浅谈如何做好企业综合办公室的档案管理工作

杨莹

摘 要：信息技术的快速发展使得各项工作的科学性不断增加，促进了企业办公室工作分工的日益细化。当前办公室档案管理任务不断增加，面对的情况较为复杂。要求办公室档案管理工作具有更强的规范性，以科学的方法提高档案管理的效率。本文主要分析办公室档案管理工作的主要问题，着力构建科学的档案管理工作体系，指出提高办公室档案管理工作效率的有效对策。

关键词：企业;办公室;档案管理;优化对策

1 综合办公室档案管理的特点

1）种类多。综合办公室是企业运转的中枢，办公室的处理的文件种类繁多，掌握着大量工作中的数据信息。在办公室完成行政管理、收发文件、日常工作监督等任务时产生了大量、多样且具有动态性的数据信息，这里既有文件，也有报表，还有大量工作时的音、视频资料，新时期办公室档案管理工作的任务量不断增加，档案管理管理工作的难度加大，档案管理耗费的时间不断提升。

2）专业强。办公室档案管理日益向着专业化的方向发展，以往仅依靠兼职人员进行档案管理的工作方法已经行不通，档案管理工作需要在信息化环境下建立更专业的档案运转体系。办公室档案管理人员不仅要熟悉信息化的档案运转流程与处置方法，还要具备一定的行业知识，这样才能提高档案数据信息的收集质量，合理的判断档案的应用价值，从而发挥办公室档案为业务工作服务的作用。档案管理应当采用专业的方法，构建科学的管理体系，提高档案管理工作的整体效率。

3）更新快。办公室每天都要处理大量的工作信息，这些信息使得档案记录内容不断增，档案数据信息的更新频繁。例如，办公室需要处理设备、人员、经费、物资分配等事物，这些日常产生事物产生了大量档案信息，传统的档案管理方式已经不满足时代的需要，还要建立更加完善的档案管理工作体系。

2 综合办公室档案管理的问题

1）缺乏正确档案管理意识。办公室工作较为繁杂，涉及大量的公文流转、后勤管理、安全控制，以及其他临时性的工作任务。很多办公室人员缺乏正确的档案管理意识，档案管理素質较低，现有的档案管理工作还仅停留在档案收集与文档制作方面，纸质档案管理思维占据主导，档案资源的服务价值未能体现出来。由于在日常工作中忽略了档案管理的重要性，档案管理工作的质量水平相对较低，档案管理工作的效率不高，档案管理未能与行政工作同步有序进行，缺乏更加科学的档案管理方法。

2）档案管理制度还不完善。目前办公室的负责人员缺乏对档案管理的监督意识，档案管理工作的重视度不高，档案管理过程中未能围绕着档案资源的应用建立更有效的管理制度，档案管理制度的执行也较为粗糙。当前办公室档案管理常常流于形式，未能深刻的执行档案管理制度，档案管理工作不到位，重要的档案未能进行有效开发，大量档案的使用价值有待挖掘，一些档案未能在各项工作中发挥指导促进作用。

3）管理人员的素质有待提高。目前办公室档案管理人员的素质还有待提高，综合办公室通常仅配备一名档案员，档案员往往由办公室秘书兼任。档案员通常包揽了所有的档案工作，随着档案数量的不断增加，档案管理工作任务的日渐繁重，现有的档案管理员的工作压力较大，还要进一步建立完善的档案管理分工机制，注重形成相互配合的档案管理体系，这样才能满足新时期档案管理工作的需要。

4）档案管理的方法较落后。目前办公室的档案管理工作主要以纸质档案管理的方法为主，办公室还未能熟悉信息化的档案管理工作方法，档案管理人员不能熟练的掌握信息化的档案管理方式。很多在办公室自动化网络中的文件未能有效保存，大量的工作信息未能纳入档案体系当中，传统的档案记录方法严重的影响档案管理工作质量，因档案管理操作方法不当，很大程度上造成了档案风险。

3 办公室档案管理的具体策略

1）提供档案职责意识。办公室应当提高档案管理的责任意识，力求由专业人员开展档案管理工作。办公室主任应当肩负起档案管理监督的责任，定期对档案管理工作进行检查，了解档案管理工作的具体情况，及时更正档案管理不到位的问题，在全员配合的基础上形成良好的档案管理工作的环境氛围。办公室全员应当配合开展档案管理工作，各业务部门同样要配合办公室，由人事部门定期进行办公室档案管理人员的专业培训，并且对档案管理人员的专业能力进行考核，提升档案管理人员的责任心。

2）完善档案管理工作制度。综合办公室的运转建立在完善的制度基础上，档案管理工作也应当具有明确制度，发挥制度在约束档案管理人员方面的作用。首先，建立良性的档案管理运转机制，明确档案管理工作的重点，根据当前档案管理的重点明确档案管理工作的指向，保证档案运转流程的科学有序。其次，完善档案管理的登记考核制度，加强档案管理人员的评价，建立良好的档案管理统计、考核、评价与奖励制度。重点分析档案管理存在的问题，提高档案管理制度的实用性与可操作性，发挥专职监督人员的重要作用。办公室档案管理还要优化标准，加强对职工的具体引导，着力构建档案管理制度的宣传机制，形成良好的制度运转氛围，提高档案管理工作规范性。

3）提升档案员专业性。办公室档案管理人员的业务能力、敬业精神、工作态度直接的决定了档案管理工作的整体质量水平。应当促进档案管理人员充分的发挥自身的创造性，提高档案管理工作人员的整体质量水平，大力组织开展档案管理的业务培训工作，不断引进学习先进档案管理设备，以各种方式提高档案管理人员的专业性，为档案管理人员提供专业的培训知识，这样才能提高档案管理的整体水平，弥补行业的经验，提高档案管理工作效率，消除档案管理工作风险，加快档案建设的步伐。

4）强化档案管理技术考核。档案管理人员应当对办公室工作进行充分的认知，解决好档案管理运转体系中发生的问题，监督各部门和相关责任人落实好档案管理工作的具体任务。首先，加强档案管理技术人员的教育工作，促进办公室人员明确档案管理的重要性和法规意识，引导档案管理人员正确的认识自己的责任义务，重点监督档案管理人员的履职效果其次，将档案资料的管理纳入档案管理考核机制。增强档案管理的责任意识，明确档案管理的分工，全面加强办公室人员的引导考核，督促办公室人员熟悉档案管理的方法，达到全面提高档案管理工作的效率与质量的目标。

5）引进信息化管理方式。新时代办公室应当引进综合性的档案管理方法，注重建立档案管理工作平台，强调对现有档案资源进行科学性的梳理。由于传统的档案管理方式有弊端，还要优化档案资源的信息管理模式，采用信息化的管理平台对档案进行管理。首先，办公室开展档案管理工作应当树立服务意识，强调办公室的综合档案员保持与所有部门的有效性，根据各部门工作进行个性化的档案资源供给。制定个性化的档案共享机制，在全面了解上下游需求的基础上开展档案管理与服务工作。实现档案管理与服务方式的再升级，强化学习信息化的档案管理工作知识与方法，不仅可以提高档案管理工作的效率，降低档案运转中的方向，还能满足新时代人们使用的需要。

4 结论

办公室的工作任务较为繁杂，办公室既具有安全保密工作任务，同时还要最大限度的发挥手中档案资源的实用价值。本文主要分析档案管理工作的特点，明确档案管理工作的具体任务，提出解决档案管理问题的一些思路，着力构建科学化、体系化和专业化的档案管理工作体系。

参考文献

[1]潘鑫.信息化时代办公室档案管理工作的创新浅谈[J].中外企业家，2019（01）：103.

[2]莫晓梅.做好办公室文秘综合管理工作优化对策[J].现代国企研究，2018（24）：108.

[3]刘红英.浅谈企业文书档案管理工作存在的问题与对策[J].河北企业，2016（08）：45-46.

[4]乔前岐.浅谈如何做好办公室档案管理工作[J].办公室业务，2016（24）：116.