纸质档案与电子档案的保护差异分析探讨

江芸

摘 要：近年来，随着社会信息化程度的不断加快，电子文件逐渐代替纸质文件，从而带来电子文件与纸质档案并存的管理问题。认真分析比较研究电子文件与纸质档案的差异，取长补短、互为补充，是一个需要研究的问题。文章主要分析了纸质档案与电子档案的保护差异，以供广大同仁研究探讨。

关键词：电子档案;纸质档案;保护差异;对策

长期以来，纸质文件作为档案的主要载体被保存、利用。信息时代的到来，作为信息重要承载形式的档案存储介质发生了巨大的变化，以纸质为主要介质的传统档案存储形式正在逐步向以磁盘、光盘等为介质的电子档案存储形式过渡。在今后相当长的一个时期内，档案工作将处于纸质档案与电子档案并存阶段。同时，在数字化、网络化档案建设中，电子文件的整理与保护是必须涉及的课题。电子文件的载体、载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成了很大冲击。电子文件与传统纸质档案在文件形式上有本质的区别，对电子文件的保护技术也与纸质档案的完全不同，只有弄清楚这些差异，并积极探索并采取相应的措施，才能适应现代化档案建设的需要。

1 电子档案与纸质档案特点分析

电子档案与纸质档案都是社会活动者真实活动的记录，具有参考利用价值，需要存档备查。所不同的是，电子档案在记录方式上有许多不同于纸质档案的特点。

1.1 信息存储的高密度性

电子档案的储存介质或者载体可为磁盘、光盘、软盘、硬盘等能够集文字、图像、声音于一体来表达纸质文件无法表达的信息内容，而纸质档案只以纸质为载体。无论是磁盘还是光盘，有海量存储之称，这种信息存储的高密度性可节省档案的存储空间。

1.2 依赖性和不可识别性

电子档案是利用计算机形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案，它是电子计算机在档案工作中应用的产物，也是档案现代化的重要标志。电子档案必须依赖于计算机软、硬件和数据库及网络系统才能识别出来。然而，纸质档案采用人工可识读的记录符号，人可以直接读出。

1.3 信息与载体间的可分离性

就电子档案而言，信息与载体是可分离的，它可以在不同介质间拷贝，其信息可以完全游离于记录方式和载体之外，这种可分离性造成了电子档案信息易于更改，不留痕迹，易于复制、传输、便于异地调阅或形成文件。相对于电子档案而言，纸质档案的载体是实体，具有相对的稳定性，那么，传统的纸质档案在承载信息的稳定方面仍然处于高优势状态。

2 电子档案与纸质档案保护上的差异及对策分析

2.1 电子档案与纸质档案保护上的差异分析

1）档案介质属性的差异。纸张的纤维素在高温、高湿、酸、酶等作用下，可发生水解和氧化反应，如果在保护过程中，注意不使其发生化学反应，那么纸质档案的寿命可达上百甚至千年。电子文件的载体主要是磁性物质和光盘，磁性物质容易弯曲变形、退磁消磁;构成光盘的碲、硒、碳铝等化合物不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应，在激光热效应下易物化变形，电子文件的寿命一般仅为

5～20年。

2）环境影响的差异。光线和有害气体可降低纸张强度，但对电子文件的破坏力更大，有害气体在一定条件下腐蚀、破坏磁性载体和光盘，使电子文件信息丢失。光线尤其紫外线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使带基盘基老化、磁性记录信号衰减，影响信息的读写效果。

温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是有差异的。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解—氧化反应，使字迹材料发生扩散、洇化现象;电子文件在温度过高或过低时，易膨胀或收缩变形，影响激光束精确定位和数据读写。

灰尘会给纸张带来霉菌，使纸张发生粘结而形成“档案砖”，但可通过修复能够恢复;而灰尘对电子文件载体的损坏则很难恢复，因为霉菌分泌的酶和有机酸会使磁性载体和光盘数据丢失，使计算机无法读出原始信息。磁盘、光盘表面如果被划伤，记录信息就会被损毁;灰尘中所含的化学成分也会不同程度地引起磁盘、光盘的腐蚀、降解，造成记录信息丢失。

磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，但它能使电子文件的磁性涂层发生消磁或磁化，从而破坏记录信号。强烈的机械震动也会影响磁分子的排列次序，影响读出效果。

3）档案保护阶段的差异。传统纸质档案的保护相对来说是阶段性的，主要是指档案入库以后的保管。电子文件形成的特点决定了它的保护贯穿于电子文件的整个周期，因为电子文件不具备纸质文件的实体性，它依赖运行环境，可不断被改动，所以电子文件的保护是一个系统工程，从其设计产生开始一直到最后销毁要全程管理、保护，从电子文件的生命周期之始就要建立各项法规、制度和标准，管理、保护措施贯彻始终。

4）保护技术成熟度的差异。纸质档案的保护历史悠久、技术稳定成熟，需要做的是尽善完美的工作。電子文件的保护技术虽不断发展，但历史不长，计算机病毒防护技术一直处在不断动荡和变化中，病毒破坏、黑客入侵等手段不断花样翻新，需要我们不断探索解决。此外，如何永久地保障电子文件的可存取性，如何解决软硬件环境的兼容性，如何保障电子文件的原始性和完整性等问题，没有通用的、永久不变的解决方法，需要不断研究开发、探索创新，这也是目前“双套制”盛行的原因。

5）保护费用的差异。纸质档案的保护费用（库房费用、维护费用和人工费用等）相对稳定;电子档案的保护费用比较复杂，主要包括计算机系统的维护费用、载体保护费用、软硬件环境不断更新的费用等。和传统档案库房比较，电子档案库房的环境条件要求比较高，一次性投入比较高;新型载体寿命有限，需要定期进行复制或转录;计算机系统的不断更新，使文件的可读性成为难题，不但要投入更新费用还要投入研发转换费用。

2.2 电子档案的保护措施

1）做好备份工作。对于由纸质原件生成的电子文件，对应的纸质原件一定要保存好，因为纸的自然寿命要长的多;对于没有纸质原件的电子文件，可以输出一套纸质文件保存。另外，无论在什么情况下，电子文件都应拷贝出一套作为备份，单独保存。

2）研究并制定相应的管理办法。根据电子档案储存载体的特点，制定相应的保管办法，配套相应的保存设备。定期组织档案工作人员学习，严格按照要求保管，确保存储载体在自然寿命内不损坏。

3）定期检查存储载体。档案管理人员对载体的使用情况进行详细记录，定期对电子档案储存载体进行检查，核查储存时间和更新时间，对于到达储存寿命的电子档案，及时进行更新。

3 结语

总之，在做好传统的纸质档案管理工作的同时，充分认识电子档案管理的优势，熟练掌握计算机网络技术、数据库管理、电子档案管理及保护技能，与时俱进，不断提高档案管理水平。

参考文献

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[2]雷洋.电子文件与纸质档案在保护技术上的差异[J].赤子，2019（07）.

[3]张一虹.电子文件与纸质档案保护技术的比较分析[J].中国新技术新产品，2019（12）.