信息化社会档案信息化的特点及创新对策

吴杰高

摘 要：档案的信息化建设，会使得传统的档案管理方式发生翻天覆地的变化。相较于传统的存储方式，信息化时代的存储将更大，速度将更快，而存储错误几乎为零。在这样的前提下，我国大力推广传统档案管理向信息化靠拢，构建自动化的信息管理平台，为单位实现档案管理信息化打牢基础。本文就我国档案管理存在的不足进行探讨，并就档案管理的信息化开展提供思路和方法。

关键词：信息化社会;创新对策;特点;档案信息化

1 信息化社会档案信息化的特点

1.1 档案信息化建设的改革性

档案信息化是推动档案工作改革的过程，档案信息化建设，不是现代技术手段的简单应用，只对人力起到直接替代作用，而是通过其渗透到档案工作的各个环节和要素中，对档案管理职能、工作机构、人员分工等都发生作用，从而促进档案工作实现职能转变、机构改革和管理创新[1]。同时，档案信息化建设也改变了传统的档案管理方法，在档案收集、整理、利用、鉴定、开放、公布、统计、销毁等各个方面都提出了新的课题，都要求管理方式实现根本性转变。另外，档案信息化建设涉及的技术创新与档案管理观念、理论、方法等创新交互作用，也推动档案业务工作不断改革发展。

1.2 档案信息化建设的时效性

档案信息化建设是与时俱进、创新发展过程，随着科学发展和技术进步，档案信息化的技术支撑体系，包括硬件和软件系统都需要更新换代，要求档案管理部门及时组织系统升级，并且要考虑后代系统对前代系统的兼容性。因此，档案信息化建设将是持续演进的长久过程，不能期望做到一蹴而就，也不应该保持观望，坐失发展良机。档案信息化是新生事务，没有现成的理论，在没有束缚的优势背景下也同时没有成熟经验，机遇与挑战并存，成功与失败交织，只有按照“三个有利于”的标准，在应用实效上下功夫，才能走出符合各自实际的路子。

1.3 档案信息化建设的价值性

档案信息化建设是提升档案资源价值的过程，它使档案信息资源整合和共享成为可能，也使更多、更完整地收集整理档案信息成为可能，必然会使传统意义上的档案馆藏结构发生改变，向更为宽阔的领域拓展。档案信息资源的开发利用也因而获得空前机遇，信息集合效应将随着经济社会的发展和人们对档案认识的深化日益彰显，档案信息资源的经济价值、社会价值、文化价值和政治价值等将在资源整合的过程中实现增值，在“死档案”变成“活资料”的基础上提供给人们更多的想象空间。

2 档案管理信息化建设存在的问题

2.1 对信息化建设不够重视

目前有很多单位没有意识到档案管理对自身发展的重要作用，甚至一些管理人员认为档案管理的成果对单位的发展不会造成任何影响。因此出现了单位档案管理的工作目标不明确、工作流程不规范，从而失去了单位档案管理的真正职能及作用[2]。也正是因为这种错误的认识使很多单位对档案管理的信息化建设程度不够。而且在单位档案管理部门，中负责人员为了节省成本，不注重档案管理的信息化建设，对其投入的资金、人力和物力都明显乏力，致使无法支撑完善的信息化体系建设。

2.2 档案信息资源的开发程度不够

在单位管理工作中信息资源的开发程度直接影响到人员档案的完整性和管理质量。但是当前大多数单位对档案管理缺乏科学合理的信息化设计规划，使信息资源开发工作存在严重问题。首先体现在信息资源的收集不全面，在将人员信息录入计算机数据库时，只是将纸质档案的内容复制到电子档案中，没有进行实地的调查和验证，从而导致部分档案信息存在不准确的问题。一方面，如果纸质档案出现破损或模糊的现象，管理人员依旧没有展开调查，将人员信息录入数据库后，致使人员档案信息残缺，会引发后续管理问题;另外一方面，数据库档案信息重复性内容较多，如果没有经过必要的整合和分析处理，就会造成档案信息资源混乱，人员资料不全等问题，影响档案资料的实际利用。

2.3 档案数据库检索功能落后

在信息化档案管理模式中，档案信息通常是储存在计算机数据库中，但是由于软件和硬件设施的功能限制，致使档案检索效率低

下[3]。一旦需要对人员档案或者相关材料进行调取时，不能够及时检索到所需档案，影响其他工作效率。而当前单位的档案检索方式主要有两种方式：一是计算机检索，对于专业素养不高、计算机知识匮乏的管理人员来说，无法实现快速检索。另一种就是人工手动检索，这种方式查找档案的速度极慢，信息化建设的成效没有得到充分体现。而且在单位档案管理部门中还存在信息化设备落后、软件与硬件不适应等状况，导致档案信息检索效率极慢，不利于单位档案管理现代化、信息化建设。

3 档案管理信息化建设的创新对策

3.1 提高单位对信息化档案管理的重视程度

首先，管理者要立足于单位的发展、建设，充分考虑内外部环境，认识到信息化应用到档案管理工作中的作用和重要性。其次，要认识到档案管理对于整个单位发展的积极影响。虽然档案管理不能夠直接决定单位的收益，但能够为相关活动的开展和发展战略的制定提供重要依据，与单位的各项工作都有密切的联系。加强档案管理信息化建设，就能够在一定程度上推动单位的工作效率和质量提高。所以必须要确立单位档案管理的目标，制定规范化、现代化的档案管理工作制度及相关规定，将信息化建设融入制度保障中，提高领导者对信息化档案管理建设的重视。另外还要加大资金、人力、设备投入，促进档案馆信息化，为单位发展提供基础保障。

3.2 建设档案信息推广平台

档案管理工作需要各部门的积极参与和配合，通过建设档案信息推广平台能够进一步加强单位各个部门之间的联系和沟通，确保档案信息资料的完整性和准确性，为信息化建设奠定有利的基础。同时利用信息推广平台能够更广泛收集人员或者活动信息等相关资料，管理人员审核合格后录入数据库中，形成电子档案。能够最大限度地保障档案的完整性和真实性，提高档案利用效率。这一过程需要相关管理人员能够树立数字化管理观念，利用专业信息化知识建设功能完善的档案信息推广平台，为单位的档案调阅、调用、更改、录入等提供便利，能够最大限度地提高档案信息开放程度。

3.3 引进新设备，及时更新软件系统

设备是档案管理信息建设的重要基础，单位要引进具有先进功能的计算机硬件设备和智能检索软件系统，并且要定期进行维护和升级管理，保障档案管理信息化建设能够不断地得到优化和进步。比如可以将纸质档案内容转化为电子文本、图片等形式，促进管理方法的多样性和实用性。要关注市场档案管理软件、硬件市场，保障管理设备的先进性，同时单位档案管理部门内部也要加强对档案信息化的技术研发和探索，促使档案管理信息化建设与单位自身更加适应，从而最大限度地提高档案利用效率，提高单位的档案管理质量。

4 结束语

为了实现档案信息化建设的目的，应该在实际工作中引入更加科学的档案管理方式和先进的档案管理人才，进行档案的资源信息共享，用信息化档案信息存储方式替代传统的纸质存储方式，并注意提高档案存储资源开发的能力。

参考文献

[1]陶水龙.大数据视野下档案信息化建设的新思考[J].档案学研究，2017（03）：93-99.

[2]朱瑜，王冉，程喜.“互联网+”下档案信息化安全建设研究[J].档案学研究，2017（01）：73-76.

[3]马仁杰，张浩.论社会转型期档案信息化与档案信息伦理建设[J].安徽大学学报（哲学社会科学版），2011，35（01）：145-150.