事业单位人事档案管理存在的问题研究

万雪梅

摘 要：个人经历和实践的历史记录的重要形式就是人事档案，是个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实反映和记录，同时又能反映个人在社会中的表现好和各种社会关系。因此对人事档案进行有效的管理和运用具有非常大的价值和作用。在目前我国对档案管理的工作中，存在人事档案管理意识薄弱、档案管理人员专业性不强、制度不规范以及信息化水平较低等问题，对我国档案管理工作的进展产生了非常不利的影响。以下对档案管理工作中的问题及对策进行分析和阐述。

关键词：人事档案;管理;问题及对策

人事档案管理的有效管理和合理利用对人才资源开发起着重要作用，对人事档案管理的水平高低直接影响着人才资源开发的质量，从而对我国整体发展起到一定的限制作用。新的時代发展下，有新的要求，国家一直致力于对人才资源开发质量和有效率的提升，因此必须对人事档案管理中存在的问题进行系统的分析，针对具体的问题提出相应的解决对策。

1 人事档案管理中存在的问题分析

1.1 人事档案管理意识有待提升

部分单位领导人对档案管理工作的重视度不够，他们认为对档案进行管理是一项事务性工作，因此以“笼统”的方式对档案进行管理，认为只要对其完好无损的进行保存，不发生损坏和丢失就可以了。这样的管理方式失去了对档案管理的价值和意义。单位领导人对档案管理意识的薄弱，导致了负责人对这项工作的不重视度，工作观念和具体的工作方法都有一定的偏差，导致档案管理工作的无效性。

另外，在个别单位中，仍旧将档案管理工作视为档案保管工作，认为档案管理人员只要妥善保管档案资料即可，导致档案管理工作缺乏充足的经费支持，设施配备也并不齐全，个别单位甚至并没有设置专门的档案管理机构，在这种情况下，档案管理工作很容易出现疏漏，从而影响团队建设和服务水平提升。

1.2 档案管理人员的专业性不过关

档案管理工作是一项繁冗复杂的工作，因此专业技能和知识强的人员才能胜任这项工作。在实际进行档案管理的人员中，往往缺乏足够的专业知识和技能，有的单位甚至让其他在职人员兼职人事档案的管理，造成了很多工作的失误 。

在一些单位中，档案管理工作缺乏专业的高素质人才，由于个别单位对档案管理人员的要求较低，档案管理职位的门槛较低，因此档案管理人员严重缺乏专业知识，这就导致档案管理工作缺乏系统性和规范性，很多档案资料都散存在各个部门，不能及时收回，甚至出现档案遗失现象，对单位的稳定发展十分不利。也有一部分单位中，档案管理人员对于现代化办公设施十分陌生，不懂得现代化办公设备的使用方法，再开展工作时还采用传统的工作模式，这就制约了档案管理工作的实际效率，同时也不利于提升档案管理工作的信息化水平。另外，由于对档案管理工作不够重视，因此档案管理人员的薪资待遇水平普遍不高，这就导致专业人才流失，无法吸纳高素质管理人才，在一定程度上制约了档案管理工作的开展和进步。

1.3 档案材料收集不完整，格式不严谨

在计划经济时代，人员的流动性是比较小的，工组相对较稳定，因此人事档案的稳定性也是比较强的。这种情况下，管档和人相对一致，档案的完整性也能得到很大程度的保障社会主义市场经济体制的建立以后，就业的方式以及就业选择性都是相对较灵活的，人事档案管理工作暴露出诸多问题，最主要的是档案与人员的不统一性。其次档案材料收集不完整，格式也缺乏一定的严谨性。

2 人事档案管理中的解决对策

2.1 加强对人事档案材料管理的重视度

人才工作的重要组成部分就是对人事档案材料管理，是用人单位的一种人事记录，是人力资源管理过程中的重要工作痕迹，各级领导应该对档案管理工作充分重视，将档案管理工作纳入重点工作来抓，加大对档案管理工作的把控力度，避免档案管理工作存在随意性和盲目性。在进行选拔和使用人才时，人事档案材料是非常有价值的参考依据，借助人事档案材料可以对人才的主要表现、成绩以及优势和不足进行明确的分析和评估，从而能够提升对人才选拔的质量和效率。因此要加强对人事档案材料管理的重视度，完善基本设施，把专职档案管理人员落实到位 ，建立和健全各种档案管理制度，为档案的有效管理和高效利用奠定良好的基础。此外应该为档案管理工作提供充足的经费支持，积极引进现代化办公室设备，提升档案管理工作的信息化水平，防止档案管理工作出现疏漏，推动人力资源管理工作的稳定发展。

2.2 规范档案材料的收集与格式的严谨性

要不断完善和建立档案的收集和整理制度，建立健全的工作协调和运转机制，各部门之间加强具体的工作交流，以及时发现档案管理工作中的漏洞，及时查漏补缺，及时进行整改。在对档案资料进行收集的过程中，要利用分类的方法，分门别类的对档案资料进行分收集和整理，这样能提升档案管理工作的质量和效率。在收集基本档案资料的时候，要对其格式的严谨性和内容的完整性进行严格的筛查，保证收集的档案资料的质量。在此基础上，及时将个性化强和价值大的档案资料进行加入，以增强档案资料的价值性和可利用性。

2.3 提升档案管理工作的科学性

现代社会是信息化的社会，因此要想提升档案管理工作的科学性和有效性，必须利用先进的信息科学技术，以实现对档案的信息化管理。单位负责人应该通过有效措施的干预，建立规范科学的档案管理系统，把以往的人事档案材料都纳入系统中，实现对人事档案资料的线上管理，增加人事档案材料的时效性和利用价值。在此基础上，加强现有人事档案目录数据库的建设和完善，对人事档案信息及时更新，以实现动态化的管理模式，保证人事档案信息的真实性和准确性，把优质的服务提供给人事工作，提高档案的使用效率。

2.4 建立档案管理的奖罚制度

应该建立精细化奖罚制度，使档案管理人员的工作情况与薪资待遇相互挂钩，将制度细化，明确奖励和处罚的标准。如果工作人员的工作质量突出，给予一定的奖励，鼓舞工作人员在以后的工作中再接再厉，一旦工作人员在工作中出现违反工作制度等现象，则给予一定的处罚，促使档案管理人员重视本职工作，避免出现应付了事等现象。

还要制定档案使用制度，对档案使用者进行约束，要求档案使用者妥善保管档案资料，按时将档案资料交回，如果逾期不能交回，须重新提出申请。一旦出现档案遗失、擅自挪用档案资料等现象，应适当予以处罚，促使全体员工都能重视档案管理工作。

3 结语

人力资源管理的关键环节就是人事档案管理，是做好人事工作的重要基础和保障。就目前来看，很多单位在开展档案管理工作时，都存在一些问题，不仅制约了档案管理工作的高效开展，也关系着企业的稳健运行。优质的人事档案可以为单位进行人才的选择和录用提供动态、真实、有效的原始资料和数据，具有非常大的价值和意义。如果档案管理工作落实不到位，就无法及时为管理者和决策者提供有力依据，进而影响管理者的工作效率，甚至会导致决策者判断失误，做出错误的决策。新时代下，人力资源是一种非常重要的社会力量，只有重视人事档案的管理工作，将其真正落到实处，人事档案资料才能真正发挥它的价值和作用。

参考文献

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