文书档案管理中存在的问题与应对措施分析

摘 要：作为企业单位管理中最基本的工作之一，文书档案工作能够准确反映单位的活动状况与管理水平，随着经济社会的不断进步，对于文书档案管理工作的重视程度也在逐渐增加，相关要求也在进一步提高，但是在当前的文书档案管理工作中仍然存在较多问题，不利于完善各个单位的工作。基于此，本文就文书档案管理中存在的问题与应对措施进行分析，首先介绍了文书档案管理的定义与特点，其次分析了当前文书档案管理工作中存在的问题，最后从五大方面详细阐述了解决文书档案管理问题的具体措施。以此来供相关人士参考与借鉴。

关键词：文书档案管理;问题;应对措施;分析

随着社会的不断进步与企事业单位制度改革的深入，文书档案管理工作也需要进行相应的改变，文书档案管理工作的作用也得到了凸显，是提高各项工作的基础，但是由于文书档案管理工作衔接存在问题、各部门之间配合度较差及领导对文书档案管理重视度较低等问题，我国文书档案管理工作效率较低，难以真正发挥其作用，因此，这就需要相关文书档案管理人员不断创新理念，推动文书管理工作的改革的创新。

1 文书档案管理的定义与特点

1）文书档案管理的含义。一般来说，通用文书的具体表现就是文书档案，是一种文件的总称，主要是将社会组织与企业团队在进行管理活动时产生的、具有一定价值的、可以当成资料进行保存的文件。而文书档案工作则是指对这些文书档案进行管理与整合的过程，从而为以后从事相关活动提供参考。

2）文书档案管理的特点。文书工作是文书档案管理的基础，具体来说，文书工作记录、采集与立卷等过程都是文书档案管理工作的前提。文书工作的质量与文书档案管理工作有着紧密联系。想要提高文书档案管理工作的效率就需要以认真积极的态度去做好文书工作，从而更好的保证文书档案管理工作的质量。除此之外，文书档案工作的涉及面较为广泛，与单位内各个层次领域的工作都有着较大联系，比如：业务、人事、财务等等，由此可见，文书档案管理是一项较为复杂的工作，随着科学技术的不断发展，也逐渐转变为智能化办公，对于工作人员的要求也在逐渐提高[1]。

2 当前文书档案管理工作中存在的问题

1）文书档案管理工作衔接存在问题。对于大部分文书档案管理人员来说，很难真正将文书工作与档案管理工作相连接，在进行工作时总是分开处理，最后就会导致两者的分离，不利于文书档案管理工作衔接的紧密性，在一定程度会使二者脱节。

2）各部门之间配合度较差。文书档案工作涉及的范围较广，需要各个部门的配合与协作，但是在当前文书档案管理过程中，部分单位部门不能够积极配合，拒绝提供相关文书材料，文书档案管理部门不能较为及时的进行收集，最后都会导致部分具有价值的文件丢失，不能为企业未来发展提供参考。

3）领导对文书档案管理重视度较低。对于企业来说，文书档案管理工作，不能直接带来经济效益，因此企业领导人员在文书档案管理工作中投入的力度较小。一般来说，只要保证文书档案的完整性，在需要的时候能够作为参考资料即可，这样一来就很难提高文书档案管理人员的工作热情，在进行工作时也不能投入全部精力。

3 解决文书档案管理问题的具体措施

1）加强员工培训，提高工作质量。文案档案管理人员的素质对于工作质量的提高有着最直接的关系，因此，想要进一步提高我国文书档案管理水平，提高人员素质则为一条有效途径。首先在聘请文书档案管理员时，要选择一些综合素质、文化水平较高的人才，最好是选取一些学习能力较强的年轻人，尽管其缺乏相应的工作经验，但是可塑性较强，能够通过企业的培训而快速适应工作要求。其次可以提高工作人员的思想道德素质，文书档案管理工作涉及范围较广，与单位各个方面都有着紧密联系，其中部分文件甚至对于公司发展有着重大影响。因此，只有不断提高工作人员的思想道德修养才能够让文书档案得到更好的保护，避免相关重要文书档案丢失。在此过程中也可以设立奖惩制度，对于表现优异的员工给予奖励，激励其工作斗志，而对于一些因私人原因而造成单位文书档案损坏、丢失的员工，则要给予警告甚至是金钱赔偿，从而更好地约束员工的工作规范。最后对于企业内的原有员工，为了让其适应新时代的发展，应当设立定期的培训机构。通过培训来加强对新知识的学习与新技能的掌握，从而推动文书档案工作的变革[2]。

2）做好文书档案管理衔接工作。文书档案管理工作中。不可或缺的一环就是文书档案管理工作的衔接工作，因此对于文书档案管理工作的前期工作与后期工作都要进行了解，对于文书档案管理工作来说，其前提就是优秀的文件的提供，只有文件工作者提供叫较为优质的文件材料，才能够省略相关文书部门处理文件这一环节，大大提高文书管理工作的效率。其次，文书档案管理工作之后就是对文书的分类与保存，因此要设立专门的人员，明确其职责与任务，让相应的文书材料能够准确归档[3]。

3）加强各单位的配合。文书档案的归档是由各个部门共同合力完成的，一般来说，文书档案的收集主要来源于各个部门单位，只有准确掌握各部门之间的联系，发挥档案管理部门的枢纽地位，才能更加准确的获得有价值的文书材料。在工作中档案管理工作人员要對各单位的新情况进行及时了解，根据情况去准备收集资料工作的方法，除此之外，文书档案管理人员要加强各部门的联系能够在第一时间收集一些信息，并且进行归档整理。

4）规范文书档案管理工作。想要进一步规范文书档案管理工作，首先，可以对一些文书材料进行统一命题，防止在计算机扫描管理过程中难以识别一些命题模糊的文书材料，更好的提高检索准确率。其次，重新组合一些档案卷宗。在文书档案管理工作中经常出现内容混乱且组卷较厚的卷宗，在规范文书档案管理工作时，可以重新填写不规范档案，如一些无标题、无目录、无页码的档案文件，通过重新编排来达到规范标准。最后，在当前文书档案管理工作中，主要采用计算机技术进行管理，但是计算机难以排除一些过时的卷宗，因此在扫描前就要对档案材料进行相关检查，将一些无效、无用卷宗提前去除，节省计算机归档管理的时间，让文件档案管理工作的效率大大提高。

5）加强领导重视程度。想要从根本上提高文书档案管理工作的水平。就需要加强领导的重视程度，让领导认识到文书档案管理工作对于其他工作的重要性。想要提高领导对文书档案工作的重视程度，首先可以通过开展宣传工作来展现出文书档案的重要性及加强管理的必要性，从而更好地落实文书档案管理人员的招聘工作，同时也能够更好地对文书档案管理部门进行整改，并且能够颁布相关规定文件，比如《档案法实施办法》等，从而更好地规范文书档案管理工作，提高管理水平与效率[4]。

4 结束语

各事业单位在开展活动时最重要的参考指标就是文书档案，因此，只有做好文书档案的管理工作才能更好地为活动的开展提供依据，而通过加强员工培训，提高工作质量、做好文书档案管理衔接工作、加强各单位的配合、规范文书档案管理工作与加强领导重视程度等具体措施从而进一步解决当前文件档案管理工作中存在的问题，让文书档案管理工作质量与水平得到进一步提高，从而推动各事业单位活动的可持续开展。

参考文献

[1]毛英女.文书档案管理工作中存在的问题及对策分析[J].传播力研究，2018，000（018）：P.220-220.

[2]刘春燕.文书档案管理工作中存在的问题及对策分析[J].山西青年，2018，000（004）：155.

[3]周礼丽.文书档案管理中存在的问题及对策分析[J].企业文化旬刊，2018，000（003）：129，154.

[4]李娜.电力企业文书档案管理中存在的问题及对策解析[J].中外企业家，2018，605（15）：76.

作者简介

吴倩（1987-），女，汉，武汉江岸区，本科，中级，研究方向：档案管理。