谈如何提升现代档案管理工作的规范性

郭梅

摘 要：档案管理是各企事业单位的一项重要工作内容，因为其一方面记录了单位的职能履行和发展历史情况，可以作为一种历史留存，而另一方面通过档案管理，又能够为未来的各项决策制定、业务开展、服务优化提供指导和参考依据，帮助企事业单位提高自身的社会服务、经济服务水平。不过，现如今档案管理工作面对的各类信息越来越多，处理过程也越来越复杂，容易出现各种的疏漏，要想克服这样的困境和难题，我们便必须要不断提升现代档案管理工作的规范性，在规范的约束和秩序下开展档案管理工作，以确保档案管理工作的质量。本文基于作者自身的实际工作经验与学习认识，首先简单分析了提升现代档案管理工作规范性的意义，然后主要就如何提升现代档案管理工作规范性，提出了部分探讨性建议，以期能为档案管理工作的实践提供参考。

关键词：档案管理;规范性;策略

在现代档案管理工作当中，我们应当将如何提升档案管理的规范性作为一个关键课题，积极加强研究、探讨与实践，既要客观、深入认识到提升现代档案管理工作规范性的意义所在，提高关注与重视力度，更要采取科学、合理的策略，有效构建起现代档案管理的规范机制，切实提升档案管理的规范性，从而确保档案管理工作的质量。

1 提升现代档案管理工作规范性的意义

所谓的档案管理工作，指的是按照国家档案管理工作政策、法律要求，以及单位自身的需求，对各类文件、数据、信息等，进行收集、整理、编撰和保管、开发、利用[1]。对于具有社会服务、经济服务职能的企事业单位来说，档案管理工作的开展是极其重要的，因为其首先是通过对各类文件、数据和信息的整理、归档，记录了单位自身的职能履行和发展历史情况，是一种具有历史价值的留存;其次是在今后的决策制定、业务开展、服务优化中，通过对档案的分析、挖掘和利用，能从中获取到参考依据，对职能履行的改进和优化，具有指导价值。

不过，与此同时我们需要认识到，随着单位业务量的增多、业务管理的严格化，档案管理所需要处理的材料数量也与日俱增，而且原始的档案信息材料往往非常的琐碎、复杂，因此非常容易在档案的收集、整理、编撰和保管、开发、利用中出现疏漏，这就会大大降低档案管理的质量，使得其价值得不到体现和发挥。为了解决这个问题，我们便必须要提升档案管理工作的规范性，从实际的档案管理情况出发，构建起规范化的档案管理工作机制，使得档案管理的各项具体事务、细微环节，都具有科学的指导和约束，形成档案管理的明确准绳。这样一来，就可以使得档案管理工作的推进更加高效率、高质量，避免可能出现的各类档案管理疏漏，使档案管理发挥出更大的作用、价值。

2 提升现代档案管理工作规范性的策略

2.1 对档案管理的立卷归档标准做出完善

“立卷归档”是决定档案管理质量的一个基本要素，如果在其相关的工作环节当中，缺少明确的标准和规范，便会使得档案管理工作的推进变得混乱不堪，如出现完全无用、无价值的档案信息，或遗漏真正有价值的档案信息等等。为此，在如今的档案管理工作实践中，我们必须要对档案管理的立卷归档标准做出完善，例如要明确档案立卷和归档的重点，并对各类档案的原始资源、原始文件等，做出详细的、全面的区分[2]。诸如各种文件资料本身在内容、形式等方面类似，必然需要针对相关问题实施系统的研究，避免档案管理存在重复、信息冗余的现象。再者，还应当全面掌控立卷归档对应的时效性，必须要完成现行文件任务之后，才能开展归档立卷操作，保障整个档案管理流程的规范性。最后，因为档案材料完整与否会对档案最终的价值产生巨大的影响，同时案卷对应的立卷方法、装订质量同样至关重要，必须要严格按照规范的流程标准来协调立卷方法、案卷装订质量，保障立卷归档的规范化标准化。

2.2 对档案管理各个环节的工作制度予以明确

当前的档案管理工作涉及的具体工作内容，所以工作环节复杂，前后需要经过多道程序，而其中任何的一个环节、程序都有可能出现疏漏，导致前期的所有工作付出完全白费。因此，为了提升档案管理工作的规范性和质量，当前我们应当对档案管理各个环节的工作制度予以明确，即对各项具体的工作事务，做出细致的规定、要求和指导、约束，在细化且具有高度可操作性的工作标准下，推进档案管理实践。例如在档案资料的收集与信息填写环节，应当根据档案的分卷、类型等，制定一个明确的收集范围，同时对信息填写的格式、内容以及可读性等，均需要给出标准要求，从而确保档案信息的完整性、可读性、可用性[3]。另外是在档案的保管、保密、调阅方面，更应当制定出明确的制度依据，一方面是要以国家《档案管理法》、《机关档案管理规定》为基础，另一方面还要考虑到单位自身的权、责分配情况，对档案在后期的使用上，给出严格的规定。

2.3 对档案管理的信息化技术标准做出统一

在当前的档案管理工作当中，信息化技术的应用已经相当的普遍，其确实在很大程度上提高了档案管理工作的效率和质量，减轻了人的工作压力。而且凭借信息化技术的功能和优势，其能够帮助我们自动化的发现、修整和提示一些不合规范的档案信息内容，因此其对于提升档案管理工作的规范性来说，也是有所帮助的。但同时我们需要认识到的一个问题是，各个单位的档案管理信息化技术标准还并不统一，所以这降低了我国档案管理工作整体的规范性，对于这样的情况，我们势必要尽快做出改进，统一档案管理的信息化技术标准。如档案的存储格式、传输格式等等，都需要保持一致，这样才能防止“异构问题”的出现，确保电子档案信息的规范性，使其能够得到更高效的传输、应用和管理。再者，在档案信息化管理的急性、安全性制度方面，我们也需要做出统一。电子档案依赖信息技术生成，因此必须采用先进的信息安全技术对电子档案全过程加强监控，为电子档案管理筑牢安全屏障。如可在档案管理系统内增设管理监视子系统，对电子档案的存取过程进行全程监管。在实际的系统设计之中，工程人员可将智能传感器、无线网络、数据库检测作为一个整体的系统来构建，通过实时的物联网网络链接，系统可实现对电子档案24小时无间断的监管。在保证计算机系统安全运行方面，可采取安全检测和监控监测、防火墙技术、访问控制技术等手段。在保证数据安全方面，可采取加密技术、数字签名技术、数字水印技术、文件备份与灾难恢复技术、防病毒技术等手段[4]。

2.4 对档案管理工作人员加强教育培训

需要认识到，在档案管理工作中，人始终是决定档案管理规范性和质量的核心要素。因此我们必须要对档案管理工作人员加强教育培训，一方面要提升其对自身工作的责任意识、质量意识和规范意识，另一方面还要增强他们对自身工作的胜任能力，使其深入、熟练掌握当前档案管理工作开展，所需要具备的各项知识、技能。这样一来，在各项标准、制度的配合下，档案管理的规范性便能够得到大大的提升。

3 结语

档案管理工作的开展，是具有必要性和重要价值的。而为了使档案管理的质量得到保证、价值得到体现，当前我们则应当积极加强档案管理的规范化建设，提升其规范性水平，避免档案管理实践当中可能出现的各种疏漏。

参考文献

[1]武星焰.如何推进事业单位档案管理工作的规范化开展[J].城建档案，2020（04）：78-79.

[2]卢荣平.行政事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].办公室业务，2020（07）：153-154.

[3]王浩宇.对于档案管理规范化的几点思考[J].才智，2020（01）：238-239.

[4]李慧勛.新形势下档案管理工作的规范化研究[J].黑龙江科学，2019（03）：128-129.