大数据背景下移动档案管理系统前瞻

张松

摘 要：近年来，随着4G、5G移动网络的普及，大数据正在影响着人们生活的点点滴滴;档案管理工作只有推陈出新，充分利用信息化技术手段，实现档案管理的电子化、信息化。这也是未来档案管理行业发展的必然趋势，本文分析了移动档案管理系统与传统电子档案管理的优劣，进而阐述在大数据背景下移动档案管理系统如何更好的为档案管理工作添砖加瓦。

关键词：大数据;移动;档案管理系统

近年来，智能手机在人们的日常生活中扮演越来越重要的角色，支付宝、微信、淘宝等手机软件的应用大大方便了人们的日常生活，方便快捷已经成为人们用来衡量日常的标尺。档案是人们在社会活动中形成的具有保存价值的各种文字、图像及其他形式的原始记录，电子档案已在档案管理工作中广泛应用，档案管理工作如何进一步推进档案管理工作的信息化、便捷化。移动档案管理系统是未来档案管理行业发展的必然趋势，档案管理工作只有结合自身工作特点，不断实践探索，逐步实现在移动智能端档案管理系统的成功构架，下面就针对移动档案管理系统的一些特点和问题进行探讨。

1 移动档案管理系统的优点

移动档案管理系统，是大数据背景下的档案管理工作的必然发展方向，其具有这些方面的优势，具体如下：

1.1 移动档案管理系统的应用，查询更便捷

传统电子档案在查询使用时需要人们到特定的档案管理部门，甚至还需要携带必要的证明，才能查阅和使用，这不仅占用了人们的时间，还大大降低了档案利用率;而移动档案管理系统可以让人们实现足不出户就可以查询自己需要的档案材料，这两者之间的差距，不言而喻。

1.2 移动档案管理系统的应用，共享性更广泛

传统电子档案一般采用局域网存储或利用专用网络实现电子档案共享，这就大大降低了档案的共享性，而移动档案管理系统在提供便捷的档案查询的前提下，还可以更快捷的传输到需要档案信息的单位或人手中，这大大降低了人们通过传统档案传输方式过程中的人力物力消耗，大大缩短了传输时间，提高办事效率。

1.3 移动档案管理系统的应用，精准性更强

传统电子档案在查询和利用的过程中，由于人与人、单位与单位之间沟通效率的影响，人们在查询档案或者提供档案信息过程中，往往不能够精准获取到所需的档案信息。而移动档案管理系统由于信息共享性，进一步避免了档案利用过程中的种种失误，使得档案管理工作更加精准的为人们的生活工作服务。

2 移动档案管理系统实现的存在的困难

虽然移动电子档案管理系统具有很多优点，也是未来发展的必然趋势，但就目前来看实现移动档案管理系统还存在许多困难。

2.1 移动档案管理系统安全性更易受到破坏

信息技术的应用一个致命的缺陷就是他的安全性，网络技术的应用更加加大了这一缺陷，手机病毒、黑客技术等等不正当手段严重威胁着移动档案管理系统所存储的档案安全。

2.2 移动档案管理系统相关法律法规和规章制度还不完善

档案管理相关法律法规和规章制度还处在传统档案管理思维范畴下，大数据背景下的档案管理法律法规和规章制度亟待人们去思考和制订。

2.3 移动管理系统需要全国大数据化的实现

2014年3月，大数据首次写入中国中央政府工作报告;2015年10月，党的十八届五中全会正式提出“实施国家大数据战略，推进数据资源开放共享”这表明中国已将大数据视作战略资源并上升为国家战略，短短几年时间我国的大数据战略取得了举世瞩目的成绩，但距离实现这一国家战略还有很长的路要走，而移动档案管理系统需要依托国家大数据战略这一前提才能实现。

3 移动档案管理系统工作前瞻

3.1 首先提高档案管理人员的专业素养和开拓精神

目前的档案管理工作，绝大部分还处在传统的纸质档案材料管理这一范畴，已经严重滞后于社会发展，只有不断加强档案管理人员的专业素养的培养，加快电子化档案管理工作全面展开和普及;档案管理工作性质决定了档案管理工作重复性、枯燥性，而档案管理的工作又是社会发展不可缺少的重要环节，这就要求我们档案管理人员要具有认真负责任职业操守，一丝不苟的工作作风，为将来移动档案管理系统实现打下坚实基础。

3.2 建立档案信息流转的审批流程及法律制度

由于电子档案信息可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以相互转换，包括档案材料的文字、签名、印章等，这使得电子档案信息的安全性、可靠性无法保证。只有建立和完善档案信息的流转审批流程和制度，规范档案信息的传输安全，并且对原始档案材料建立完善的保护措施，确保第一手档案材料可靠性。只有有了完善的档案信息流转的审批流程和完善的法律规章制度，才能推动移动档案管理系统的实现。

3.3 打破档案管理工作的地域限制

目前我国的人口流动性强，全国流动人口数量从1993年的7000万增加到2000年的1.4亿，10年内翻了一番。但档案资源建设的局限性、资源利用平台的封闭性等，带来了群众查档难的问题，为此，我们要努力推进档案数字化工作，促进互联互通，不断打破地域壁垒，提升人民群众的获得感。只有打破档案管理工作中的地域壁垒，才能更快更好的推动移动档案管理系统的实现。

3.4 做好档案管理工作的宣传

变封闭为开放，掌握档案利用工作的话语权。相较于电视、报纸等传统媒体，微信、微博等新媒体平台受众更广。档案部门应抓住机遇，用好新媒体平台，扩大档案工作宣传阵地，让档案与群众“零距離”，让更多的群众了解档案，进而支持档案工作。只有在广大人民群众的支持推动下，档案管理工作才能更好的实现信息化，进而推动移动档案管理系统的实现。

移动档案管理系统将传统的档案资源形成的数字资源以及原生数字资源相整合并加以平台化建设，大大改善了传统档案背景下档案整理与开发利用方面的不足，并进一步结合移动网络背景实现了用户互动性服务，满足了用户在线查档、在线预约、资源挖掘、专题建设研究等方面的需求。目前，移动档案管理系统建设研究日益向智能化方向发展，对档案内容资源、检索查询、信息安全以及用户交互的要求也进一步提高。在未来的数字档案馆建设中，我国档案工作者应结合我国国情、借鉴不同国家建设经验，使移动档案管理系统建设更加完备，并能在国家大数据战略建设浪潮中稳步推进。