大数据时代电子档案管理现状与发展对策分析

冯承曦

摘 要：随着科技不断的快速发展，大数据时代正在改变着我们生活的点点滴滴，而且已经逐渐改变了我们的生活方式。大数据已经涉及我们吃、穿、住、行的每一个方面，我们的生活也越来越离不开大数据的存在。我们曾经的纸质档案也逐渐被大数据所取代，电子档案的出现给整个档案部门带来了很大的改变。学校的档案管理部门承担着非常重要的职责，为了能够确保学校的档案管理有更好的发展和保障，学校应该合理的运用大数据帮助整理学校档案。本文主要说明在大数据时代，如何进行对学校的电子档案进行管理和分析，为所有学校的电子档案的管理问题提供一些解决办法和现状的分析。

关键词：大数据时代;电子档案;分析与管理

1 引言

大数据时代的到来为许多行业都带来了帮助，同时在档案方面也有所发展，从原来的纸质档案逐渐演变成现在的电子档案。电子档最有效的就是能够更好的保存档案，在平时的使用，保存和修改过程中都有了更加便利的方法。为了减少人员接触，档案的使用和建立同步转为线上，大量纸质档案没有办法实地查阅，电子档案却可以非常方便的解决了这一问题。运用电子档案，可以保证档案的随时调用和随时存储，电子档案相对于纸质档案来说，电子档案的存储更节省空间，节约更多的资源，同时也为了环保做出了更大的贡献。

2 大数据时代给档案管理带来的挑战

2.1 思想观念不够全面

很多档案管理人员特别是年龄较大的档案管理人员，對新的档案管理观念没有足够的认识，对档案的收集、整理、保存、利用都固守传统的管理方式。运用电子档案的管理方法不仅可以解决传统档案中的许多问题，而且还可以更加有利于档案的传承与发展。传统档案的保存方式一般应用纸质方法，纸质档案保存中常会出现破损、折皱、虫蛀等情况，造成档案记录确实和不准确等问题。运用大数据的优势将原来的纸质档案改为电子档案，不仅可以保证档案的存储年限，还可以更加方便的对档案进行整理和使用。

2.2 技术的挑战

传统的档案管理方式是运用人工整理的方法进行对档案管理，这一管理的方式需要消耗大量的纸制品和人力。在对档案进行整理过程中如果档案数量过多，就会导致需要更长的时间进行将档案归类整理。电子档案运用相关的技术，可以更加有序的，快速的将所有档案进行整理分类。在整理分类的同时也可以降低人工的使用，但是由于现在的电子档案技术并没有非常的成熟，有很多相关问题都没有得到解决，将纸质档案进行电子化，数字化是需要一些技术的支持，才能够保证更新的更加完整。为了能够使电子档案的优势更加凸显出来，就需要有更高的技术和优化更好的软件进行对档案的整理，这样才能够保证电子档案比一般档案有更好的作用。在日常的使用过程中能够帮助我们的日常工作。

2.3 安全的挑战

任何事件都有两面性，大数据的时代电子档案的到来同时也有一部分副作用的出现，安全是整个电子档案面临的最大挑战。虽然现在的网络安全性在逐渐提高，但是还是存在着许多漏洞，很多非法分子就利用这些网络漏洞进行盗取电子档案，获取他人的个人信息。大数据主要依托的就是网络，大数据上面的所有信息都是运用数字化的方式进行保存和整理，这些保存和整理的方式方法直接关系着整个电子档案的安全。同时电子档案的储存是需要依靠电子原件，电子元件就会出现老化的情况，虽然电子元件的老化不像纸质档案老化的那么快速，但是电子原件也会有出现问题的时候。面对以上的这些问题，就需要进行更加严密的保护，才能够使电子档案的安全得到保证。面对网络安全问题电子档案您及时进行保存到内部网络信息中，这样才能更加有效地为电子档案做好安全屏障。同时在电子档案的保存过程中，也要对电子档案的相应文件进行加设密码，通过这种方法就可以提高档案的安全性。在硬件方面也需要进行不断提高，应及时进行将已收集好的电子档案进行储存和备份，这样才能够确保某些电子元件老化而导致电子档案丢失的问题不会被影响。

3 电子档案的改革建议

3.1 加大电子档案宣传

随着科技时代的不断发展，传统的电子档案终将被电子档案所代替，为了能够确保电子档案能够快速发展，就需要进行对电子档案的宣传。通过对电子档案的宣传使更多的档案管理人员了解到电子档案的优势。只有让更多的人了解到电子档案的优势，才能够保证电子档案能够正常发展。提高领导对电子档案的认识让学校领导了解到电子档案的优点，这样才能够保证学校领导对电子档案的发展予以支持。为电子档案和学校的发展都能够做出更好的保障。

3.2 加强技术的研究

由于现在电子档案的发展比较短，所以对电子档案的研究也比较薄弱。由于这些问题的出现，而对档案的使用最多的事业就是学校，学校就应该加强使用电子档案，只有学校的电子档案实施才能够促进电子档案的研究人员加快研究，提出更好的电子档案相关技术，这样才能够促进整个国家的电子档案行业发展。除了在电子档案的技术方面，电子档案的相关软件也应该得到足够的优化。档案对于一个人来说是非常重要的，无论是学校还是企业在进行对某个人了解时最重要的就是通过档案进行了解。只有电子档案的相关软件进行更好的优化，才能够保证电子档案的正常运行。

3.3 提高电子档案的安全性

电子档案的安全是需要得到足够的保障，如果电子档案的安全不能够满足所学校的需求，那么这样电子档案在学校方面就不会得到有利发展。档案的保存是整个档案管理部门最重要的一项任务，如果档案没有能够得到更好的保存就会直接导致许多信息的丢失。为了能够提高档案的安全性可以进行运用学校内部局域网进行储存档案，这种方法更加好的提高整个档案的安全性。

4 结束语

随着大数据时代的到来和发展，在各方面都积极的应用大数据，这样才能够为相关行业的发展带来更好的作用。加强电子档案的管理就更能够提高整个电子档行业的发展，为我们的日常生活提供更大的便利。电子档案可以使我们在任何地方随时对自己的相关信息进行查询。将传统的纸质档案改为现在的电子档案已经解决了许多档案方面的问题，为整个档案行业的发展提供了有力的帮助。

参考文献

[1]杨桂明，许凤姣.大数据时代电子档案管理现状与发展对策分析[J].档案管理，2020（02）：84-85.

[2]王玉宗.大数据时代高校档案管理模式的变革和优化[J].办公室业务，2019（14）：155.