浅述企业数字档案馆建设调研方案的制定

摘 要：企业数字档案馆的建设要经过长期反复大量的调研比选，调研方案的制定和调研方法的选择尤为重要，本文从调研意义、调研原则、调研准备、调研实施等几大步骤进行论述如何制定调研方案。

关键词：企业数字;档案馆

企业数字档案馆调研是指运用科学的方法，有目的、有计划、有系统地收集、整理和分析研究有关企业档案信息化和数字档案馆方面的现有信息，并提出调研报告，以便帮助领导了解档案信息化发展现状，发现问题，并作为档案信息化的决策依据。数字档案馆建设是一项系统性工程，需要举全公司之力进行建设，因此对建设方案可行性、科学性要求较高，而一个科学的建设方案的制定是在广泛了解情况的基础上进行的。越是大型工程，越需要前期进行周密、科学的准备工作，因此，数字档案馆前期调研显得十分必要。

1 调研意义

1）有利于把数字档案馆建设计划建立在科学的基础上。数字档案馆建设调研，有助于发现问题，寻找档案信息化问题产生的原因。

2）有利于提出假设，进一步明确调查目标。

3）有利于防范潜在风险，降低管理成本。在调研过程中，可以将模糊的、不清晰的问题清晰化，并将关注重点聚焦在与数字档案馆建设直接相关的问题上，有利于后期数字档案馆建设有针对性开展，提高工作效率，减少资源浪费。

2 调研方案制定原则

1）可行性原则。调研方案要贴合企业实际，按照由远及近的方式进行调研，首先要选择几家有代表性的子企业，其次要选择做的比较差的子企业，如果时间允许还应该调研外部优秀企业。要注意的是，选择的外部企业最好与本单位业务有相关性，而且企业管理模式、档案管理传统与本企业类似，借鉴意义比较大。

2）经济性原则。调研应本着务实经济的原则，尽量按照地区进行内部、外部集中调研，在每个地区都安排好时间，对本单位和外单位进行调研，否则时间、人力、经济成本都很高。

3）灵活性原则。在调研过程中，如果遇到特殊情况无法接待调研，也应该及时与领导同事沟通，随时调整调研方案。

3 调研前准备工作

1）组建调研组织机构。在开展调研之前，应明确调研组织领导和人员组成。注意调研小组内人员专业背景要合理搭配，尽可能配备档案背景、信息化背景以及项目管理背景人员。同时，在调研开展之前，要进行动员会，以便统一认识，明确基本目标。结合业务工作，明确调研课题、具体责任人和参加人员、完成时间等，以内为主，兼顾外部。

2）明确调研背景。首先，要对本企业所在行业的状况和企业所处社会、经济、技术等大环境进行简要分析，以此说明档案管理发展趋势和生存环境。其次，结合本企业自身信息化现状和大环境进行分析，清楚了解调研目的，从而确定本次调研的主题。

3）确定调研目的与内容。确定调研目的，就是明确在调研中要解决哪些问题，通过调研要取得什么样的资料等问题。数字档案馆的调研目标一般可以是，进一步发现问题、研究问题、解决问题，了解所属单位档案信息化建设现状，掌握数字档案馆功能需求和利用需求;学习外部企业数字档案馆建设优秀单位;明确数字档案馆建设方向;实地考察档案软件公司部分成功案例;便于后期优选档案管理软件公司;等等。

确定调研内容，就是在调研目的的基础上，把调研问题展开、细化的过程。在确定调研问题的过程中，应该高度精炼，而且要通栏全局看调研方案的设计是否体现调研目的的要求，是否符合客观实际。调研的内容一般包括：（1）基本情况。本单位档案工作管理机构、资金投入、人员管理、制度规范、档案基础工作、业务流程、发展计划等。（2）信息化现状。本单位档案信息化基础设施、档案系统、档案信息化项目、档案数字化、服务能力、网站建设、档案信息资源开发、保障体系、安全状况、用户满意度等。

4）确定调研单位。明确了调研目的后，就要确定调研对象，这主要是为了解决向谁调研和有谁来具体提供资料的问题。在确定调研单位前，应对所有子企业档案信息化现状有基本了解，以便根据调研目标有针对性地选择;对于外部单位，主要通过网络、电话、协会等方式进行了解和提前沟通，向对方明确调研意愿后看对方是否能提供接待。

5）确定调研方式。在调研方案中，还要明确采用什么样的组织方式取得调研资料，具体包括文献调查法、专家调查法、案例分析法、座谈法等调研方式。在调研时，采用何种方式方法不是固定的，而主要取决于调研对象和调研任务。为准确、及时、全面取得调研对象信息，尤其应注意多重调研方式的结合运用。

6）制定调研提纲和调研问卷。在调研内容确定后，将其科学分类、排列，加以版面设计。

4 正式调研阶段

1）确定调研单位。在调研问卷基础上，有针对性地确定调研成员，对目标调研单位发出调研通知或调研函，明确时间安排和调研内容，准备调研材料。

2）调研实施。（1）内部调研。以业务片区为划分标准，选取有代表性的单位、直管项目，深入实地调研，通过现场考察、座谈等方式收集素材，掌握一手情况。（2）外部调研。学习优秀政府、企业数字档案馆做法。（3）境外调研。学习国外优秀企业数字档案馆做法。

5 调研成果

1）数据处理与分析。分别撰写各片区调研工作小结;并将收集的材料分类、整合。

2）报告撰写。汇总、分析调研情况，撰写调研报告。除了要书面汇报，还应结合采用口头汇报方式进行。另外，也应在报告中同时提供分析数据、调研问卷等。

3）制定总体建设方案。召开数字档案馆专家小组会议，邀请系統内部、外部档案信息化专家讨论并制定数字档案馆编制项目建议书。

作者简介

朱明慧，中国交通建设股份有限公司办公室，中国人民大学信息资源管理学院档案学硕士。