纸质档案与电子档案“双套制”管理的相关探讨

高燕

摘 要：纸质档案与电子档案是档案的不同载体形式，在档案管理的收集和、整理、价值鉴定、保管编目、检索、统计和利用中，二者各有优势和劣势。随着数字时代的发展，档案“双套制”管理成为目前档案管理的主要发展趋势，其通过结合纸质档案与电子档案的应用，来提升档案管理的效率和效果。本文就从事业单位角度出发，对纸质档案与电子档案“双套制”管理的相关内容展开了探讨，分析其应用方式与现状，并提出几点效率改进和提升策略，以期为实际档案管理工作提供借鉴与参考。

关键词：纸质档案;电子档案;双套制

电子计算机和互联网技术的不断发展，云计算、云存储、大数据等智能手段也随着技术应用到社会各个领域中，档案管理的形式也在不断发生着变化，从最开始的纸质、实物档案，到现在的数字档案，“双套制”档案管理出现、发展并得到广泛应用。在事业单位，“双套制”管理主要是为了解决档案零乱、分散、量大的问题，保证事业单位档案管理工作更有效实施。

1 “双套制”概念界定

“双套制”，顾名思义就是同一档案内容既要保存电子格式又要保存纸质格式，具体来讲则是机关、企事业单位、团体组织等在处理公务过程中形成并保存的文字、扫描、图形、视频、多媒体形式的电子文件。

在特性方面，电子档案首先具有非直接识别性，纸质档案的内容直接在纸张载体上记录信息，可以直接阅读，不借助任何中介，而电子档案则需要借助计算机系统或特定的软件进行阅读利用。其次，电子档案具有信息共享性，纸质档案内容必须依附纸张记载和固定内容，其会受到原件的约束，同一时间一卷档案职能一个用户查看或使用，而电子档案信息可以通过现代计算机系统和办公软件传递和分享，不受空间距离的限制，传输速度十分快。最后，电子档案对比纸质档案稍欠安全性，电子档案使用独立载体，内容很容易被改动或复制，而纸质档案任何一个细微的改动都会清晰的体现，容易被发现，这方面，如何提高电子档案的安全性，避免其被非法篡改或截留，是目前电子档案技术的重要研究内容。

2 “双套制”模式下電子档案管理现状分析

现代化社会无纸化、自动化办公出现，“双套制”是档案数字化的必然结果，其中的纸质档案与电子档案逐步经过三个阶段的演变：电子档案依托于纸质档案、两种档案共同管理和电子档案脱离纸质档案独立参与管理。在事业单位，目前“双套制”管理模式大多处于第一二阶段，即电子档案与纸质档案的双套归档与管理。

就发展趋势而言，纸质档案与电子档案“双套制”管理将长期存在，事业单位档案管理电子档案将逐渐取代纸质档案，在这之前，电子档案需要克服自身缺陷。一是电子档案的凭证作用受当前法律的制约，缺乏一定的原始证据性，主要原因还是受当前技术的限制，电子档案具有易更改性和内容、载体的易分离性，电子档案如何保持与原来的一样、如何把握电子档案鉴定、保持和安全关，是其需要克服的首要缺陷[1]。二是缺少纸质档案内容数字化的统一标准，目前事业单位主要参照《纸质档案数字化技术规范》，其对档案内容数字化提供了必要的技术指导，但其缺少纸质档案数字化使用过程的标准规范，导致电子档案管理过程中数字化管理标准缺乏或标准不统一。三是存在归档范围不清的问题，事业单位双套制管理实施时，面临的一个棘手问题：如何划分归档范围。如果归档范围过小，某些重要文档将易和日常文档混淆，造成管理混乱，而归档范围过大，则会增加档案管理难度，浪费人力物力。

3 纸质档案与电子档案“双套制”管理建议

为了提升事业单位档案管理工作的效率和效果，事业单位可采取以下措施改进和完善“双套制”管理：

3.1 重视“双套制”及其标准体系

一方面，事业单位应重视“双套制”管理，单位领导要加大重视和支持，档案管理人员则要主动掌握单位档案管理的需求和现状，不断学习和掌握电子档案管理的方法和途径。具体来讲单位要引进电子档案管理先进设备、电子管理系统、自动化办公系统，例如建立和完善单位政务办公专网。档案管理员要充分学习现代信息、互联网技术手段，掌握数字化文档集约管理操作，提升办公技能，提升档案管理工作效率。

另一方面，还应重视“双套制”相关标准和规定，包括纸质档案的数字化标准和电子档案管理规范。纸质档案的数字化标准可参照《纸质档案数字化技术规范》，细分为：纸质档案数字化基本流程、纸质档案数字化安全保密措施、扫描件与非扫描件的区分、扫描模式的选择、扫描图像格式的选择和处理、数据传输与备份。电子档案管理规范则可参照档案行业标准《电子档案利用规范》规划和完善电子档案管理，具体包括：资源准备、利用范围、利用方式、利用手续、检索查询、安全控制[2]。

3.2 完善和落实电子档案管理办法

“双套制”管理工作具有较强的操作性，事业单位应整理一套适合自己的电子档案管理办法，保证其发挥实效，保证工作有据可查、有章可循。

首先“双套制”管理由单位行政办公室协调开展，指定专门档案员负责电子档案的形成、积累、沉淀、归档以及保管，电子档案形成部门要给予协助和支持。其次，收集的档案主要包括纸质文件、电子性文件、图像文件、多媒体文件，其中的纸质文件需进行电子转换，页面中有红头、印章、彩色照片、插图的电子档案需采用彩色模式显示，档案文件格式需按标准统一确定，确定后不可更改。再次，档案管理员要对档案进行检查，确认纸质档案和电子档案的文件数量、名称等是否完整且符合要求，后确认归档。最后，电子档案入库登记保存，载体选择多样化（多套、在线、离线模式结合），并做好标签和防写处理。利用电子档案时需办理相关登记手续才可查看拷贝，严禁外借。超过保存期间的纸质档案或电子档案要2人或2人以上进行鉴定、做好登记，再共同销毁。

3.3 把握档案的储存和安全关

“双套制”需要对电子档案的储存、鉴定和安全保障做出管理，才能保证管理的有效性。

首先，纸质档案的存储载体一般为纸张，而电子档案储存载体常见磁盘、光盘和U形盘。电子档案事业单位应选择光盘作为首选载体，其对比磁盘、U形盘具有储存容量大、不易损坏、记录密度高、读存速度快的优点。除外，严禁使用软件磁盘作为电子档案唯一或长期保存的载体。

其次，电子档案要相关安全鉴定，把好“两关”。一是接收关。在接受到电子文件时，需检查其与纸质文档内容是否相符、是否完整，文件是否能正常打开和读取，是否有感染植入病毒。二是检查关。电子档案长期保存过程中需定期检查其是否正常运行，并且明确档案的维护、查阅、拷贝登记检查制度，避免。

3.4 保持纸质档案与电子档案长期一致

“双套制”管理下，纸质档案需要数字化为电子档案保存，电子档案也需要拷贝输出成纸质文件进行保存，这就需要注意两种文档的一致性，避免管理混乱，首先是要保持电子档案与纸质档案文件存档号的一致，其可以按照共同的存档号编制原则进行管理。例如按照“主办部门码+文件类型码+全宗号+目录号+案卷号”方式编制二者存档号。其次是要保持纸质档案与电子档案的内容一致，从文档形成、编号归档，到更改更新、过期销毁电子文档与纸质文档都要实施相同的管理策略[3]。

3.5 进行科学合理的“双套制”管理

事业单位档案有别与一般企业，其主要包括：本单位党团组织规范性文件;本单位规范性文件和部门日常工作重要文件;上级单位转发的文件;下级单位的报告、请示及本单位答复的批示、函件;同级单位转发的文件和本单位答复同级部门的函件。其中不论普通档案还是重要档案都实行“双套制”管理，难度较大，浪费人力物力。对此，要将纸质文档与电子文档有机结合，互相弥补，科学合理实施管理。

要把握双套制的度，需结合实际情况，有选择性地实行双套制。具体来讲，一方面要选择档案中利用价值高、较为珍贵、使用频率高的档案实施双套制，例如一些内部政策性文件、上级文件、上级批示文件等，要严格按照双套制管理模式进行归档。另一方面可以分析檔案在事业单位业务过程的每个阶段的有效性，如果电子档案全程有效，则使用电子档案作为业务活动的唯一原始记录，不需要采用纸质文档来补充记录，反之电子档案不对业务活动的各个阶段都有效时，则采用纸质档案对其无法记录的环节进行补充[4]。

3.6 加强档案管理人才队伍建设

电子档案管理工作实际操作难度大，也就加大了“双套制”管理工作的难度，对单位档案管理人员的素质提出了较高要求，其应擅长档案管理，并精通现代化计算机与信息技术。具体可以引进相关专业人才，也可以建立健全档案管理岗位培训体系，实施人才继续教育培训、组织档案管理者参加学术交流与讨论，由单一型的档案管理知识结构人才向跨学科、跨领域的档案管理人才转变。

4 总结

总的来说，纸质档案与电子档案“双套制”管理趋势将长期存在，电子文件越来越多地成为档案的最初形态，而纸质文件也不可能突然消失，纸质档案与电子档案“双套制”管理具有重要意义。要提高事业单位档案管理工作的效率，应加大对"双套制"管理的重视，参考科学管理标准，建立健全档案管理办法，严把档案的鉴定、储存、安全和使用关，并加强人才队伍建设，全方位发挥"双套制"管理的优势。

参考文献

[1]刘东斌，吴雁平.论档案治理法治化下的档案行政监管对策[J].档案管理，2018，000（003）：37-39.

[2]苏焕宁.原则与例外：电子文件归档的单套制与双套制选择[J].山西档案，2019（6）：5-12.

[3]华林，宋梦青，王柳.云南省档案局（馆）少数民族档案资源建设“云南模式”案例研究[J].档案学研究，2018.

[4]鲍志芳，马嘉悦.基于单轨制、单套制、双轨制和双套制概念辨析之文件管理模式探讨[J].档案学通讯，2018（4）：30-34.