房地产档案管理与利用问题探究

崔荣

摘 要：本文通过对房地产档案管理的特点进行深入分析，结合当前档案管理工作中存在的问题和不足，探讨科学的管理和利用措施，提升档案管理水平和利用效率，为房地产企业的发展形成有效的支持。

关键词：房地产;档案;管理;利用

1 引言

房地产档案管理是对房地产企业经营管理环节产生数据进行全面的整理和科学的分析，管理工作与房地产企业的发展具有直接关系，能够为企业管理决策的制定和执行提供可靠的依据，为项目建设和管理工作的高效开展提供有效的保障。

2 房地产档案管理的主要特点

首先房地产项目建设时间跨度较大，项目后期管理和维护工作具有较强的持续性，需要档案管理工作进行持久的跟进，以保证数据资料的及时高效的收集，保证档案的全面性，这就要求档案管理工作要充分结合项目建设管理的实际需求，对项目进度进行及时的跟进，提升档案管理效果，使相关管理制度和实施过程能够结合企业发展形势和项目建设环境的变化进行及时的调整。其次是档案内容较为复杂，涉及项目审批、土地流转、项目建设和管理、合同管理各个环节，需要档案管理部门进行相关资料的全面收集和妥善保存，进行科学的分类存储，为档案使用环节提供有效的支持。再次是房地产档案资料涉及行业发展的方面，为保障档案管理工作的高效开展，需要管理人员具备较强的专业素养，对相关知识进行有效的掌握，能够对相关资料数据进行高效的管理和及时的复核，保证档案资料的真实有效。同时房地产行业的相关政策制度也在发生着变化，各个项目所在地的政策方针也存在较大的差异，需要管理人员能够及时掌握相关政策方针，提升档案管理工作的针对性。最后是房地产档案对群众利益息息相关，为相关职能部门的管理决策提供可靠的数据依据，需要档案管理部门对房地产档案管理工作形成有效的重视，提升工作积极性和责任心，推动房地产行业的健康发展，为社会生产生活提供有效的

支持[1]。

3 房地产档案管理中存在的问题分析

1）档案管理模式较为落后。房地产档案管理工作的高效开展，对房地产行业的发展具有关键作用，对房地产企业的管理运行和项目建设维护提供有效支持。但是当前房地产档案管理思路较为僵化，档案管理部门的管理模式较为落后，大多数数据资料仍然是以纸质载体为主，已经不能适应房地产行业的发展。特别是随着房地产行业的发展，房地产业务范围和项目建设规模不断扩大，传统的档案管理模式已经不能满足房地产企业的发展需求，不能对相关管理决策的制定和执行提供有效的依据。在房地产建设管理过程中，对档案管理缺乏有效的重视，不能对档案工作的推进提供有效的支持和投入。而档案管理工作涉及房地产行业的各个环节，需要各个相关职能部门能够按照档案管理制度进行高效执行。但是在实际的管理活动中，各个管理环节缺乏有效的沟通交流，无法保障管理工作的高效开展。同时在档案工作的信息化水平较低，使得档案管理效率较低，管理思路较为落后，不能借助信息技术对管理活动进行科学的优化，各个管理环节缺乏信息共享，不利于管理水平的提升。

2）档案管理利用率较低。档案管理工作对企业发展具有重要作用，但是在实际的管理工作中，档案资料的效用得不到有效的发挥，不能对相关管理决策和项目建设的制定执行起到有效支持。在档案使用环节，只能提供相应的查询和调用服务，对档案资料缺乏深入的挖掘，使得档案中的重点信息不能得到有效的提取，容易造成档案整理、分类、存储等工作的混乱，不能充分满足使用者需求。同時对档案查询机制缺乏有效的优化，检索机制相对单一，不能对使用者的实际需求进行深层次的提取，不利于服务质量的提升。档案利用环节的信息化程度较低，不能利用信息技术手段实现档案利用效率的提升，不能对相关档案资料进行准确的定位和实施的跟进，不能保证较高的管理效率。

3）档案管理人员专业素养不足。随着房地产行业的快速发展，在建设管理过程中产生了大量的数据资料，需要通过档案管理工作进行高效的收集整理，作为有效的凭证，对行业发展形成有效的支持。而房地产行业发展环境和项目建设管理的不断复杂，使得档案管理工作量不断提升，对管理人员提出了跟高的要求，需要对数据信息进行全面的分析处理，并能够进行科学的整理分类，形成完善的管理体系。但是档案管理人员的专业素养存在一定的问题，缺乏主动提升意识，不能积极学习先进的管理理念和技术，不能保证较好的管理效果。同时管理人员的信息技术水平相对较低，不能利用信息设备和技术对管理流程进行科学的优化，不利于信息化管理模式的科学

构建[2]。

4 房地产档案管理与利用策略

1）加强档案信息化建设。信息化建设的高效推进是提升档案管理和利用效率的重要途径，企业管理部门要求充分认识到档案管理信息化模式的积极作用，为信息化建设的推进提供有效的指导和支持，使档案工作能够充分适应企业发展需求，为房地产项目建设和管理工作形成有效额支持。要加强信息基础设施建设，对档案管理环节科学的规范，利用信息设备实现管理效率的提升。同时要加强网络通信体系的构建，实现各个管理环节信息资源的高效共享，使数据资料能够得到高效传输，保证档案资料的实时完善，提升档案时效性。要利用专业信息设备，对传统纸质资料进行数字化存储载体的转变，实现档案管理水平的提升，有效减少对纸质资料管理和维护的成本投入，提升资料数据的安全性。要充分结合管理活动的实际需求，进行信息化管理流程的高效整合，建设完善的信息化管理平台，实现对各个管理环节的高效覆盖，使得相关管理流程得到有效的规范，各个环节的管理人员能够通过智能设备进行管理工作的执行，提升整体的管理效率。同时将档案管理平台与企业管理系统，如行政管理系统、财务管理系统等进行高效的对接，实现相关资源的实时共享，充分发挥档案管理优势，为相关管理决策的制定形成有效的支持[3]。

2）完善档案管理机制。档案管理部门要充分结合房地产企业发展形势和管理运行的实际需求，对档案管理制度进行科学的完善，保证相关管理流程能够符合企业发展战略的要求，使得档案管理效用得到充分实现，为企业发展形成积极作用。要完善档案管理流程，保证档案工作的高效推进，制定科学的管理标准，形成较好的管理效果。同时要制定完善的监管机制，对管理流程进行全面监督，对档案资料的信息数据进行全面的复核，及时发现档案资料中存在的问题，保证资料信息的安全性。管理流程进行全面监控，及时发现管理流程中存在的漏洞，进行针对性的制度调整和优化。

3）提升档案利用效率。档案管理部门要加强对档案资料的开发利用力度，转变传统的管理思路，积极引进先进的技术手段，对档案资料进行深入的分析，准确提取数据中的价值信息，对数据资料进行科学的处理和分类，建设全面的档案数据库，并对检索机制进行科学的完善，充分满足使用者的不同需求。同时要积极利用信息技术优势，对使用环节进行优化，能够实现档案资料的远程调用，提升档案服务水平。

5 结语

房地产企业要充分认识到档案管理工作的重要性，转变传统的管理思路，积极引进先进的管理理念和技术，加强档案信息化建设，提升管理水平和利用效率，为企业发展提供有效支持。

参考文献

[1]闫剑春.探究如何加强房地产档案管理和房地产的合理利用[J].卷宗，2018（35）：25-25.

[2]沈银娇.新时代下房地产档案管理存在的问题及对策研究[J].城建档案，2018（7）：45-46.

[3]刘青.房地产档案管理存在的问题及对策探讨[J].建筑工程技术与设计，2018（4）：23-24.