浅论档案信息化管理

刘玉柱

摘 要：随着档案管理所承载的信息量多样化、复杂化等趋势发展，传统的档案管理模式、工作方式已经不能够适应信息化社会发展的要求。而且当前档案管理信息化也存在着较多问题，需要亟待完善，以促进档案管理信息化的发展和提升档案信息化管理的效率。

关键词：档案管理;信息化建设;问题分析

档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音象及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，许多单位档案存在数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题，要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理的信息化。在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战。

1 档案信息化管理的重要性

改善档案管理工作。只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种困境，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。用翔实的档案信息支持决策和管理。决策及时正确，管理措施得当，要靠完整、可靠的信息和快速综合分析能力保证。对此，档案信息有其独特优势，可以发挥重要作用，档案人员要管好档案，就是提前介入电子文件和管理工作中，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发揮最大效益。提高档案管理信息化水平，是实现档案管理工作各个环节现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。档案管理自动信息化系统是一项运用多学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程，研究探讨如何提高档案管理自动信息化水平，加强对系统的协调组织、管理变得尤为重要。

2 现今建设档案管理信息化所面临的问题

2.1 档案信息化管理的安全意识较差

档案信息与其他信息资源不同，多包含密级文件，因此要注意档案信息内容的保护，然而这是各级档案工作者常常忽略的，为档案信息安全带来隐患。网络环境下，档案信息更加容易被不法分子盗取，并且一旦被窃取很容易在网络环境内大面积传播，这不仅会造成在档案信息管理时重要信息的流失，从而造成严重的经济损失。因此，加强档案管理所在网络环境的安全建设就尤为重要。

2.2 档案信息化管理硬件设施水平不高

档案信息化建设离不开各种硬件设施，如计算机、打印机、扫描仪、数码相机、光盘以及光盘刻录机等。硬件设施的购买需要花费大量的资金，于是使一些事业单位宁愿停留在传统的冗杂的档案管理模式。这是十分不可取的，这势必会造成在档案信息收集和传递工作中效率低下，这也违背了时代的发展要求。所以，要舍得投入财力才能使硬件设施符合现代化档案管理的要求，加速档案信息化建设，实现高效便利的档案管理信息化。

2.3 档案信息管理人员的素质有待提高

档案信息化管理人才是实现档案信息化的主导力量，现有的各级各类档案管理机构中的档案工作者大部分是档案专业人员，而这些专业人员缺乏信息社会应用的信息素质，不适应高速发展的计算机网络工作环境。严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术、又精通档案业务的复合型人才，这些很不适应档案信息化建设和发展的需要。实现档案管理现代化，人才是关键，队伍建设刻不容缓。

首先，档案教育应及时调整专业格局，从课程内容、教学方法和手段、教育层次和形式教育等全面更新。其次，对在职人员进行各种形式的再教育，以适应教育发展的需要。最后，单一的人员结构已不能满足档案管理现代化的需要，应注意引进多方面的专业人才，充实档案人员队伍，建立复合型多层次的专业技术队伍，以适应档案管理现代化的需要，适应信息时代的挑战。

3 提升档案信息化管理的措施

3.1 更新观念，增强档案管理现代化意识

管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。

3.2 加强基础设施建设

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辨认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。

3.3 建立复合型档案管理人才队伍

档案管理人员队伍建设是实现档案信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培养其事业心和奉献精神;有计划地组织进修，掌握信息技术的新知识;在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧;研究专门人才成长、流动规律，以形成最佳人才结构，这些方面都需要给予重视。

4 结语

档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，更好地服务社会。

参考文献

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