大数据时代工程档案信息化管理浅议

张馨匀

摘 要：在当代大数据时代发展背景下，利用高新技术实现工程档案管理工作的转型和发展已经是大势所趋。大数据时代下工程档案数据多样、数据库庞大，因此能够提供更加准确的决策信息，利于发展。因此，在信息化背景下，应当积极进行档案管理信息化改革，与时俱进，进一步提升工程档案管理水平。鉴于此文章重点针对大数据时代工程档案信息化管理现状及控制措施进行了分析，以供借鉴。

关键词：大数据时代;工程档案;信息化管理

1 导言

档案资料对于工程企业来说具有十分重要的意义，因此在保存和管理中绝对不能出现任何问题，所以企业必须要紧跟时代的发展，将现代化的信息技术应用在档案管理中，这样不仅可以提高工程档案的管理能力，还可以为企业的日后战略发展制定相应的参考依据。因此，企业必须要重视应用信息技术来提高工程档案管理能力，以此来促进企业的发展。

2 大数据时代工程档案信息化管理现状分析

1）安全性有待提升，档案管理信息化平台尚未被认可。目前很多档案管理人员对工程档案管理信息化发展并不认可，尤其是在很多机密资料的存储上，使用云上存储的模式尽管给档案管理人员带来了很大的方便，但是信息的安全性仍然得不到保證。以当前档案管理信息化的数据加密技术为例，信息化管理的身份验证方式非常简单，很容易被网络木马病毒截获数据，导致出现信息安全泄漏的问题。同时，保证信息安全和系统稳定的工作需要专业技术人员进行，并且需要不断更新系统来保证系统的稳定性和安全性，这无疑加大了劳动成本。因此，更多的决策者也表示，将如此多的劳动成本投入到工程档案管理信息化平台建设中来，对于长远发展并未展现出优势。

2）缺乏相应的规划。随着时代的不断深化与发展，对任何一个企业来说，在开发项目工程的过程中，如何才能统一地完成工程验收，更加高速和稳定地开展工作是十分值得关注的问题。项目最开始的数据分散于不同的部门，因为信息技术不同，数据格式不够统一，个别数据存在缺陷，信息组织过于复杂。

3）档案管理工作的信息化应用能力薄弱。在工程建设行业中，工程档案管理水平有限，在新的发展形势下，社会发展对工程档案管理工作提出了更高的要求，并且不断呈现新的发展特点。但是，在实际工作中，一些工作人员不能紧跟时代的发展步伐，他们很多人缺乏专业的档案管理知识和能力，甚至一些人在信息技术的应用上并不是很熟练，业务能力不强，不能很好的满足工程档案管理工作的要求。除此之外，一些档案管理工作人员责任心不强，信息化操作水平不高，不愿意参与学习，来提高业务能力，对信息化管理流程不熟悉，不能利用信息化设备进行档案的检索和使用，严重影响了档案管理工作的效率和效果。

4）档案管理中运用到的信息化设备更新缓慢。从实践来看，我国工程档案信息化建设发展比较缓慢，信息化设备更新缓慢，难以达到档案的信息化管理的实际所需。另外，更新信息化设备需要投入一定的资金，为了有效控制成本支出，为档案管理工作配备最为基础的信息化设备，人力、物力投入非常有限，不能满足越来越多的工程档案管理的实际需要，因而，很大程度上制约了工程档案管理工作的信息化建设的进程和实效。

3 大数据时代工程档案信息管理控制策略

1）树立大档案观与大服务观。面向未来，现代化大数据发展趋势下，工程档案管理工作者不能将视野局限于档案的形式，而应该与时俱进提高自身的专业知识与技能，妥善处理不同类型的档案信息，将不同结构的数据信息进行科学地管理，构建智能化的工程档案管理模式，确保档案信息能够有序地存储和分布，全面提高工程档案数据的管理效率与质量。树立良好的大服务观，才能够将信息化档案的价值充分发挥出来，推动工程档案管理实现良好的发展。此外，档案管理人员树立为群众服务的观念，最大化地开发利用工程档案信息的价值，充分提高挖掘档案数据的能力，提高工程档案管理的服务水平。

2）及时更新信息化设备。在传统的档案管理工作中，最常用到的是纸质档案，这种档案形式具有一定的劣势，例如，纸质的档案随着使用频率的增多，很容易造成损坏;容易受到虫蛀，发生霉变等，将严重影响档案保存的稳定性和长久性。对于档案管理中的落后的信息化设备，企业要及时的进行更新和升级，推动档案管理的信息化发展，提升档案管理工作的效果和质量。与此同时，档案管理人员要做好档案信息和数据的分类，对它们实施分类管理，方便日后的查找和查阅，进一步提升档案管理工作的效率和效果。

3）建立档案数字管理系统。首先，企业必须要将传统的纸质档案管理，变成现代化的信息档案管理，企业还要重点建设档案数字管理系统，在对工程档案进行管理的过程中还要积极应用统计学方法及原理，分类管理、存储数字档案和电子档案，这样工程档案管理系统才会更加先进，从而确保企业工程档案管理不会出现任何失误。

4）加强档案管理人员的教育培训。企业要对现有的工作人员进行培训，通过培训使工作人员具有较强的责任心和工作意识。各建设企业要不断加强档案管理队伍的建设，以此来确保工作人员拥有较强的专业素养和综合能力。要对工作人员开展多层次、多形式的理论和知识培训，并且要先从法律法规、岗位职责、制度建设等方面进行培训，这样才能确保工作人员提高理论知识，同时又提高了实际操作中的法律法规知识。最后，再对员工进行相关硬件的培训，以此来提高工作人员的综合素养。通过培训员工的专业素养和专业能力得到较大的提高，从而使其有较高的职业综合素养，使得工程档案管理工作从根本上符合社会发展的需要。

5）不断丰富档案信息服务的形式。大数据时代，工程档案管理服务要紧跟时代的发展变化，实施信息化建设，借助信息技术，不断优化档案信息资源，进一步丰富档案信息服务的形式。其一，利用微缩技术服务。在工程档案管理中，必然会有一些非常重要或者非常珍贵的档案资料，对这些资料的保管要非常谨慎，既要防止损坏，也要防止丢失或者被盗。这时可以利用微缩技术，将这些资料进行缩减，进而妥善保管。另外，在工程档案管理中，资料信息非常多，而且繁杂，加强信息化建设，利用信息技术的强大功能，能够极大的提升档案管理的效率和质量。

6）建立工程档案信息管理模式，提升工程档案管理水平。多媒体技术的不断发展和创新为工程档案信息化管理创造了良好的条件。为了有效提高工程档案的管理水平，建立并完善一套工程档案信息管理系统是十分必要的。根据用户的实际需求，建立新型的档案信息管理模式，加快系统对电子数据信息的处理速度，为使用者提供相应的咨询和查询服务，在保存和管理电子文件的过程中，引进先进的技术提高电子档案数据的完整性和准确性，保证电子文件可以适用于不同类型的系统。为了更加充分地发挥电子文件的功能，企业必须创建优秀、先进的档案管理软件，只有这样，档案管理才能为企业的发展助力。

4 结束语

总之，随着我国信息技术的快速发展，我国已经全面的进入到了大数据时代，这些大数据不仅给人们的工作和生活带来一定的方便，同时还给工程档案管理工作带来了全新的面貌，使得人们将传统的纸质档案管理方式转变成了现阶段的电子档案，这些电子档案不仅可以有效的提高工程档案管理水平，同时对促进企业的未来发展也有重要的作用。

参考文献

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