档案管理的现代化工作方式

徐春艳

摘 要：政府部门档案资源是记录政府开展工作情况的重要信息。政府部门应当提高档案管理的整体运转水平，形成综合性的档案管理工作体系，加大档案工作的创新力度，在专业技术人才的参与下实现信息化、智能化、标准化的档案运转，解决政府部门传统档案管理工作的现实问题。

关键词：政府部门;现代化;管理方式

1 引言

信息技术的快速普及，使得政府部门档案管理工作的有效性不断提高，为了解决政府部门档案管理繁琐性和复杂性的问题，应该建立综合性的档案管理工作机制，创新档案管理的方式方法，着力明确档案管理的核心环节，运用信息技术、网络技术、科技设备提高政府部门档案管理的有效性。当前政府部门档案工作改革的关键在于进行技术人才引进，优化信息化设施设备的配置，形成综合性的档案管理体系，达到高效、优质和系统化档案数据信息运转管理的目标。

2 政府部门档案管理现状分析

1）档案管理内容更加复杂。当前政府部门档案管理工作的主要问题在于档案管理的方式较为传统，档案管理工作的内容较为复杂，现有的档案管理方式不符合新时代的档案工作需要。一些政府部门档案管理的专业性、制度化建设水平落后。为了提高政府部门档案管理的效率，应该形成综合性的档案管理体系，着力进行档案管理理念的创新。目前，我国主要采用纸质档案管理的方法，档案管理的成本相对较高，因此应该优化档案运转的方式，提高档案运转的整体质量，解决档案管理工作的现实问题。

2）软硬件设备的问题。当前政府部门存在着档案管理软硬件设备的问题，有些政府部门档案管理工作存在着软硬件设备有限的问题，一些政府部门软硬件缺失，现有的档案管理设备不能满足开展专业化档案管理工作的需要。由于不能实现档案管理设备的专业化运行，因此影响政府部门档案管理工作的整体质量。政府部门还应建立综合性的档案管理工作体系，着力提高档案管理工作的效率。

3）档案信息不断增加。随着政府部门职能的日渐明确，档案信息的不断增加，政府部门应該采用现代化的档案管理方式。特别是互联网技术的普及发展，使得基层单位成为专业信息的集散中心，因此当前需要重点提高政府部门档案工作的效率，有效的减少档案的遗漏现象，加强信息传递的有效性，因为只有保证档案及时的传递到各部门，更好的实现信息共享，才能体现政府部门档案管理的价值。

3 政府部门档案管理的现代化方式

1）创新档案管理理念。政府部门的档案工作是为公益事业服务的，政府部门的档案管理工作不仅要满足上级机关对各种工作数据信息的查询调取需要，还要满足全社会对公共事务的知情权。首先，政府部门应当提高档案管理的开放性，注重做好传统的档案收集、整理、存储工作，不断建立健全档案管理的服务机制，全面提高档案管理工作的服务意识。其次，还要优化档案数据信息的检索系统，提高档案的整体工作效率，重点节约档案管理的成本，在减少档案管理时间的基础上，不断重视开展档案管理工作。第三，转变档案管理人员的理念，引导档案管理人员具备智能化与专业化档案管理思维，形成综合性的档案管理工作团队，围绕档案管理制度与标准的优化实现创新。强化服务意识，做到标准化履职，更好的实现政府部门档案资源的开发是档案管理的新理念。

2）提高技术人员素质。政府部门档案管理离不开专业的档案管理人才。只有加大档案管理人才培养工作，不断优化档案管理专业工作队伍，才能提高档案管理的整体效率。首先，政府部门要根据现有的档案管理设备，配置专业的档案管理人员，保证档案管理人员熟悉掌握具体档案管理设备的操作方法。其次，还要加大档案管理人才的更新力度，在信息化的背景下逐步的优化配置专业的档案管理技术人才。围绕着档案管理智能化、大数据、云存储发展方向加强专业技术人才的引进工作。第三，提高现有档案管理人员的培训工作力度，增强档案管理人员培训的深刻性，保证相关工作人员均有机会接受必要的业务培训，在档案管理人员培训时，应当保证培训的持续性、连续性、综合性。档案管理培训还要采用人员整合与针对培训的方式，根据实际情况加强档案管理人员的考核，对现有档案管理人员进行定期培训，做到现代化与科学化培训。只有保证档案管理人员培训的条理性，才能提高档案管理人员培训的质量，解决档案管理人员建设的

问题。

3）形成综合性的管理体系。政府部门档案管理应当从档案事业的现实需要出发，首先，提高政府部门档案的规范化建设水平，在标准化的理念下提高档案管理的有效性，重视在高新科学技术的影响下完善档案管理工作体系。其次，政府部门还要明确档案管理工作的规章制度，严格的执行档案管理工作的标准，做到档案管理的权责明确，进一步推动档案管理的现代化。第三，还要在档案管理过程中制定科学化的管理标准，根据实际情况保证档案管理的科学性，采用新的设施设备提高档案管理工作的水平，实现档案资料的合理优化整合，这样才能提高档案管理工作的整体活力和质量。第四，明确各部门的职责分工，形成全员参与的档案管理体系，做到档案管理的专兼职有效分工，明确各部门档案管理工作任务的重点，解决传统档案管理工作的现实问题。第五，加强档案管理工作的监督，在上级档案管理部门与专业档案管理机构的指导下提升档案管理工作水平，明确政府部门档案管理的发展空间，从而解决政府部门档案管理的具体问题。

4）加强软硬件设施的配置。政府部门还要加强档案管理软硬件设施的配置工作，形成综合性的档案软硬件管理工作体系，进一步实现政府部门信息与网络技术条件的优化工作。首先，在完善传统的纸质档案的扫描设备的基础上，更好的加大互联网与档案管理系统的开发工作，基于统一的平台开展档案管理工作。其次，政府部门还要建立智能化的档案收集、存储与共享服务工作的系统，推动档案的统一整理与保存归类。第三，不断的进行政府部门档案管理设备的优化，面对智能化、大数据、云存储档案管理工作的需要，切实引进相关的专业设备设施，开发相应的APP软件，运用优质的档案检索系统、库房管理系统、档案业务的归集机制达到提高档案管理工作有效性的目标。政府部门还要提高档案管理工作的深度，提高档案管理工作的便利性，加大专业计算机设备的配置力度，从而提高政府部门档案管理的综合性，解决档案管理的现实问题。

5）加强档案信息安全建设。政府部门应当高度重视档案的信息安全建设工作，明确档案管理安全控制的重点，在做好传统的纸质文档的安全控制措施基础上，基于信息化的档案管理工作环境，建设专业的安全防控工作体系。首先，要高度重视信息安全的宣传工作，全面普及正确的政府部门档案的调阅使用方法，促进档案专兼职管理人员掌握标准化的操作流程。其次，定期在专业的档案管理部门的配合下，开展档案管理漏洞的审查，找出政府部门档案管理审核中的问题，进一步优化政府部门档案的运转工作环境。第三，政府部门还要加强基层法制建设工作，全面提高信息安全的工作水平，形成良好的信息安全控制机制，使政府部门档案管理工作达到标准化、专业化、系统化，解决政府部门档案管理的现实安全隐患问题，全面降低档案运行的风险。

4 结论

档案管理工作是政府部门整理工作信息，梳理以往工作得失，满足社会对公益事业数据信息需要的重要载体。政府部门应当提高档案管理工作的整体能力水平，在现代化的理念下，实现政府部门档案管理工作方式方法的创新，摒弃传统的文书档案管理工作方式，实现文书档案管理制度的有效落实，培养专业的文书档案管理人才，达到优化文书档案管理氛围，提高文书档案管理质量的目标。

参考文献

[1]李晗.事业单位档案管理中现代化方式的利用[J].科技展望，2017（2）：238.

[2]郑海燕.探析事业单位档案管理中现代化方式的利用[J].黑龙江科技信息，2016（23）：175.