事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施

杨艳

摘 要：伴随事业单位各项管理制度的完善，档案管理工作的重要性日益凸显，也不断受到事业单位的重视。科学高效的档案管理能够严格把握单位内部的所有流程、信息资料，在事业单位发展中发挥着关键性的作用。受到重视的档案管理在日益发展中得到了优化与完善。但是，其间仍然存在一些十分突出的问题，影响档案管理水平的提升，因此，明确问题优化创新，整体提升事业单位管理水平至关重要。本文将分析事业单位档案管理中存在的问题，并提出针对性的解决策略。

关键词：事业单位;档案管理;突出问题;解决措施

事业单位属服务性机构，发挥着重要的社会职能、承担着重要的社会任务，事业单位在发展期间需要有效记录各个行业的发展情况，并展开总结分析，由此提升工作质量和工作效率。在日常经营管理中，事业单位档案管理工作发挥着关键性的作用，如果能够科学合理推进档案管理，必然能够高效总结、收录相关发展信息及内容，由此使得各类信息能够得到合理归置与分析，为后续工作开展夯实基础。此外，科学高效的档案管理，能够使得人力资源管理水平得到提高，推进科学合理的事务处理，同时能够充分展现内部激励机制，整体优化单位服务能力。

1 事业单位档案管理中出现的问题

档案管理是事业单位发展中不可缺少的一部分。科学合理的档案管理能够整体提升事业单位管理水平，从而推进其长远稳定发展。虽然近年来事业单位在不断优化管理理念，创新管理方法，但是仍然无法避免的出现了如下管理问题：

1.1 管理人员业务技能欠缺

就当代事业单位档案管理来说，虽然充分利用了信息技术的作用，有效节约成本、优化人力资源，并提升了管理效率。然而信息化发展背景下档案管理的核心仍然是人才，唯有注重人才资源，发挥人力作用才能够整体提升档案管理水平。但是，就当下管理现状来说，管理人员中存在多数非专业出身的人才，由此影响着档案管理水平的优化提升。一方面表现为人员业务水平薄弱，专业能力、综合素质均存在明显不足，许多管理人员认为档案管理工作仅仅是归类与收集档案材料，而并未注重档案开发利用意识及能力的发展与提升。与此同时，多数管理人员都是从其他部分分配过来，不仅仅是非专业出身，而且未接受专业培训，也无法实施科学的档案管理措施，若仅仅依靠边工作边学习的心态，难以提升档案管理工作[1]。另一方面则表现为管理人员信息素养低下。现代化社会高速发展，信息技术在各行各业投入了广泛应用，事业单位也实现了档案信息化管理。然而，与时俱进的发展并未有效提升人员信息处理能力以及人员信息素养，也引发普遍的资源浪费现象。

1.2 信息化管理程度低，管理方式未更新

就当前事业单位档案管理来说，虽然在不断引进全新的理念与技术，但总体而言，其信息化管理程度仍然偏低。其一，在推行信息化管理期间，为全面利用信息技术，使得整体利用率低下。同时，在档案管理期间信息化仅仅被作为是一种方式，而没有当作理念推行。主要体现在管理期间为全面利用信息技术，而仅仅作为电子化管理方式，同时为在单位内部构建完善的信息传递系统以及信息共享机制，由此制约了档案的高效利用[2]。而且，管理人员存在信息化水平低下的表现，这与部门之间缺乏协作息息相关。其二，就当下管理现状来说，管理方式过于陈旧。行之有效的管理方式能够弥补设备的不足，而事业单位档案管理工作仍然采用常规方式进行，如通过纸质档案转化为电子档案的方式进行信息输入，输入完成后不会及时整合分类信息，由此不利于管理水平的提升。

2 事业单位档案管理问题的解决措施

社会高速发展的背景下，档案管理工作在各个领域都显得尤为重要。要想整体提升档案管理水平，事业单位必须正确认识其中存在的问题，从管理理念着手，优化管理措施，全面提升人员信息素养，优化信息化管理，从而提升档案管理水平。

2.1 树立正确档案管理意识

就事业单位档案管理工作来说，必须树立正确思想意识，将档案管理工作纳入单位统筹规划中去，明确档案管理所涉工作范畴，密切各个部门之间的交流与合作，形成良好的档案管理意识，促使管理人员高度重视档案管理工作，激发其工作参与热情与积极性。同时，充分利用单位资源，通过档案管理展现出来，由此有效提升档案管理效率与水准。

2.2 落实人员专业培训，提升信息素养

即便在信息化高速发展的时代，人员仍然会各行各业发展不可缺少的核心元素。行之有效的档案管理离不开专业人才。首先，单位需优化管理人员专业能力，从单位发展现状入手，为档案管理工作选择合适的人才。管理人员必须经过层层选拔，留用人才皆需是责任心强、作风正派、政治优良的人员。在实际工作推进中，如若确实需要临时调用其他部门的工作人员，必须加强人员专业培训，使其对档案管理方法及流程有充分认识与了解，并密切配合管理人员工作，由此才能够保证档案管理工作水平与效率。一直以来，档案管理工作均未受到事业单位高度重视，可想而知，人员积极性、主动性亦是极为低下。所以，为激发其工作积极性、工作潜能，保证管理工作的高效展开，事业单位需对此构建激励制度，鼓励管理人员不断更新专业知识，高效学习全新的管理理念与方法。其次，在档案管理工作推进行还需注重人员信息素养的提升。信息化的发展与广泛应用要求管理人员具备良好的信息化能力，掌握相关信息技术，以满足工作所需。所以，事业单位需对此展开针对性的培训，促使管理人员掌握幸福、新技术，同时需统筹各个部门的合作与交流，尤其是与信息技术部门，指导管理人员向他们取经学习，从而充分发挥信息技术的作用，提高档案管理水平及管理效率[3]。

2.3 加强基础设施建设，优化档案管理模式

档案管理工作推进中完善相关基础设施有助于提升档案管理水平。就当下来说，受到重视程度的影响，档案管理条件相对较差，虽然投入了各种设备的应用，但是综合利用率低下，如打印机、投影仪、扫描仪等出现大量闲置的情况。为优化管理质量，事业单位必须大力推进基础设施建设，并优化档案管理模式。

就基础设施建设而言，必须充分利用经费，实现资源的最大化利用，并得到设施建设的强化。加强档案管理仓库的建设，依据事业单位實际发展需求，完善仓库硬件设施，从防潮通风着手，综合提升档案管理水平。信息化档案管理的当下，纸质档案仍然发挥着至关重要的作用，所以，事业单位需综合保障库房安全。

此外，事业单位需不断优化档案管理模式。就常规管理来说，综合效率偏低，管理模式陈旧。因此，必须加大力度改进，充分利用现代化管理理念推进档案管理工作。另外，在信息化发展期间需完善档案安全管理与备份管理，保证电子档案安全。同时，在单位局域网建设中，需不断健全部门共享安全机制，综合提升档案利用率。

3 结束语

档案管理是事业单位发展不可缺少的一部分，也是发展的关键。因此，为促进档案管理水平的提升，必须充分认识其中存在的问题，并依据事业单位发展现状制定解决措施，才能够保证档案管理质量与水平的提升，才能促进事业单位的长远稳定发展。

参考文献

[1]夏巍.浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].科技创新导报，2018，（05）：224+226.

[2]袁平阳.浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].环球市场，2019，（04）：167.

[3]李洋洋.事业单位档案管理中存在的问题与提升措施[J].信息记录材料，2018，（09）：123-124.