探讨“互联网+”时代事业单位的档案管理创新

张朝阳

摘 要：随着“互联网”时代的发展，信息技术已融入社会各行各业，改变了事业单位的办公模式。将信息技术与档案管理相结合，不仅可以有效地提高档案信息管理水平，而且可以实现事业单位档案资源的合理利用，为公众提供更好的服务。文章分析了“互联网”时代公共事业单位档案管理工作，提出了创新应用措施，以期有效促进档案管理工作的顺利开展。

关键词：“互联网+”时代;事业单位;档案管理

1 档案管理工作信息化的基本概况

档案管理工作信息化就是将传统的实体档案管理变为信息化档案管理的过程。事业单位档案管理信息化由国家档案行政管理部门进行统一组织和归纳。将现代化的信息技术合理地应用到档案管理活动中，能够很大程度上提高事业单位对于人员信息管理的效率，能够提升档案管理的安全性，能够加快事业单位信息化的进程。

2 “互联网+”时代下事业单位档案管理创新的作用

2.1 资源共享

在“互联网+”时代下实现事业单位档案管理的创新是非常有意义的，因为通过信息化的手段不但能够提升工作人员的工作效率，也能够实现资源的共享。首先，借助互联网能够实现事业单位对于档案的随时调配。其次，信息化的管理模式将办公室内各个部门进行连接，从而建立起来数字化的信息收集模式，扩大了档案收集的范围。最后，通过“互联网+”方式，将档案管理从传统的实体纸质管理转化成为信息化管理[1]。

2.2 提高工作效率

“互联网+”应用，在一定程度上减轻了档案管理人员的工作压力，简化了工作步骤。同时，创新档案信息化能够提高它的利用价值，在进行综合性统计的过程中，通过一些信息化的设备不仅可以满足当前档案数据信息的收集工作，还可以实现一些智能化的检索工作，对于现阶段档案数据信息管理具有重要的价值。

3 现阶段事业单位档案管理中存在的问题

3.1 信息化管理水平较低，设备不齐全

“互联网+”时代，越来越多的新型产品被研发出来。事业单位档案管理，传统的实体管理方式已逐渐被信息化管理方式取代。随着档案管理系统中档案数量的不断增加，扫描仪、微缩仪成为档案管理工作当中的必须品。但从目前形势看，很多事业单位的设备不齐全。这导致信息化档案管理水平不高。

3.2 风险性高

虽然事业单位信息化档案管理有很多的优点，但由于其发展的时间较为短暂，仍有一些风险性因素存在。例如：与纸质的档案管理方式相比，信息化的管理方式要将单位人员的档案资料上传到云端，人员信息资料被窃取的风险增加，可能会给国家的安全以及经济造成损失。同时，部分事业单位对人员档案安全管理方面缺乏明确的指导规范，造成人员电子信息资料被盗用情况时有发生，严重地影响了事业单位的正常工作。

3.3 信息资源的利用效率低

工作人员的档案信息对于事业单位来说是非常重要的，它是增强事业单位价值的保證。档案信息能够为事业单位提供准确的信息资源，从而促进事业单位的长足稳定发展。但是，多数事业单更加注重于档案资料的收集、保管及分类，对档案资料的使用价值并没有过度多地深入探究，导致事业单位档案管理出现“重存轻用”的情况[2]。

4 “互联网+”时代下事业单位档案管理的创新策略

4.1 充分利用信息化技术手段，加强事业单位档案管理的数字化建设

事业单位对于档案管理的传统做法是：以实体纸质管理为主，由档案管理人员对档案进行收集、分类、保管等，这样的管理方法很烦琐，且工作效率低下。“互联网+”时代，应对档案管理工作有所创新，充分利用信息化技术，提高信息系统的管理水平，从而确保档案系统中各个环节都能够达到相应的标准，进而发挥出它应有的作用。事业单位的管理者要高度注重“互联网+”模式的应用，加强计算机和网络技术的应用与管理工作，可以借鉴国外优秀的档案管理经验，加强档案管理工作的保密性、安全性。例如，某事业单位为了在“互联网+”时代下实现对档案管理工作的完善，该单位采取了这样的方式：首先，由于本单位没有经验丰富的数字化档案管理人才，所以向市里申请邀请专业性很高的人员来到该单位进行现场指导。并且按照档案管理保密程序的规定，通过大量的筛选，选择了某品牌的扫描仪、微缩仪等相关技术设备，最后对纸质档案进行信息化处理。档案管理信息化不但优化了管理的效率，也确保了档案的机密性[3]。

4.2 做好充分的安全防范工作，避免出现信息泄露等问题

目前，由于互联网的迅速发展，信息泄露事件屡见不鲜。因此，在“互联网+”时代下，做好档案管理的安全防范工作至关重要。事业单位要充分意识到档案管理安全的重要性。在对档案进行存放时，要确保档案室门窗紧闭;应派安保人员在档案室门口进行看守，防止其他人员的闯入。档案管理人员要提高安全意识，做好相应的安全防范工作，确保档案管理工作的顺利进行。因此，应不定期地对档案管理人员进行培训，教会他们如何避免危险的发生。同时，事业单位应制定相关的安全管理制度，对于出现违规操作的人员要给予一定的处罚。为了更好地落实档案管理安全防范工作，事业单位可以从以下几个方面入手：首先，要对档案管理系统的访问进行设置，这是档案管理安全防范工作最有效的方式之一，能够有效地避免一些不法分子的闯入，从而提高信息化档案管理的安全性;其次，添加防火墙技术，防护墙能够在想要保护的网络与其他网络之间产生“屏障”，从而避免其他网络对于要保护网络的访问。

4.3 构建一个完善的信息数据库，提高信息资源的利用效率

事业单位的档案管理部门应该加强对“互联网+”的了解，从而真正地将互联网与档案管理融合在一起，构建一个更为完善的档案信息管理平台。通过对档案的不断整理、收集、更新等方式，构建一个较为完整的档案管理框架。在事业单位档案管理的创新中，要根据需求对资源库进行不断的更新，从而使档案管理系统内能够更好地服务于事业单位。与此同时，档案管理人员要将纸质的档案进行录取、分类等，然后设置相应的服务窗口，方便相关人员查阅。例如，在医院等事业单位中，通过“互联网+医疗健康”方式，依托电子政务外网，促进国家全民健康信息平台同政务信息资源的相互结合。医院等事业单位在创建新的资料库的同时，要将病理、电子健康档案等窗口进行不断地更新升级，使各个医院之间建立起资源共享平台，在促进事业单位档案管理完善的同时，能够起到提高医院数据有效性的作用[4]。

5 总结

综上所述，本文探讨了“互联网+”时代公共事业单位档案管理的创新，重点分析了信息化档案管理的作用和存在的问题，希望对推动公共事业单位信息化档案管理的发展起到一定的作用。

参考文献

[1]王天素.互联网+时代下事业单位财务管理创新研究[J].财会学习，2019（34）：63+65.

[2]解美丽.试论“互联网+”时代事业单位档案管理创新[J].科技创新导报，2019，16（19）：179-180.

[3]蔡默冰.浅谈互联网时代下医疗事业单位档案管理[J].科技视界，2017（05）：271.

[4]韦俊玲.互联网+时代事业单位财务管理创新研究[J].现代工业经济和信息化，2016，6（08）：19-20.