新形势下机关事业单位人事档案管理的优化策略

张丽平

摘 要：随着机关事业单位体制改革的不断深入，为了提高机关事业单位的工作效率和服务质量，人才培养和使用至关重要。机关事业单位人事档案管理是人才资源优化配置的重要依据，通过针对人事档案管理工作进行优化，全面提升人事档案管理的信息化水平，使人事档案管理工作能够更好的服务于机关事业单位的发展。

关键词：机关事业单位;人事档案;档案管理;特点;优化策略

机关事业单位人事档案管理工作对于机关事业单位的发展具有极为重要的意义。在当前新形势下，机关事业单位通过强化人事档案管理工作，全面提高人事档案管理水平，确保人事档案的真实性、完整性，实现人事档案信息的高效利用，以此来促进机关事业单位各项工作的有序开展。

1 机关事业单位人事档案管理的特点

1.1 真实性

机关事业单位人事档案管理工作中对其信息需要严重审查，并对档案中记录的个人信息要进行核实。由于人事档案与个人的工资、福利和人员组织关系等联系密切，而且人事档案具有一定的法律效用，因此要求人事档案要具备真实性的特点，并在人事档案借阅、修改和审查过程中要执行严格的保密制度。

1.2 专门性

人事档案与机关事业单位人事调动和个人发展息息相关，因此需要重视人事档案的完整性和安全性。这就需要在人事档案管理工作中需要与其他档案信息分开进行管理，并针对人事档案制定专门的管理流程，进一步保证人事档案信息的机密性。

1.3 动态性

机关事业单位内部人员具有一定的流动性，对于工作人员无论是工作岗位调动、个人能力发展和业绩变化等信息都需要在人事档案中进行详细记录，而且随着时间的推移，人事档案信息也需要不断进行补充，这也使人事档案管理工作具有较强的动态性。

2 机关事业单位人事档案管理中存在的问题

2.1 缺乏对人事档案管理工作的重视

机关事业单位人事档案管理工作具有复杂性、繁琐性和长期性的特点。但在实际人事档案管理工作中，部分档案管理人员对于人事档案管理工作重视不足，觉得只是简单针对档案信息进行记录、整理和调阅即可。由于单位内部从上到下人事档案管理意识不强，这就导致人事档案管理人员工作积极性不高，人事档案管理较为混乱，这对于人事档案的开发利用带来较大的影响。

2.2 人事档案管理制度不完善

人事档案管理工作离不开完善的制度保障。通过建立健全完善的人事档案管理制度，能够进一步规范人事档案管理人员的行为，促进人事档案的规范化和标准化发展。目前大部分机关事业单位人事档案管理制度还不完善，导致人事档案管理工作存在无章可循的情况。部分单位即使制定了人事档案审理制度，但制度没有得到有效的落实，日常人事档案管理存在较强的随意性，这也对人事档案管理水平的提升带来了较大的影响。

2.3 人事档案管理信息化水平不高

在当前信息化时代背景下，档案信息化建设进程不断推进，机关事业单位也积极推进电子化办公。但人事档案信息化建设相对滞后，这与传统思维影响及人事档案保密性强的属性具有直接的关系。机关事业单位人事档案信息化建设软硬件设施不完善，再加之缺乏有效的安全防护措施，人事档案信息化管理风险较高，这也对机关事业单位人事档案信息化建设工作的开展带来了较大的影响。

2.4 人事档案管理人员综合素质有待提升

在当前机关事业单位体制改革不断深入的新形势下，人事调动相对频繁。由于对于人事档案管理工作的重要性缺乏有效的认知，这也导致一些非专业的档案管理人员承担着人事档案管理工作。这部分人员没有经过系统的档案管理知识的学习，在实际人事档案管理工作中缺乏严谨性，再加之缺乏专业技能，这就严重影响了人事档案管理工作的质量，一旦出现信息录入错误或是信息遗漏问题，则会影响到人事档案信息的真实性和完整性。

3 新形势下机关事业单位人事档案管理的优化策略

3.1 加强对人事档案管理工作的重视

对于机关事业单位而言，需要在日常工作中重视人事档案的宣传，使机关事业单位每一个员工都能够认识到人事档案的重要性，并将人事档案管理工作纳入单位日常管理工作中来。同时还要建立健全绩效考核制度和激励机制，有效的调动起档案管理人员工作的积极性。另外，机关事业单位还需要加大资金投入力度，积极配备完善的档案信息化管理的软硬件设施，进一步促进人事档案管理信息化水平的提升。

3.2 建立健全人事档案管理制度

机关事业单位人事档案管理工作中，需要在强化思想认识的基础上，积极建立健全人事档案管理制度，实现人事档案的规范化管理，全面提高人事档案管理服务水平。在实际工作中，机关事业单位需要明确人事档案管理部门的工作内容，并建立人事档案收集制度，实现对人事档案的常态化和长效化管理。同时还要完善人事档案转递制度，进一步规范转递手续，保证转递过程的保密性。积极构建人事档案管理监督机制，成立专门的人事档案监督管理小组，定期针对人事档案资料进行审查，确保档案内容没有泄露和遗失的问题。

3.3 创新人事档案管理方法

机关事业单位人事档案管理工作中，需要结合时代发展特点，积极对人事档案管理方式和方法进行优化和创新。机关事业单位需要加大投入力度，做好人事档案信息化的基础设施建设，并通过建立人事档案信息管理平台和信息管理系统，构建人事档案信息数据库，积极改变事业单位人事档案分散化的特点。依托于信息管理平台实现人事檔案仿睥线上收集、整理、检索和加密传递。并利用云空间实现档案信息的海量存储，全面提高机关事业单位人事档案管理效率和水平。

3.4 提高机关事业单位人事档案管理信息化水平

在机关事业单位人事档案管理工作中，通过将现代信息技术引入其中，加快推进人事档案信息化管理的进程。通过提高机关事业单位人事档案管理信息化水平，可以全面提高人事档案管理工作的效率和质量，并通过运用人事档案管理系统来实现对档案信息的集中和统一管理，从而为人事档案的开发利用打下坚实的基础。

3.5 提升人事档案管理人员的综合素质

在当前机关事业单位人事档案管理工作中，需要做好档案管理人员的选拔和考核工作，合档案管理人员能够与工作岗位的资质和要求相符合。同时还要针对人事档案管理人员开展专业化的培训，努力提高档案管理人员的专业技能和信息素养，使其能够更好的满足人事档案现代化发展的要求。

4 结束语

为了能够进一步做好机关事业单位人事档案管理工作，需要认识到人事档案管理工作的重要性，并加快推进人事档案信息化建设，构建完善的人事档案动态管理的长效机制，全面提升人事档案管理工作的效率和质量，使其更好的服务于机关事业单位的发展和建设。

参考文献

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