加强档案信息化建设?提升档案信息化管理成效

王译

摘 要：在当前信息化时代背景下，各行各业都加快了信息化建设的步伐。在档案工作中引入信息化技术，加快推进档案信息化建设的进程，实现档案信息的数字化保存，全面提高档案信息的查询、开发和利用水平，更好的发挥出档案信息的重要价值。文中分析了档案信息化建设的重要性，并进一步对加强档案信息化建设的策略进行了具体的阐述，以此来促进档案信息化管理水平的提高，进一步提升档案信息化管理成效。

关键词：档案;信息化建设;基础设施;信息化管理体系;数据库;安全

档案信息在社会发展过程中越来越受到重视，而且档案成为获取信息资源的主要途径。为了能够进一步提高档案服务水平，需要重视信息技术在档案工作中作用的发挥，强化档案信息化管理水平，打造数字化档案管理模式，更好的发挥出档案的实际效能。特别是随着信息技术的快速发展，其为档案信息化的实现提供了良好的契机。而且通过推进档案信息化管理的实现，借助于网络优势来提高档案信息开发利用水平，以此来促进档案信息共享目标的实现，有利于更好的发挥出档案的价值。

1 档案信息化建设的重要性

1.1 便于档案的利用和存储

档案信息化管理的实现，主要是通过利用计算机技术来实现档案的数字化处理和存储，依托于档案信息数据库来将档案信息归集在一起，为档案信息利用和高效检索提供重要的保障。特别是档案信息管理系统的应用，通过将档案信息完整的录入到系统中，全面提高档案管理过程的便捷性，而且通过采用数字化存储形式也进一步提高了檔案信息存储的容量，为档案工作的开展提供更多便利的条件，有利于进一步推进档案事业的健康、持续发展。

1.2 档案信息查询更具便捷性

在信息化时代背景下，档案数量不断增加，这也对档案传统储存方式带来了较大的挑战。而且采用传统的档案管理模式，后续查询和借阅整个过程较为复杂。通过利用信息化手段来进行档案信息储存，充分的利用电子空间的无限性特点，档案信息存储更为便捷和规范，能够为档案信息查询提供更多的便利。

1.3 推进档案信息资源的共享

档案与人们的日常生活和工作存在紧密的联系，特别是在大数据时代背景下，在海量信息下为档案管理工作带来了较大的难度。同时人们对档案信息需求呈现出快速增长的态势，对档案信息资源共享的期望较高。档案信息化建设工作的开展，不仅为档案开发利用提供了便利条件，而且档案服务质量也有了较大程度的提升。并充分的借助于网络化平台，实现档案信息资源的有效共享，使档案能够更好的发挥出服务功能。

2 加强档案信息化建设的具体策略

2.1 基础设施的建设

档案信息化建设离不开重要的基础设施。而且档案信息化管理对于系统软件和硬件建设具有较高的要求，因此需要做好软硬件设施的配置工作，充分的利用计算机的精准性和强在的储存空间来实现对档案信息的收集、整理、编辑和储存，全面提高档案管理水平。

2.2 构建完善的档案信息化管理体系

在档案信息化建设工作推进过程中，需要有具体的规范和标准作为指导。因此要重视构建档案信息化管理体系，积极建立健全档案信息化建设过程中各种规章制度，从而为具体工作的开展提供重要的依据。通过完善各项规章制度，并确保规章制度的落实，为档案信息化建设提供重要的制度保障，以此来提升档案信息化建设工作的整体水平。在实际工作开展过程中，还需要明确具体的信息化管理制度和完善运行机制，重视对电子文件的管控。档案部门之间还要构建协同机制，协同推进档案信息化建设的进程。特别是在当前电子政务推进过程中，需要做好系统之间的衔接，促进信息共享的实现。另外，还要重视相关法律法规的完善，积极划分档案信息化建设的任务，以此来确保档案信息化建设总体目标的实现。

2.3 档案数据库的建设

在档案信息化建设过程中，数据库作为其中较为关键的一个环节。通过应用大数据和云计算技术来建立数据库，不断丰富档案信息数据库的内容，并及时做好信息更新工作，这无论是对档案管理水平还是档案服务质量的提升都具有极为重要的意义。特别是借助于互联网优势，还能够为档案信息的利用提供更多的渠道和便利性。而且强大的档案信息数据库也有利于更好的利用档案信息，充分的发挥出档案信息的使用价值，为档案事业的健康发展打下坚实的基础。

2.4 优化系统功能，完善档案服务

通过对档案信息化管理系统进行不断优化，进一步丰富其功能，可以为档案服务质量的提升打下坚实的基础。在具体档案信息管理系统优化过程中，基于档案管理和利用作为出发点，积极构建完善的标准和规范，实现档案管理和利用一体化建设，全面提升档案信息管理系统的实效性。利用档案信息化管理系统，实现档案信息的分类录入，并建立对应的目录数据库，为档案信息利用者提供快速检索的便利。同时在网站上公布部分可公开的档案信息，为档案利用者提供更多的便利，并进一步推进档案信息资源共享的步伐，使档案服务不受时间和空间的限制。

2.5 加强档案信息资源的安全管理

在档案信息化建设过程中，相较于传统的档案管理模式，档案信息化的实现也随之带来了档案信息安全问题。因此需要重视档案信息资源的安全管理。具体需要通过设置档案信息访问权限，即只有具有访问权限的人员才能获取到相应的档案信息，进一步提升档案信息保密性。而且通过设置访问权限后，也能够针对不同人群提供档案信息服务的针对性，促进档案信息服务质量的提升。对于具有档案信息修改权限的人员，在针对档案信息进行修改时，系统会自动对修改人员的资料信息进行自动保存，并具体显示出已修改的档案信息，进一步提高档案信息的真实性和可靠性。而且也能够进一步规范档案管理人员的行为，确保档案信息的安全。档案信息管理系统在具体运行过程中，易受到病毒、黑客等诸多因素的影响，档案信息安全受到较大的威胁。一旦档案信息系统出现崩溃，档案信息会出现丢失、毁损的情况。这就需要系统要能够自动备份档案信息，便于档案信息及时恢复。而且还要采取异地备份的方式，这样即使出现意外情况，也能够及时恢复档案信息资源。另外，还要针对档案信息系统进行定期检查和维护，避免发生病毒入侵和信息泄露的问题，并通过安装具体的安全防护软件及运用安全防护技术，及时发展系统运行异常情况并加以处理，进一步保证档案信息管理系统运行的稳定性和可靠性。

3 结束语

在当前信息技术快速发展的新形势下，各行各业都将信息化建设作为重要的内容。目前档案信息化建设工作得以不断推进，而且取得积极的成效。因此在实际工作中，还需要档案工作者要重视自身观念的转变，并加强对档案信息化建设的重视度，在实际工作中不断的提升自身的信息素养，使其自身能够满足档案信息化发展需求。各档案管理部门还需要在实际工作中强化基础设施建设，重视先进技术和设备的应用，引进专业的技术性人才，为档案信息化建设工作的开展打下坚实的基础。

参考文献

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