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人事档案管理的数字化实现过程

时间:2024-04-25

刘成荣

摘 要:随着信息技术的不断发展,对各行各业都带来了比较大的变革。对于有关部门的人事档案管理来说,目前正在利用一些现代技术将一些人事纸质档案转化为可供编辑的数字图像和数字文本,实现人事档案管理的数字化。对于档案管理效率提高、维护人事档案管理安全性都有着重要作用。基于此,通过对人事档案管理的数字化实现过程进行分析,希望给相关人员提供一定借鉴。

关键词:人事档案;数字化管理;分析

人事档案指的是有关人事部门在干部人事管理、党组织建设以及人才服务等各项活动中,形成的用来反映个人道德品行、学习工作经历、思想认识、专业素养以及社会状况等方面的历史材料。人事档案管理贯穿于整个人事管理过程,是维护个体合法权益的重要依据,同时也是社会信用体系重要组成部分。因此对人事档案管理的数字化实现过程进行分析,有着重要的研究价值[1]。

1 依照需求建立专业化管理团队

首先人事档案管理数字化的实现,需要有专业化的管理团队作为支撑。只有对人事档案管理人员的工作能力和综合素养进行提升,才能提高数字化管理质量。具体实施上,一是要根据相应的人事管理工作标准来对人事档案资料进行确定,并且针对相关管理人员制定出管理规范,对人事档案进行有效管理。二是针对管理人员进行针对化的培训,帮助管理人员掌握更多的信息技术知识和信息化管理能力,能够确保数字化档案管理人员能够在工作岗位上充分利用数字资源,有着独当一面的工作能力。三是对不同的人事档案内容进行分类,并且对不同的管理人员进行职责划分,坚持人尽其才和各司其职的原则,将档案管理人员在人事档案数字化管理过程中的最大效用充分发挥出来,从而打造出一个有着足够专业化程度,并且管理能力符合要求的专业管理团队。

2 合理挑选数字化档案管理的载体

在建立起专业的人事档案数字化管理专业团队以后,需要对数字化档案管理的载体进行合理挑选,这是人事档案数字化管理实现的重要保障和基础条件。在对管理载体进行选择时,有关管理人员需要对载体的完善度和高效性进行综合考虑。并且对不同载体的使用周期和具体功能都进行分析,结合自身管理需求和不同的优缺点来做出合理的选择。另外在管理载体选择过程中,还需要对载体的安全性进行评估,并且对一些数字化加工设备的管理维修重视起来。包括打印机、扫描仪、计算机以及复印机等,无论是使用维护还是报废,都需要在符合涉密信息使用保密管理规定的前提下进行[2]。

3 完善人事档案数字化管理制度

此外对于人事档案数字化管理来说,需要注重从制度上来对档案管理成果进行创建巩固。在結合有关实践经验基础上,对人事档案管理的各项规章制度都进行整合,从而不断完善人事档案数字化管理制度。对具体数字化管理工作中的职责任务和管理流程都进行明确总结,确保档案管理人员在数字化管理过程中能够有章可循,并且做到有制可查和有据可依。只有以规章制度作为保障,将人事档案数字化管理工作充分融入到各个制度环节当中,才能真正建立起人事档案数字化管理长效机制,为人事档案数字化管理提供有力保障。比如在实际人事档案管理工作,建立起数字化档案目录查询借阅登记制度、档案转出转入制度以及档案的在库状态统计制度,就可以有效提高数字化档案管理效率。

4 实现人事档案管理信息化

科技信息化时代下,各个领域都加强了对信息化技术的使用力度。而对于人事档案数字化管理来说,也需要加大信息化技术手段利用力度,实现人事档案管理的信息化,保证人事档案管理的全面性和真实性,对于工作效率提升有着积极意义。比如可以利用扫描仪以及计算机等信息手段,将一些纸质档案转化为信息数据。并且在这一过程中需要注意确保数字信息和纸质档案数据能够保持一致,荣光信息化技术手段来进行一种有效办公。也可以在具体档案管工作中建立人事档案管理系统,不仅要合理运用专业化的管理软件,同时也需要坚持数字化办公的原则。通过这些信息技术和手段让人事档案信息的全面性和真实性得到显著提高,确保人事档案能够合理运用并且安全运用,推动人事档案管理水平不断发展,为人才的管理监督提供出重要的数据借鉴[3]。

5 结语

综上所述,在人事档案管理中实现数字化管理,能够让人事档案管理工作形成一种全生命周期的闭环管理体系,对人事档案管理作用发挥有着积极意义。因此需要在具体管理工作构建出专业的数字化管理团队,并且合理挑选相应的数字化档案管理载体,同时对各项管理制度进行完善,借助于安全可靠的技术手段,切实实现人事档案的数字化管理。

参考文献

[1]于华,张璐.示范引领,推动数字档案资源建设——丰台区档案局(馆)室藏档案数字化实践研究总结[J].北京档案,2019,338(02):41-43.

[2]张云.英国档案数字化进程解析——基于《解锁档案》与《2017年档案案例研究》的调研[J].档案与建设,2018,000(006):21-24.

[3]许玉琴.医院人事档案管理的数字化实现过程[J].办公室业务,2017(2):164-164.

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