与完善的档案管理体系。

3）建立与优化档案管理制度。文书档案管理制度是否科学合理决定着档案管理工作能否高效开展。因此，事业单位要详细分析与了解文书档案管理中的问题，对其不足之处进行及时的调整与改进，对文书档案管理制度的缺陷问题进行及时的完善，以此为文书档案管理工作的规范化与高效化开展提供制度保障。同时，事业单位应对文书档案管理人员的素质及技能进行强化，通过定期的培训加深其对文书档案管理工作的了解，使之具备实践操作能力，并具备良好的保密意识。此外，事业单位还要对档案管理人员的工作绩效情况进行考核与评价，制定科学完善的奖励机制，进而推动文书档案管理工作的规范化发展。

4 结语

在事业单位管理工作当中，文书档案管理是管理工作的重心，促进文书档案管理质量及效率的提升有利于强化事业单位的管理质量，提升其服务能力，可满足社会经济发展下对文书档案管理日益提升的需求。事业单位应结合自身发展的实际，推进文书档案管理的信息化建设步伐，重视文书档案管理工作，确保文书档案管理政策的有效落实并建立与优化档案管理制度，为文书档案管理的规范化发展提供保障。

参考文献

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